Обновлено: 23 мая 2026 года

Что говорит закон?

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, который ввел понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) и изменил статью 66.1 Трудового кодекса РФ.

Согласно закону:

• Работник имеет право выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат;
• Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о праве выбора до 30 июня 2020 года;
• Сведения о трудовой деятельности в электронном виде передаются в Пенсионный фонд России (ПФР);
• Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда сотрудник выбирает ЭТК при приеме на работу

Если новый сотрудник при трудоустройстве сразу заявляет о выборе электронной трудовой книжки, кадровик должен:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку;
2. Сделать отметку о выборе электронного формата с указанием даты;
3. Вернуть бумажную трудовую книжку сотруднику с соответствующей записью;
4. Начиная с даты приема, вести учет сведений о трудовой деятельности только в электронном виде и передавать их в ПФР.

Если сотрудник выбрал ЭТК уже работая в компании

Когда сотрудник, уже работающий в организации, принимает решение о переходе на электронную трудовую книжку:

1. Получите письменное заявление от работника о выборе ЭТК;
2. Внесите запись в бумажную трудовую книжку о сделанном выборе с указанием даты;
3. Верните бумажную книжку сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления;
4. Начиная с даты заявления, передайте сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.

Исключение: Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, бумажная трудовая книжка выдается в день увольнения.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после выбора ЭТК?

После того как сотрудник выбрал электронную трудовую книжку:

• Бумажная трудовая книжка возвращается сотруднику;
• В нее вносится запись о выборе ЭТК с указанием даты;
• Дальнейшие изменения в трудовую книжку не вносятся;
• Все записи о трудовой деятельности с этого момента ведутся только в электронном виде.

Можно ли вести трудовую книжку в двух форматах?

Согласно разъяснениям Минтруда России, вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном формате не допускается.

Работодатель обязан:

• Выбрать один формат ведения;
• Уведомить сотрудника о возможности выбора;
• Следовать выбранному формату после получения заявления от работника.

Частые ошибки работодателей

На практике кадровики часто допускают следующие нарушения:

• Не уведомляют сотрудников о праве выбора (до 30 июня 2020 года);
• Не вносят запись о выборе ЭТК в бумажную трудовую книжку;
• Не возвращают бумажную книжку сотруднику после выбора ЭТК;
• Продолжают вносить записи в бумажную книжку после перехода на ЭТК;
• Не передают сведения в ПФР в установленные сроки.

Что делать, если сотрудник передумал?

Если работник, выбравший электронную трудовую книжку, решил вернуться к бумажной, он должен:

1. Написать новое заявление о выборе бумажной трудовой книжки;
2. Работодатель возобновляет ведение бумажной трудовой книжки;
3. В нее вносятся все последующие записи о трудовой деятельности;
4. Сведения в ПФР передаются в бумажном формате (при необходимости).

Важно: Переход с электронного формата обратно на бумажный возможен, но требует письменного заявления работника.

Чтобы избежать ошибок при переходе на электронную трудовую книжку, следуйте этому чек-листу:

1. Уведомите всех сотрудников о праве выбора до 30 июня 2020 года;
2. Получите письменное заявление от работника о выборе формата;
3. Внесите запись о выборе ЭТК в бумажную трудовую книжку;
4. Верните бумажную трудовую книжку сотруднику в течение 3 рабочих дней;
5. Начиная с даты заявления, передавайте сведения в ПФР в электронном виде;
6. Не вносите новые записи в бумажную трудовую книжку после выбора ЭТК;
7. Следите за изменениями в законодательстве и обновляйте внутренние документы.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который требует от работодателей внимательного соблюдения процедур.

Помните:

• Выбор формата — право работника;
• Уведомление сотрудников обязательно;
• Соблюдение сроков и правил ведения документов критически важно;
• Административная ответственность грозит за нарушение правил.

Следуя этой инструкции, вы сможете корректно оформить переход на электронную трудовую книжку и избежать ошибок в работе с кадровыми документами.