В 2026 году вопрос выбора формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. Несмотря на то‚ что основной переходный период завершился ранее‚ законодательство РФ продолжает регулировать порядок подачи заявлений новыми сотрудниками‚ а также теми‚ кто ранее не определился с выбором или желает изменить свое решение. В данной статье мы подробно разберем‚ кто‚ когда и как должен подавать заявление о ведении трудовой книжки‚ и какие образцы актуальны в текущем году.
Почему это важно: правовой контекст 2026 года
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и статье 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ каждый работник имеет право выбрать формат ведения сведений о своей трудовой деятельности:
- В электронном виде (ЭТК) — сведения вносятся только в информационную систему ПФР‚ бумажный документ на руки не выдается (или выдается с записью о переходе на ЭТК).
- В бумажном виде — работодатель продолжает вести традиционную бумажную трудовую книжку параллельно с передачей данных в электронном формате.
Важно помнить: для работников‚ впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года‚ трудовые книжки в бумажном виде уже не заводятся. Для них возможен только электронный формат. Однако для тех‚ кто имел трудовой стаж до этой даты‚ право выбора сохраняется до момента его реализации.
Кто и когда подает заявление?
Существует две основные категории сотрудников‚ которым необходимо писать заявление:
Новые сотрудники‚ принятые в 2026 году
Если работник устраивается на работу впервые или переходит от другого работодателя‚ он обязан в течение 6 месяцев (или в срок‚ установленный локальными актами‚ но не позднее 6 месяцев с даты приема) подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Примечание: Если сотрудник ранее уже подавал заявление о переходе на электронную трудовую‚ повторное заявление не требуется‚ если он не хочет вернуться к бумажному варианту (что возможно только при определенных условиях).
Сотрудники‚ не определившиеся ранее
Работники‚ которые по состоянию на конец 2020 года не подали заявление о выборе формата‚ могут сделать это в любой момент. До момента подачи такого заявления работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.
Как правильно составить заявление: структура и образец
Законодательно утвержденной строгой формы заявления не существует. Документ составляется в произвольной форме на имя работодателя. Однако‚ чтобы избежать ошибок и возвратов документа‚ рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Шапка: Указание должности руководителя‚ названия организации‚ ФИО работника и его должности.
- Посередине строки пишется «Заявление».
- Текст просьбы: Четкое указание на выбор формата (электронный или бумажный) со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
- Дата и подпись: Обязательно с расшифровкой.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Ниже приведен актуальный шаблон для 2026 года:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петровой А.И.
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с частью 5 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Сведения о трудовой деятельности‚ сформированные в электронном виде‚ прошу предоставить мне путем выдачи на бумажном носителе (или направить в личный кабинет на портале Госуслуг).
15 мая 2026 года _____________ /Петрова А.И./
Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Если сотрудник хочет сохранить бумажный вариант:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от инженера Сидорова В.К.
Заявление
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.
20 мая 2026 года _____________ /Сидоров В.К./
Особенности работы в программах учета (1С:ЗУП)
Для автоматизации процесса многие компании используют программные комплексы‚ такие как «1С:Зарплата и управление персоналом». В версии 8 ред. 3 и новее предусмотрен специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
При заполнении этого документа в программе:
- Выбирается сотрудник из списка.
- Указывается дата подачи заявления.
- Фиксируется выбранный способ ведения (бумажная или электронная).
- Формируется печатная форма заявления для подписи сотрудником.
Использование таких инструментов позволяет избежать ошибок в датах и автоматически обновляет статус сотрудника в базе данных.
Частые вопросы и важные нюансы
Можно ли изменить выбор после подачи заявления?
Если работник выбрал электронную трудовую‚ вернуться к бумажному варианту нельзя. Если же работник выбрал бумажный вариант‚ он в любой момент может перейти на электронный‚ подав новое заявление.
Что делать‚ если сотрудник не подает заявление?
Если сотрудник‚ имеющий право выбора (работавший до 2021 года)‚ не подает заявление в установленный срок‚ работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. Принудительный перевод на электронный формат без заявления работника незаконен.
Нужно ли заверять заявление у нотариуса?
Нет‚ заявление подается непосредственно работодателю и регистрируется в журнале входящей документации организации. Нотариальное заверение не требуется.
Правильное оформление заявления на ведение трудовой книжки — это гарантия соблюдения прав работника и отсутствие штрафов для работодателя со стороны трудовой инспекции. В 2026 году процесс максимально упрощен: достаточно написать заявление в свободной форме или воспользоваться готовым бланком отдела кадров. Главное — своевременно зафиксировать выбор сотрудника‚ чтобы обеспечить корректное отражение его трудового стажа.
Помните: своевременная подача заявления избавит от бюрократических проблем в будущем и обеспечит прозрачность вашей трудовой биографии.