Вопрос выбора формы ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) регулируется Трудовым кодексом РФ. С 1 января 2022 года работники могут самостоятельно определять, в каком виде будет вестись их трудовая книжка, однако для оформления выбранного способа необходимо подать письменное заявление.

Правовая основа

• Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) – «Ведение трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 2381 «Об электронных трудовых книжках» (для сравнения с бумажным вариантом).
• Приказ Минтруда России от № 438н «Об утверждении формы заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».

Когда необходимо заявление?

1. При приёме на работу, если работодатель предлагает вести трудовую книжку в электронном виде, а сотрудник желает оставить бумажный вариант.
2. При переводе с одного работодателя на другого, если новый работодатель использует электронную систему (1С:Зарплата и управление персоналом) и требуется подтвердить желание сохранить бумажный носитель.
3. При изменении ранее выбранного способа (например, переход с электронного на бумажный).

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:

• Шапка (наименование организации‑работодателя).
• Дата и место составления.
• Полные ФИО работника, дата рождения, ИНН (по желанию).
• Трудовой договор (номер, дата заключения).
• Текст заявления с указанием ссылки на ст. 66 ТК РФ.
• Подпись работника.

Пример заявления

ООО «Пример»

ИНН 7701234567

КПП 770101001

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Заявление

от «__» __________ 2026 г. г. Москва

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения ,
трудовой договор № 123 от г.,
прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде
в установленном порядке в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса
Российской Федерации.

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с правом выбора формы ведения
трудовой книжки и осознаю последствия выбора бумажного
варианта (возможность получения электронного экземпляра по
заявке, отсутствие автоматизированного доступа к данным и т.д.).

Подпись _____________ /Иванов И. И./

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон в формате .docx по ссылке:

Скачать образец заявления (DOCX)

Как правильно заполнить заявление

1. Укажите полные данные – ФИО, дату рождения, номер и дату трудового договора.
2. Сформулируйте просьбу в точных формулировках: «прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе».
3. Обязательно ссылка на ст. 66 ТК РФ – это подтверждает законность вашего требования.
4. Подпишите заявление в двух экземплярах: один передаёте работодателю, второй оставляете у себя.
5. Сохраните копию заявления и отметку о получении (подтверждение от работодателя).

Куда подавать заявление?

• В отдел кадров (HR) организации.
• Если в компании используется 1С:Зарплата и управление персоналом, заявление можно загрузить в документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (см. 1С:ЗКГУ 8 ред. 3).
• При необходимости – в бухгалтерию для отражения в кадровой документации.

Что делает работодатель после получения заявления?

Работодатель обязан:

1. Внести запись о выборе формы ведения трудовой книжки в личное дело работника.
2. Если ранее использовалась электронная книжка, оформить её закрытие и передать бумажный экземпляр.
3. Сохранить копию заявления в личном деле (по требованию ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить выбранный способ позже?

Да. По желанию работника можно подать новое заявление о смене формы ведения трудовой книжки. При этом новый документ оформляется в соответствии с тем же порядком.

Какие последствия выбора бумажного варианта?

Бумажная трудовая книжка хранится у работника, а запись о трудовых событиях вносится работодателем вручную. При увольнении работник получает её обратно. Электронный вариант обеспечивает быстрый доступ к данным, но требует согласия работника.

Нужен ли оригинал заявления или достаточно копии?

Трудовой кодекс не требует оригинала, однако в большинстве организаций практикуется подача оригинала с подписью. Копию следует хранить у работника.

Можно ли использовать шаблон из 1С без изменений?

Да, в 1С:ЗКГУ уже предусмотрен готовый документ. Главное – убедиться, что в нём присутствует ссылка на ст. 66 ТК РФ и подпись работника.

Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе – простой, но важный документ, позволяющий работнику сохранить привычный способ учета трудового стажа. Правильное оформление заявления гарантирует его юридическую силу и упрощает взаимодействие с работодателем.

Дата актуализации:  г.