С 1 января 2021 года в России действует система ведения трудовых книжек в электронном формате. Это нововведение затрагивает как работников, так и работодателей, требуя от них соблюдения определённых процедур и сроков. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, какие сроки установлены законодательством, и что делать, если работник не успел подать заявление в установленный период.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки. Все записи о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Работник может получить доступ к этим записям через:

• Личный кабинет на сайте Госуслуг;
• Портал ПФР;
• МФЦ;
• Мобильное приложение ПФР.

Кто должен подавать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1), с 1 января 2021 года все работники, впервые поступающие на работу, должны выбрать способ ведения трудовой книжки:

1. Электронный формат, все записи ведутся только в электронном виде;
2. Бумажный формат — трудовая книжка ведётся в привычном бумажном виде.

Сроки подачи заявления

Законодательством установлены следующие сроки для подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:

Однако, если работник не успел подать заявление в 2020 году, у него есть возможность сделать это в любое время после 1 января 2021 года. В этом случае:

• Работодатель обязан начать вести трудовую книжку в выбранном работником формате;
• Все предыдущие записи переносятся в электронный формат (если выбрана электронная трудовая книжка);
• Работник может запросить бумажную трудовую книжку для личного хранения.

Что делать, если работник не подал заявление до ?

Если работник не успел подать заявление до конца 2020 года, работодатель:

1. Продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде;
2. Обязан уведомить работника о возможности выбора формы ведения трудовой книжки в письменной форме;
3. После получения заявления от работника переходит на выбранный формат.

Как оформить заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки оформляется в письменном виде и должно содержать следующие реквизиты:

Заявление может быть подано:

• При приёме на работу;
• В любое время в процессе трудовой деятельности;
• При изменении формы ведения трудовой книжки.

Что делать с бумажной трудовой книжкой, если выбран электронный формат?

Если работник выбирает электронный формат ведения трудовой книжки, бумажная трудовая книжка:

• Хранится у работодателя;
• Может быть выдана работнику на руки по его запросу;
• Все записи из бумажной книжки переносятся в электронный формат;

Сроки хранения заявлений

Работодатель обязан хранить заявления о выборе формы ведения трудовой книжки в течение:

• 5 лет — для бумажных документов;
• В электронном виде — в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.

Что делать, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку при приёме на работу?

Если работник подал заявление о переходе на электронный формат при приёме на работу, работодатель:

1. Обязан начать вести трудовую книжку в электронном виде с даты приёма на работу;
2. Все записи о трудовой деятельности вносятся только в электронный формат;
3. Бумажная трудовая книжка не оформляется.

Что делать, если работник не имеет возможности подать заявление в установленный срок?

Если работник не имел возможности подать заявление до 31 декабря 2020 года (например, находился в отпуске, на больничном, в декрете), он может подать его в любое время после этой даты. Работодатель обязан:

• Принять заявление;
• Начать вести трудовую книжку в выбранном формате;
• Перенести все предыдущие записи в электронный формат (если выбран электронный формат).

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за:

• Своевременное уведомление работников о возможности выбора формы ведения трудовой книжки;
• Правильное оформление заявлений;
• Соблюдение сроков перехода на электронный формат;
• Хранение и передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли брать заявление с нового работника, если он уже писал его у предыдущего работодателя?

Да, каждое новое заявление о выборе формы ведения трудовой книжки должно быть оформлено заново при приёме на работу у нового работодателя.

Можно ли изменить форму ведения трудовой книжки после её выбора?

Да, работник может в любое время подать новое заявление о смене формы ведения трудовой книжки. Работодатель обязан выполнить его просьбу.

Что делать, если работник не может получить справку СТД-Р?

Если работник не может получить справку СТД-Р (о трудовой деятельности) из-за отсутствия личного кабинета на Госуслугах, ПФР или МФЦ, он может обратиться в соответствующие органы для её оформления. Срок изготовления справки может составлять до 1 месяца.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку, если выбран электронный формат?

Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя, но может быть выдана работнику на руки по его запросу.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Работники и работодатели должны соблюдать установленные сроки и процедуры, чтобы избежать проблем с ведением трудовой документации. Если у вас остались вопросы по данной теме, рекомендуем обратиться к нормативным актам или проконсультироваться с юристом.