С 1 января 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек: работники получили право выбрать между бумажной и электронной формой учета трудового стажа. Этот выбор влияет на то‚ каким образом новый работодатель должен вести учет трудовой деятельности сотрудника. Поэтому при приеме на работу крайне важно выяснить‚ какой способ ведения трудовой книжки был выбран сотрудником на предыдущем месте работы.

Почему это важно?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести учет трудовой деятельности сотрудника в соответствии с его выбором. Если сотрудник ранее выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ новый работодатель не вносит записи в бумажную трудовую книжку — он обязан передавать данные в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР). Если же сотрудник выбрал бумажную форму‚ новый работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку‚ внося в нее все необходимые записи.

Неверный выбор способа ведения может привести к:

• Нарушению законодательства;
• Некорректному формированию пенсионных прав сотрудника;
• Сложностям при оформлении пенсии или других социальных выплат;
• Рискам проверок со стороны трудовой инспекции и ПФР.

Как узнать‚ какой способ ведения был выбран на прежнем месте работы?

Запросить у сотрудника документы СТД-Р или СТД-ПФР

Самый надежный и законный способ — потребовать от сотрудника предоставление одного из следующих документов:

• СТД-Р — Сведения о трудовой деятельности‚ представляемые работнику работодателем. Этот документ выдается предыдущим работодателем при увольнении и содержит информацию о том‚ был ли подано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ и какой именно способ был выбран.
• СТД-ПФР, Сведения о трудовой деятельности‚ представляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда РФ. Этот документ можно получить через портал Госуслуги или в офисе Пенсионного фонда. Он также содержит отметку о выборе формата ведения трудовой книжки.

Важно! Оба документа содержат специальную графу: «Сведения о подаче/неподаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки». Именно там указано‚ выбрал ли сотрудник электронную или бумажную форму.

Проверить наличие бумажной трудовой книжки

Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку с последней записью об увольнении и печатью предыдущего работодателя, это косвенный признак‚ что он не выбрал электронную форму. Однако это не является однозначным доказательством: сотрудник мог не подавать заявление‚ но при этом сохранить бумажную книжку.

Если бумажная трудовая книжка отсутствует‚ это может означать‚ что сотрудник выбрал электронный формат. Но в этом случае обязательно нужно запросить СТД-ПФР или СТД-Р.

Уточнить у сотрудника и зафиксировать его слова

Если сотрудник не может предоставить СТД-Р или СТД-ПФР‚ он может сообщить устно‚ какой способ он выбрал. Например: «На предыдущем месте я подал заявление на бумажную трудовую книжку» или «Я выбрал электронную книжку‚ бумажной у меня нет».

В этом случае работодатель должен:

• Записать заявление сотрудника в произвольной форме (например‚ в виде служебной записки);
• Предупредить сотрудника‚ что при отсутствии подтверждающих документов возможны риски некорректного учета его стажа;
• Предложить сотруднику получить СТД-ПФР через Госуслуги или ПФР в течение разумного срока (например‚ 5 рабочих дней).

Запросить сведения в Пенсионный фонд РФ

Новый работодатель не имеет права напрямую обращаться в ПФР за сведениями о выборе сотрудника. Только сам сотрудник может запросить СТД-ПФР. Однако если сотрудник предоставил согласие на обработку персональных данных‚ работодатель может использовать данные‚ полученные от него через СТД-Р или СТД-ПФР.

Что делать‚ если сотрудник не подавал заявление ни на бумажную‚ ни на электронную трудовую книжку?

Согласно Письму Минтруда РФ от № 14-2/ООГ-1202‚ если сотрудник не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы‚ то:

• Если у него есть бумажная трудовая книжка — новый работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку;
• Если у него нет бумажной трудовой книжки, новый работодатель ведет трудовую книжку в электронном виде (создает ЭТК).

Таким образом‚ отсутствие заявления не означает отсутствие обязанности вести учет — оно просто определяет способ ведения по умолчанию.

Как указать способ ведения трудовой книжки при приеме на работу в 1С и ЗУП?

В современных бухгалтерских программах предусмотрены специальные поля для учета выбора сотрудника:

В 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

1. Перейдите в раздел: Зарплата и кадры → Кадры → Кадровые документы → Прием на работу.
2. В блоке «Трудовая деятельность» найдите поле: «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы».
3. Выберите один из вариантов: «Бумажная»‚ «Электронная» или «Не выбран».
4. Укажите дату‚ если сотрудник подавал заявление на предыдущем месте (если известна).

В ЗУП 3.1

1. Откройте документ «Прием на работу».
2. В разделе «Трудовая книжка» найдите поле: «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы».
3. Выберите соответствующий вариант.
4. При необходимости укажите дату подачи заявления на предыдущем месте.

Важно! В обоих программах поле обязательно заполняется, это требование законодательства и условие корректного формирования отчетности в ПФР.

Что делать‚ если сотрудник не предоставил документы?

Если сотрудник не предоставил СТД-Р или СТД-ПФР‚ и его устные показания неясны‚ работодатель должен:

1. Оформить запрос в письменной форме (например‚ уведомление) с просьбой предоставить документы в течение 5 рабочих дней.
2. В случае отсутствия ответа, вести трудовую книжку в соответствии с правилами по умолчанию (см. выше).
3. Зафиксировать все действия в служебной записке с указанием даты и подписей.

Это защитит работодателя от претензий со стороны контролирующих органов.

Практические рекомендации для кадровиков

• Всегда запрашивайте СТД-Р или СТД-ПФР при приеме на работу — это стандартная процедура‚ как запрос паспорта или ИНН.
• Не полагайтесь только на слова сотрудника — всегда требуйте подтверждение.
• Сохраняйте копии СТД-Р и СТД-ПФР в личном деле сотрудника — срок хранения — 75 лет.
• Объясните новому сотруднику‚ зачем нужны эти документы — это повышает доверие и снижает сопротивление.
• При оформлении в 1С или ЗУП, не пропускайте поле «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» — оно критически важно для отчетности.

Узнать способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы — это не просто формальность‚ а важнейший элемент законного и корректного кадрового учета. Новый работодатель обязан действовать в рамках Трудового кодекса РФ и разъяснений Минтруда. Лучший способ — запросить у сотрудника формы СТД-Р или СТД-ПФР. Если их нет — действовать по правилам по умолчанию. И всегда фиксировать все действия в документах.

Правильное оформление трудовой книжки — залог спокойной работы сотрудника в будущем и отсутствия штрафов для работодателя.

Помните: не подавать заявление — тоже выбор. И он имеет юридические последствия.