С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс тесно связан с подачей сведений в Пенсионный фонд России (ПФР). Ключевым моментом для работника является письменное заявление о выборе вида ведения трудовой книжки. Данная статья подробно разберет, как, кому и когда нужно подавать такие заявления, а также какие обязанности лежат на работодателе.

Исторический контекст и основная цель реформы

С 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать и хранить сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде и направлять их в ПФР. Цель — создание единой базы трудовых данных, которая автоматически формирует лицевые счета для расчета пенсий.

Важно: Реформа не отменила бумажную трудовую книжку. Работник имеет право выбора. Право выбора сохраняется даже для тех, кто в 2020 году был безработным, в отпуске или временно нетрудоспособным.

Кто и когда должен подавать заявление?

Заявление подает работник, а не напрямую в ПФР. Подача происходит работодателю по основному месту работы.

Сроки подачи заявления работником

• Для работников, уже состоявших в трудовых отношениях на 1 января 2020 года: Работодатель был обязан уведомить их о праве выбора до 31 октября 2020 года (в некоторых источниках указан срок до 30 июня 2020, но официальным и более поздним является срок до ). В этом уведомлении работник и должен был сделать свой выбор, подав соответствующее заявление.
• Для вновь принимаемых на работу после 2020 года: Заявление о выборе вида ведения трудовой книжки подается работником в момент приема на работу одновременно с другими документами (заявление о приеме, трудовой договор и т.д.).
• Если работник не подал заявление вовремя: По умолчанию, если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки, считается, что он выбрал ведение ЭТК. Однако он может подать заявление позже в любой момент.

Возможные варианты заявления (что выбрать?)

Работник может подать одно из двух заявлений:

1. Заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель продолжает делать записи в традиционную книжку, а в ПФР направляет сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа (форма СЗВ-ТД). У работника на руках остается бумажная книжка.
2. Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (ЭТК); В этом случае работодатель не выдает бумажную книжку (или забирает ее при увольнении). Все записи формируются только в электронном виде в ПФР. Работник может получить выписку из ЭТК (справку СТД-Р) через личный кабинет на сайте ПФР, Госуслугах или в МФЦ.

Важно: Выбор можно изменить в любой момент, подав новое заявление работодателю. При переходе с бумажной формы на электронную, работодатель забирает бумажную книжку и делает в ней отметку о переходе на ЭТК.

Обязанности работодателя: что должен сделать компания?

Работодатель выполняет роль посредника между работником и ПФР. Его обязанности:

• Уведомить всех работников об их праве выбора (как указано выше, до для действующих на тот момент сотрудников).
• Принять от работника письменное заявление о выборе вида ведения трудовой книжки.
• Направить сведения в ПФР в установленные законодательством сроки. Это делается в форме электронного документа по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) в случаях:
  • Приема на работу;
  • Перевода на другую постоянную работу.
  • Увольнения.
  • Подачи работником заявления о выборе вида ведения трудовой книжки.
• При увольнении: Если ведется бумажная книжка, выдать ее работнику. Если выбрана ЭТК — выдать справку СТД-Р (справка о трудовой деятельности) по заявлению работника. Запись о подаче заявления о выборе ЭТК в бумажную книжку не вносится.

Процедура подачи заявления: пошаговая инструкция для работника

1. Получите уведомление от работодателя (если вы были приняты до 2020 года).
2. Определитесь с выбором: Бумажная книжка или ЭТК? Учтите, что при выборе ЭТК вы не получите традиционную книжку, но сможете в любой момент получить официальную справку о своем трудовом стаже.
3. Напишите письменное заявление на имя руководителя работодателя. Образец заявления не является строго регламентированным, но должно содержать:
   • Ваши ФИО, паспортные данные.
   • Наименование организации.
   • Ясное указание на ваш выбор: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» или «Прошу продолжать ведение моей бумажной трудовой книжки».
   • Дата и подпись.
4. Подайте заявление в отдел кадров (ОК, HR-отдел). Подать можно лично под расписку или направить заказным письмом с уведомлением. Рекомендуется иметь копию заявления с отметкой о приеме.
5. Убедитесь, что работодатель направил сведения в ПФР. После подачи заявления работодатель обязан в течение установленного срока отправить форму СЗВ-ТД. Вы можете проверить наличие сведений о себе в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг. Для этого не обязательно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах, но она значительно упрощает процесс.

Частые вопросы и разъяснения

Нужно ли иметь личный кабинет на Госуслугах для подачи заявления?

Нет. Заявление подается работодателю в бумажном виде. Личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР нужен только для того, чтобы в дальнейшем получать выписку из электронной трудовой книжки (справку СТД-Р) и следить за актуальностью данных.

Что, если работодатель не принял заявление или не направил сведения в ПФР?

Это нарушение. Вы можете:

• Направить заявление повторно, зафиксировав факт передачи (под расписку).
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в ПФР.
• В случае судебного спора о стаже, заявление и его копия будут доказательством вашего выбора.

Можно ли отозвать заявление о переходе на ЭТК?

Да, вы можете в любой момент подать новое заявление о возврате к бумажной книжке. Работодатель будет обязан снова выдать вам бумажную книжку (или ее дубликат) и направить в ПФР сведения об этом изменении.

Где искать справку о трудовом стаже, если выбрана ЭТК?

Справку СТД-Р можно получить:

• Через личный кабинет на сайте ПФР (необходима регистрация).
• Через портал Госуслуг (интегрирован с ПФР).
• Лично в отделении ПФР или МФЦ (по заявлению, срок изготовления может составлять до 30 дней).

Процедура выбора вида ведения трудовой книжки — это право работника, реализуемое через подачу простого письменного заявления работодателю. Ключевое — своевременно и четко заявить о своем выборе. Работодатель, в свою очередь, обязан не только принять заявление, но и без промедления направить соответствующую информацию в ПФР для корректного отражения ваших трудовых данных в будущей пенсионной формуле. В случае сомнений — обращайтесь в ПФР или Государственную инспекцию труда.

Статья составлена на основе нормативных актов (Порядок заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденный Постановлением Правления ПФР) и разъяснений Минтруда и ПФР. Актуальность информации проверена на 2026 год.