С 1 января 2021 года в Российской Федерации действует порядок ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК)․ При приеме на работу сотрудник может выбрать способ ведения своей трудовой книжки – бумажный или электронный․ Для перехода на ЭТК необходимо оформить письменное заявление работника․ В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок подачи заявления, особенности оформления при приеме на работу и ответы на часто задаваемые вопросы․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (в редакции действующих изменений)․
• Статья 2 данного закона регулирует порядок подачи заявления о способе ведения трудовой книжки и выдачу бумажной трудовой книжки при выборе ЭТК․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1) – общие положения о ведении трудовой книжки․
• Приказ Минтруда России от 31 октября 2020 г․ № 697н «Об утверждении формы СТД‑Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» и порядке её заполнения»․

Согласно ч․ 3 ст․ 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, работник, желающий вести трудовую книжку в электронном виде, обязан подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде․

Кто должен подавать заявление?

• Лица, впервые принимаемые на работу с 1 января 2021 г․ – для них бумажная трудовая книжка не заводится; работодатель сразу формирует ЭТК, но сотрудник всё равно должен подтвердить свой выбор заявлением (если он хочет получать бумажный дубликат)․
• Работники, имеющие бумажную трудовую книжку и желающие перейти на ЭТК․ Они подают заявление о переходе на электронный формат в любой момент трудовой деятельности․
• Лица, которые не успели подать заявление до 31 декабря 2020 г․ (по переходу period) – могут сделать это в любое время, включая момент приема на новую работу․

Если работник не подает заявление, работодатель ведет трудовую книжку в бумажном виде (по умолчанию)․

Порядок действий при приеме на работу

1. Оформление трудового договора․
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами (положения о ведении трудовой книжки, внутренние регламенты)․
3. Получение от работника письменного заявления о способе ведения трудовой книжки․
• Заявление может быть подано вручную, электронной почтой или через корпоративный документооборот (с электронной подписью)․
• В заявлении указываются: ФИО работника, дата рождения, должность, дата приема на работу, выбранный способ ведения трудовой книжки (бумажный/электронный), подпись и дата․
4. Оформление приказа о приеме на работу․
5. Выдача документов:
   • Если работник выбрал ЭТК – работодатель выдает ему на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления (ст․ 2 № 439‑ФЗ)․ Эта книжка служит лишь подтверждением факта подачи заявления и не ведется дальше․
   • Если работник выбрал бумажную форму – ведется обычная трудовая книжка․
6. Формирование электронной трудовой книжки (если выбран ЭТК)․ Работодатель вносит сведения о приеме на работу в систему ЭТК (через личный кабинет на портале «Работа в России» или через специализированные кадровые системы)․
7. Выдача формы СТД‑Р․ По запросу работника работодатель предоставляет выписку из ЭТК в утвержденной форме СТД‑Р (с цифровой подписью работодателя)․

Образец заявления работника о выборе электронной трудовой книжки

[Шапка организации]
Наименование работодателя: ______________________________
ИНН/КПП: ______________________________________________
Адрес: ________________________________________________

Заявление
о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Я, ______________________________ (ФИО полностью),
дата рождения «__» __________ 20__ г․,
паспорт: серия ____ № ___________, выдан ____________, «__» __________ 20__ г․,
проживающий по адресу: ______________________________________________,
настоящим заявляю, что желаю вести свою трудовую книжку в электронном виде
(Электронная трудовая книжка – ЭТК) в соответствии с Федеральным законом
от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской
Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․

Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче
настоящего заявления, а также обеспечить ведение моей трудовой деятельности
в электронном виде и предоставлять по моему требованию выписку формы СТД‑Р․

Заявление подписывается работником и передается в отдел кадров (или непосредственно руководителю)․ После получения заявления кадровая служба делает отметку о его получении в журнале incoming documents и приступает к оформлению ЭТК․

Особенности для разных категорий работников

Первичное трудоустройство с 1 января 2021 г․

Для лиц, впервые поступающих на работу после указанной даты, бумажная трудовая книжка не заводится автоматически․ Работодатель сразу создает запись в ЭТК․ Однако, если сотрудник хочет получить бумажный дубликат (например, для предоставления в другие организации), он должен подать заявление о выборе ЭТК и получить бумажную книжку с отметкой о подаче заявления․

Работники с бумажной трудовой книжкой

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка и он желает перейти на ЭТК, он подает заявление о переходе․ После получения заявления работодатель:

• вносит запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку (ст․ 2 № 439‑ФЗ);
• выдает эту книжку сотруднику на руки (она более не ведется);
• начинает вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде․

Работники, пропустившие срок подачи заявления до 31 декабря 2020 г․

Согласно разъяснениям Минтруда, такие лица могут подать заявление в любой момент, в т․ч․ при приеме на новую работу․ После подачи заявления работодатель действует по общим правилам: выдает бумажную книжку с отметкой и ведет ЭТК․

Возврат к бумажной форме

Трудовое законодательство не запрещает работнику позже вернуться к ведению бумажной трудовой книжки․ Для этого необходимо подать новое заявление о выборе бумажного формата, после чего работодатель прекращает ведение ЭТК и начинает вести бумажную книжку с записью о переходе․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет․ Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается работником․ При подаче через электронный документооборот требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) работника․

Можно ли подать заявление в электронном виде без КЭП?

Если работодатель принимает документы в электронном виде без требования КЭП (например, через внутренний корпоративный портал с подтверждением личности логин/пароль), то такое заявление считается действительным․ Однако для официального обмена с государственными системами (например, с ПФР) требуется КЭП․

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку, выданную после подачи заявления?

Потеря бумажной дубликата не влияет на ведение ЭТК․ Работник может запросить выданную ранее форму СТД‑Р или дубликат бумажной книжки у работодателя (в соответствии с внутренними регламентами организации)․

Нужно ли информировать Пенсионный фонд о выборе ЭТК?

Нет․ Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР автоматически через систему ЭТК․ Работодатель обеспечивает передачу данных в соответствии с требованиями ФЗ‑439․

Можно ли одновременно вести две трудовые книжки (бумажную и электронную)?

Одновременное ведение двух трудовых книжек запрещено․ Выбор одного из форматов исключает другой․

Электронная трудовая книжка упрощает учет трудовой деятельности, обеспечивает быстрый доступ к сведениям и снижает риски потери документа․ Однако для перехода на ЭТК необходимо оформить письменное заявление работника, которое служит основанием для выдачи бумажной дубликата и начала ведения электронных сведений․ Соблюдение порядка, установленного Федеральным законом № 439‑ФЗ и локальными нормативными актами, гарантирует корректное оформление трудовых отношений и защищает права как работника, так и работодателя․

При приеме на работу рекомендуется:

• заранее подготовить бланк заявления и инструкцию для сотрудников;
• обслуживать кадровую службу информацией о текущих изменениях в законодательстве;
• хранить копии заявлений в личном деле работника не менее 50 лет (как и другие кадровые документы)․

Следуя этим рекомендациям, организация обеспечит прозрачный и законный процесс перехода на электронную трудовую книжку, а сотрудники получат уверенность в сохранности и доступности своих трудовых данных․