С 2020 года в России действует обязательная процедура выбора способа ведения трудовой книжки – на бумажном носителе или в электронном виде (ЭТК). Для этого работник должен подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки (или заявление о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде). Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, сроки, кто обязан подавать заявление, его форма и возможные последствия.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (часть 2 ст. 2).
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – порядок ведения трудовой книжки; ст. 66.1 – выдача сведений о трудовой деятельности.
• Постановление Правительства РФ от № 1764 «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек».
• Информационные письма Пенсионного фонда РФ (ПФР) о необходимости получения заявлений от работников для формирования блока информации о трудовой деятельности.

Кто обязан подавать заявление

1. Все работники, принятые на работу до 31 декабря 2020 года (включительно), которые ранее вели трудовую книжку на бумаге и желают продолжать её ведение в том же формате.
2. Работники, принятые после 01 января 2021 года, также должны сделать выбор способа ведения трудовой книжки при приёме на работу (заявление подаётся в течение первого рабочего дня).
3. Если работник уже ранее подал заявление о ведении ЭТК, повторное подавать заявление о продолжении бумажной книжки не требуется – выбор остаётся действующим до изменения решения работника.

Сроки подачи заявления

• Основной срок – не позднее 31 декабря 2020 года (включительно) для работников, принятых до этой даты. После этой даты заявление считается просроченным.
• Для newly hired сотрудников (принятых после ) – заявление подаётся в течение первого рабочего дня после оформления трудового договора.
• В случае изменения выбора способа ведения (например, переход с бумажной на электронную трудовую книжку) новое заявление подаётся в любой момент, но не позднее дня, предшествующего дате начала ведения новой формы.

Форма и содержание заявления

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное наименование работодателя).
• ФИО сотрудника.
• Должность, структурное подразделение.
• Номер трудовой книжки (если уже выдавалась).
• Чёткое указание выбора: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе» (или аналогичная формулировка для ЭТК).
• Дата подачи заявления.
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

Примерный шаблон заявления представлен ниже.

Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора в отделе проектирования ООО «СтройТех», 
прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Для электронного варианта достаточно заменить фразу на «Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде».

Последствия несвоевременной или отсутствующей подачи заявления

• Если работник не подал ни одного из двух заявлений (о бумажной книжке или о согласии на ЭТК) до установленного срока, работодатель считается обязанным вести трудовую книжку в электронном виде по умолчанию (п. 2 ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).
• В этом случае работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через информационные ресурсы ПФР.
• Отказ от подачи заявления не влечёт штрафных санкций для сотрудника, но может привести к задержкам в получении выписки из трудовой книжки при необходимости (например, при устройстве на новую работу).
• Работодатель, получивший заявление, обязан в течение трёх рабочих дней выдать сотруднику соответствующую выписку или подтверждение ведения выбранного способа (ст. 66.1 ТК РФ).

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Сформировать список сотрудников, которым необходимо подать заявление (все принятые до ).
2. Разослать информационное письмо с указанием срока, формы заявления и контактом ответственного лица.
3. Принять заявления в электронном виде (скан или фото) и оформить их в личном деле сотрудника.
4. Внести отметку в трудовую книжку (или в электронный реестр) о получении заявления и выбранном способе ведения.
5. Хранить оригиналы заявлений не менее 50 лет в соответствии с требованиями к документам по личному составу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление каждый год?

Нет. Заявление подаётся один раз при выборе способа ведения трудовой книжки. Изменение выбора требует нового заявления.

Что делать, если я пропустил срок ?

Вы можете подать заявление в любой момент, но с момента подачи работодатель начнёт вести трудовую книжку в выбранном формате с даты получения заявления. За период до подачи будет считаться, что ведение осуществлялось электронно (по умолчанию).

Можно ли подать заявление через электронный документооборот?

Да. При наличии у работодателя ЭДО заявление можно направить в электронном виде с электронной подписью или подтверждением через личный кабинет сотрудника.

Куда направлять заявление?

В кадровую службу (отдел кадров, службу персонала) или непосредственно ответственному лицу, указанному в внутреннем регламенте организации.

Нужно ли заверять заявление нотариально?

Нет. Достаточно подписи сотрудника и, при необходимости, печати организации (если внутренние регламенты требуют).

Соблюдение установленного порядка подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки обеспечивает прозрачность учёта трудовой деятельности, своевременное формирование данных для Пенсионного фонда и защищает права работника на получение трудовой пенсии и других социальных выплат. Рекомендуем всем сотрудникам и специалистам по кадрам ознакомиться с представленной информацией и действовать в соответствии с действующим законодательством.