С переходом на электронный документооборот в сфере кадрового учета многие работники и работодатели столкнулись с вопросом: как правильно оформить выбор способа ведения трудовой книжки. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ закон предоставляет работнику право выбора.

Что такое выбор формата ведения трудовой книжки?

В современной системе кадрового учета сведения о трудовой деятельности работника в любом случае передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Однако формат хранения основного документа (бумажный или электронный) может быть разным.

Если работник хочет‚ чтобы записи продолжали вноситься в привычный бумажный бланк‚ ему необходимо уведомить об этом работодателя.

Когда необходимо подавать заявление?

• При приеме на работу: если работник хочет зафиксировать свое желание вести книжку в бумажном виде с самого начала трудовых отношений в данной организации.
• В процессе работы: если работник ранее не определялся с форматом или хочет подтвердить сохранение бумажного носителя.

Важный нюанс: что будет‚ если заявление не подавать?

Согласно действующим нормам‚ если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ работодатель обязан продолжать вести ее на бумажном носителе одновременно с подачей сведений в электронном виде. Таким образом‚ «молчание» работника трактуется как желание сохранить бумажный формат.

Как правильно составить заявление

Законодательство не устанавливает строгого государственного бланка для такого заявления‚ поэтому оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации.

Рекомендуемые формулировки:

Для того чтобы заявление имело юридическую силу‚ можно использовать следующие варианты фраз:

• «Прошу продолжить вести мою трудовую книжку на бумажном носителе»;
• «Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ»;
• «Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии с инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек‚ утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от ».

Порядок действий работодателя

После получения заявления от сотрудника‚ отдел кадров или бухгалтер должен выполнить следующие действия:

1. Внести запись: В бумажную трудовую книжку вносится запись о том‚ что работник подал заявление о ведении книжки на бумажном носителе.
2. Заверить запись: Запись должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного лица.
3. Сроки: Если речь идет о переходе или выдаче документа‚ работодатель должен выдать бумажную трудовую книжку работнику в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
4. Отчетность: Работодатель обязан подать соответствующие сведения в СФР (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) не позднее 25 числа следующего месяца.

Автоматизация процесса в 1С

Для компаний‚ использующих программное обеспечение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3)‚ процесс упрощен. В программе предусмотрен специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»‚ с помощью которого можно быстро сформировать бланк заявления для сотрудника о выборе бумажного или электронного носителя.

Резюме для работника и работодателя