Вопрос о выдаче бумажной трудовой книжки на руки сотрудника часто возникает в процессе работы, особенно в ситуациях увольнения, перехода на электронный формат или по инициативе самого работника. Ниже разберём, в каких случаях это разрешено, какие есть нюансы и как правильно оформить запрос.

Правовое регулирование

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) работодатель обязан вести трудовую деятельность работников. Раньше эту информацию фиксировали в бумажной трудовой книжке. С 2021 года для новых сотрудников вводится электронный трудовой договор, однако бумажный вариант остаётся возможным для тех, кто уже имеет такой документ.

• Бумажная трудовая книжка выдаётся только при увольнении в последний рабочий день (ст. 66 ТК РФ).
• Работодатель может запросить у сотрудника заявление о желании забрать документ до окончания отношений.
• В случае потери или кражи книжки требуется восстановление сведений через форму СТД‑Р или СТД‑ПФР.

Когда можно взять трудовую книжку на руки?

При увольнении

В последний рабочий день работник обязан получить оригинал трудовой книжки. Если он отказывается её брать, работодатель оформляет акт об отказе и может отправить документ по почте.

По инициативе сотрудника до увольнения

Работник имеет право по письменному требованию забрать свою бумажную трудовую книжку для личного хранения даже без увольнения. Это подтверждается практикой (см. пример заявления в конце статьи).

При переходе на электронный формат

Если сотрудник впервые устроился на работу после 2021 года, ему может быть выдана только электронная трудовая книжка. В этом случае бумажный вариант уже не оформляется.

Как правильно оформить запрос?

Для получения документа необходимо подготовить заявление и передать его в отдел кадров. В заявлении указываются:

1. ФИО работника.
2. Номер и дататрёхlet (если требуется).
3. Причина необходимости получения оригинала (например, для дальнейшего оформления в другой организации).
4. Срок, в течение которого планируется возврат документа (если предполагается возврат).

После получения заявления работодатель оформляет акт выдачи или акт об отказе, в зависимости от ситуации.

Что делать, если трудовую книжку не выдали?

Если в день увольнения сотрудник не смог забрать документ, работодатель обязан:

• Оформить уведомление о необходимости явиться за книжкой.
• Если работник отказывается, оформить акт об отказе и сохранить его в деле.
• В случае невозможности выдачи (например, из‑за отсутствия сотрудника) – отправить документ по почте с описью вложения.

Эти действия закреплены в КонсультантПлюс и подтверждены практикой nalog-nalog.ru.

Примеры документов

Заявление о выдаче трудовой книжки

Текст примера:

Я, _______________________ (ФИО), прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки № _______ на руки для дальнейшего использования.
Акт об отказе от получения трудовой книжки
Текст примера:
Акт об отказе от получения трудовой книжки

Работник: _______________________ (ФИО)
Подпись: _______________________
 
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку
 
Текст примера:
 
УВЕДОМЛЕНИЕ
В связи с тем, что в день увольнения вы не забрали трудовую книжку, просим в течение 10 (десяти) календарных дней явиться в отдел кадров и забрать документ или оформить возврат по почте.
С уважением,
Отдел кадров
 
Часто задаваемые вопросы
 
 
Можно ли забрать трудовую книжку на короткий срок и вернуть её позже? – Да, при условии, что работодатель согласен и оформляет соответствующее соглашение.
 
Что делать, если книжка потеряна? – Нужно запросить у работодателя сведения о трудовом стаже (форма СТД‑Р или СТД‑ПФР) и оформить восстановление.
 
Есть ли ограничения по сроку хранения оригинала у работодателя? – Оригинал хранится у работодателя до момента увольнения или до выдачи по требованию сотрудника.
 
 
Таким образом, забирать трудовую книжку на руки разрешено в нескольких случаях: при увольнении, по письменному запросу сотрудника, а также в рамках перехода на электронный формат. Главное – соблюдать установленные процедуры, оформлять все действия официальными документами и сохранять копии для защиты своих прав.
 
Если у вас возникнут сомнения или нужна помощь в подготовке заявления, рекомендуется обратиться в отдел кадров или к юридическому консультанту.