Вопрос о том, как и когда выдавать трудовую книжку в бумажном виде, остаётся актуальным даже в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК). В статье рассмотрим правовую основу, порядок выдачи, необходимые документы и ответы на самые частые вопросы.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – определяет обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках» – вводит порядок перехода к ЭТК.
- Приказ Минтруда России № 1‑н от г. – фиксирует окончание переходного периода и уточняет, в каких случаях допускается выдача бумажной трудовой книжки.
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С этого момента все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде. Однако бумажные трудовые книжки сохраняются в ряде исключительных ситуаций, о которых ниже.
Когда работодатель обязан выдавать бумажную трудовую книжку?
- У работника уже есть бумажная трудовая книжка. При смене места работы работодатель обязан внести запись в существующую книжку и вернуть её сотруднику.
- Работник отказывается от ЭТК. По желанию работника (при наличии уважительных причин) работодатель может оформить бумажную книжку.
- Молодёжь, впервые устраивающаяся на работу. По мнению экспертов (в т.ч. А. Сафонова) для первой работы у молодых специалистов не требуется заводить бумажную трудовую книжку, так как их трудовая история будет вестись в электронном виде.
- Особые категории работников. Например, работники, занятые в условиях, где использование ЭТК невозможно (отдалённые регионы без доступа к интернету, некоторые виды государственных учреждений).
Порядок выдачи бумажной трудовой книжки «на руках»
Шаг 1. Подготовка документов работодателем
- Трудовой договор (или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства).
- Заявление работника (если требуется) о выдаче бумажной книжки.
- Копия паспорта работника (для проверки данных).
Шаг 2. Оформление записи в трудовой книжке
Работодатель заполняет первую страницу книжки (данные о работодателе) и делает запись о приёме на работу в разделе «Запись о приёме на работу».
Шаг 3. Подписание и передача
- Работник подписывает запись в книжке.
- Работодатель ставит печать организации и подпись.
- Книжка передаётся работнику лично (на руки) в присутствии свидетеля или представителя отдела кадров.
Шаг 4. Регистрация в системе ЭТК (по желанию)
Если работник в дальнейшем захочет перейти на электронный формат, он может подать заявление в отдел кадров, после чего запись будет синхронизирована с государственной базой данных.
Сроки выдачи
Согласно Приказу Минтруда № 1‑н, трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение 5 рабочих дней со дня начала работы. В случае задержки работодатель обязан предоставить письменное объяснение и оформить штраф в соответствии с ТК РФ.
Что делать, если книжка потеряна?
- Составить заявление о потере в отдел кадров.
- Обратиться в пункт выдачи государственных услуг (ПГУ) с документами, подтверждающими личность.
- Получить дубликат трудовой книжки (в бумажном виде) или оформить запись в ЭТК.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли мне сразу получать бумажную трудовую книжку, если я только что закончил ВУЗ?
Нет. По закону молодым специалистам, впервые устраивающимся на работу, достаточно вести трудовую историю в электронном виде. Вы можете запросить бумажную книжку только в случае личного желания.
Вопрос: Как узнать, зарегистрирована ли моя работа в ЭТК?
Проверьте статус в личном кабинете на портале etk.gov.ru. При наличии записи вы увидите дату приёма, должность и работодателя.
Вопрос: Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?
Да. При переходе с бумажного формата на электронный работник может сохранить старую книжку как архивный документ, а новые записи вносить в ЭТК.
Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную выдачу книжки?
Работодатель может быть оштрафован на сумму от 5 000 до 30 000 рублей в соответствии со ст. 5.27 ТК РФ.
Перспективы развития системы
К 2027 году планируется полностью перейти к единой национальной базе данных о трудовой истории, где бумажные книжки будут использоваться только в исключительных случаях. Министерство труда уже разрабатывает мобильное приложение, позволяющее работникам просматривать свои записи в реальном времени.
Выдача трудовых книжек «на руках» остаётся законодательно закреплённой процедурой, однако её роль постепенно уменьшается в пользу электронных трудовых книжек. Работодателям важно знать, в каких случаях бумажный документ обязателен, а работникам – какие их права при получении и хранении трудовой книжки.
Помните: если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, она остаётся вашим официальным документом, а все новые записи могут вестись как в ней, так и в электронном реестре. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел кадров своей организации или в региональный центр занятости.