С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а к 2026 году этот формат стал основным способом фиксации трудового стажа. Однако бумажные трудовые книжки никуда не исчезли окончательно для тех, кто не отказался от них ранее. В данной статье мы подробно разберем процедуру выдачи бумажной трудовой книжки на руки работнику при переходе на электронный формат, сроки и юридические нюансы, актуальные на май 2026 года.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный физический документ, который можно «получить на руки», а цифровой формат ведения сведений о трудовой деятельности гражданина. Эти данные хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне СФР — Социальный фонд России).
Важно понимать: в законодательстве РФ нет понятия «выдать электронную трудовую книжку на руки». Работник может лишь получить выписку о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг, в МФЦ или в отделении СФР. Бумажный же оригинал трудовой книжки остается на руках у работника только в определенных случаях.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки?
Согласно актуальному трудовому законодательству и статье 66.1 Трудового кодекса РФ, существует конкретный сценарий, при котором бумажная трудовая книжка обязательно выдается работнику на руки при его жизни и продолжающейся работе.
Это происходит в момент перехода работника на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
Алгоритм действий при переходе на ЭТК:
- Работник подает работодателю письменное заявление о выборе электронного формата ведения трудовой книжки (отказ от бумажной).
- Работодатель обязан принять это заявление.
- В день подачи заявления (или в строго установленный срок) работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки.
- С момента выдачи ответственность за хранение и ведение бумажной книжки с работодателя снимается.
Сроки выдачи трудовой книжки
Один из самых важных вопросов, сроки. Здесь необходимо быть внимательным, так как в разных ситуациях они могут трактоваться по-разному, но закон четко регламентирует процедуру перехода.
Согласно сложившейся практике и требованиям Приказа Минтруда России, при подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать бумажный документ:
- Не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Некоторые источники указывают на возможность выдачи в день подачи заявления, что является наиболее безопасным вариантом для работодателя, чтобы избежать претензий. Однако предельный срок, установленный для исполнения этой обязанности, составляет именно три рабочих дня.
Важные нюансы выдачи:
- Факт выдачи трудовой книжки на руки при переходе на ЭТК необходимо зафиксировать. Обычно составляется акт приема-передачи или делается соответствующая запись в журнале учета движения трудовых книжек с подписью работника.
- В самой бумажной трудовой книжке в графе 3 («Запись о приеме на работу…») вносится запись о поданном заявлении и переходе на электронный формат. В графе 4 указывается основание (заявление работника);
- После выдачи бумажной книжки на руки, работодатель больше не делает в ней записей. Все новые сведения о работе с этого момента вносятся только в электронную базу СФР.
Можно ли получить бумажную трудовую просто так?
Нет. Если работник ранее не писал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и продолжает вести бумажный вариант, работодатель не имеет права просто так отдать ему трудовую на хранение или по первому требованию (за исключением случаев увольнения или выдачи под расписку для оформления пенсии/пособий, согласно ст. 62 и 84.1 ТК РФ).
Хранение бумажных трудовых книжек тех, кто не отказался от них, — обязанность работодателя. Выдача их на руки без основания (увольнение или переход на ЭТК) может быть расценена как нарушение правил ведения кадровой документации.
Что делать, если трудовую не выдали?
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую, а работодатель отказывается выдавать бумажный оригинал или затягивает сроки (более 3 рабочих дней), это является нарушением трудового законодательства.
В таком случае работник вправе:
- Написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в суд для принуждения работодателя к выдаче документа и компенсации морального вреда.
- Подать обращение в Прокуратуру.
Переход на электронную трудовую книжку, это право каждого работника, которое реализуется через подачу заявления. Ключевым моментом этой процедуры является возврат бумажного документа владельцу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника. Соблюдение этих сроков и правильное оформление передачи документа защитят обе стороны трудовых отношений от возможных юридических рисков в будущем.
Помните: после выдачи бумажной трудовой на руки при переходе на ЭТК, работник должен хранить ее самостоятельно. В случае утери восстановление записей может занять длительное время, так как работодатель больше не несет ответственности за этот документ.