Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовое правоотношение между работником и работодателем. С 2022 г. в России действует система электронной трудовой книжки, однако в ряде случаев выдача бумажного экземпляра остаётся обязательной. Ниже подробно рассматриваются все аспекты предоставления трудовых книжек.
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие выдачу трудовых книжек:
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения ведения трудовых отношений в электронной форме».
- Приказ Минтруда России от № 713н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работником работодателем…».
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 «Выдача документов, связанных с работой, и их копий».
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от № 320н.
Ключевые положения закона № 439‑ФЗ
Согласно ч. 3 ст. 2 закона № 439‑ФЗ, работник, желающий перейти на электронное ведение своей трудовой деятельности, подаёт письменное заявление работодателю. После его получения работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней.
Приказ Минтруда России № 713н
Приказ определяет форму сведений о трудовой деятельности, которые могут предоставляться в электронном виде, а также порядок их заполнения. В частности, он уточняет, что:
- Электронная трудовая книжка может быть использована только по согласованию работника.
- Работодатель обязан обеспечить работнику возможность получения бумажной копии в случае необходимости.
- Все записи в электронной форме должны быть подтверждены подписью работника.
Порядок выдачи бумажной трудовой книжки
Выдача трудовых книжек регулируется рядом требований, которые необходимо соблюдать как при приёме на работу, так и при увольнении.
Выдача при приёме на работу
Если работник не желает вести электронную трудовую книжку, он может потребовать бумажный экземпляр. В этом случае:
- Работник подаёт письменное заявление о выдаче бумажной трудовой книжки.
- Работодатель обязан выдать ей в течение трёх рабочих дней.
- При получении книжки работник подписывает расписку в книге учёта движения трудовых книжек.
Выдача при увольнении
По окончании трудового договора (увольнении) работник имеет право получить свою трудовую книжку в последний день работы. Важно учитывать следующие нюансы:
- В книге должна быть сделана запись об увольнении, подписана работником.
- Если в последний день работы выдача невозможна (отсутствие сотрудника, отказ от получения), работодатель обязан:
- Направить уведомление о необходимости явиться за книжкой;
- Либо согласовать отправку её по почте (только с согласия работника).
- Расходы на почтовую отправку несут работодатели.
Подтверждение получения
При выдаче бумажной трудовой книжки работник подписывает расписку в учётной книге движения трудовых книжек. Подпись подтверждает факт получения документа и фиксирует дату выдачи.
Спорные и проблемные ситуации
В практике часто возникают вопросы, касающиеся выдачи трудовых книжек. Рассмотрим наиболее частые из них.
Отказ работника от получения книжки
Если работник отказывается принимать трудовую книжку, работодатель обязан:
- Зафиксировать отказ в письменной форме (например, в акте приёма‑передачи).
- Уведомить работника о его праве потребовать выдачу в любой удобный срок.
Потеря или повреждение книжки
В случае потери или повреждения оригинала:
- Работник может запросить выписку из учётной карточки.
- Работодатель обязан выдать дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
Выдача по почте
Отправка книжки по почте допускается только при наличии письменного согласия работника. При этом:
- Обязательно указывается способ отправки (заказное письмо с уведомлением о вручении).
- Работодатель оплачивает все расходы на доставку.
Практические рекомендации работодателям
Для минимизации рисков и соблюдения законодательства рекомендуется:
- Вести учёт движения трудовых книжек в электронном виде, но сохранять возможность выдачи бумажного экземпляра;
- Разработать внутренний регламент, регламентирующий процесс подачи заявлений, выдачи и получения книжек.
- Обучать HR‑персонал требованиям закона № 439‑ФЗ и Приказу Минтруда № 713н.
- Сохранять копии всех подписанных расписок и актов в кадровом деле.
- При возникновении спора своевременно консультироваться с юристом или в сервисе «КонсультантПлюс».
Предоставление трудовой книжки – это процесс, регулируемый строгими нормами Трудового кодекса и специальными нормативными актами. Основные положения, которые необходимо помнить:
- Работник имеет право требовать бумажную трудовую книжку в любой момент.
- Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с даты подачи письменного заявления.
- При увольнении книжка должна быть передана в последний день работы, с отметкой об увольнении.
- Все действия по выдаче и получению подтверждаются подписями в учётной книге и в кадровом деле.
- Отправка книжки по почте возможна только с согласия работника и при оплате расходов работодателем.
Соблюдение этих требований позволяет избежать трудовых споров, защитить интересы обеих сторон и обеспечить полную законность кадровых документов.