Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России трудовые книжки ведутся в электронном виде, а бумажный вариант выдаётся только по заявлению сотрудника․ Если работник отказываеться получать бумажную трудовую книжку, работодатель всё равно обязан оформить и передать ему документы, подтверждающие факт и условия трудовой деятельности․ Ниже – подробное руководство, что именно следует выдавать и как оформить процесс в соответствии с действующим законодательством․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек), ст․ 84․1 (выдача документов при увольнении)․
Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с )․
Постановление Правительства РФ № 588 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек и выдаче выписок из них»․
Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении формы выписки из электронной трудовой книжки»․

Согласно этим нормам, работодатель обязан:

Внести запись о приёме, переводе и увольнении сотрудника в электронную трудовую книжку (через СЗВ‑ТД в ПФР)․
При отказе сотрудника от бумажного варианта – выдать выписку из электронной трудовой книжки (или справку о трудовой деятельности) и иные обязательные документы при увольнении․

Что делать, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки

Убедиться в наличии заявления об отказе

Получите от работника письменное заявление (можно в электронной форме) о том, что он не желает получать бумажную трудовую книжку и согласен получать выписку из электронной ТК․ Это защитит вас от претензий о невыдаче документа․

Внести запись в электронную трудовую книжку

Последний день работы – день увольнения․ В этот день необходимо:

Сформировать и отправить в ПФР форму СЗВ‑ТД с кодом «Увольнение» (или «Прекращение трудового договора»)․
Убедиться, что данные отражены в личном кабинете сотрудника на сайте ПФР (или в личном кабинете работодателя в системе «Госуслуги»)․

Выдать выписку из электронной трудовой книжки

Выписка – это официальный документ, подтверждающий все записи, внесённые в электронную ТК за весь период работы․ Форма выписки утверждена Приказом Минтруда № 18н и содержит:

ФИО сотрудника;
Серию и номер электронной трудовой книжки (указывается как «Электронная трудовая книжка № …») ;
Даты приёма, переводов, увольнения;
Наименования организаций, должности, основания (приказы);
Подпись уполномоченного лица и печать организации (если используется)․

Выписка выдаётся:

Под роспись в день увольнения (если сотрудник присутствует);
Либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении, если сотрудник не явился за документом․

Выдать иные обязательные документы при увольнении

Помимо выписки из электронной ТК, при увольнении сотрудник должен получить:

Копию приказа об увольнении (форма Т‑8 или иная, принятая в организации)․
Расчётный лист (форма Т‑61) с окончательным расчётом․
Справку о среднем заработке (если требуется для пособий по безработице)․
Справку о доходах и удержаниях НДФЛ (форма 2‑НДФЛ) за текущий календарный год․
Копию страхового свидетельства ОПС (СНИЛС) – при первом трудоустройстве или по требованию․
Иные документы, предусмотренные внутренними локальными актами (например, согласие на обработку персональных данных)․

Пример оформления выписки из электронной трудовой книжки

ВЫПИСКА ИЗ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Выдана: ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001
Дата выдачи: 

Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
СНИЛС: 123‑456‑789 00

Электронная трудовая книжка № ЕТК‑2021‑00012345

Записи:
– Принят на должность инженер‑программист (приказ № 45 от )․
– Переведён на должность старший инженер‑программист (приказ № 12 от )․
– Уволен по собственному желанию (приказ № 78 от )․

Выписка выдана сотруднику лично под роспись․

При необходимости выписка может быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель)․

Ответственность работодателя за задержку или невыдачу документов

Если работник не получил выписку (или иной обязательный документ) в день увольнения по вине работодателя, он вправе потребовать:

Выплату среднего заработка за каждый день задержки (ст․ 234 ТК РФ)․
Компенсацию морального вреда (по решению суда)․
Восстановление нарушенного права на получение документа через трудовую инспекцию или суд․

Кроме того, за непредоставление сведений о трудовой деятельности в ПФР (несвоевременная отправка СЗВ‑ТД) предусмотрены штрафы от 5 000 до 10 000 рублей (ст․ 15․25 КоАП РФ)․

Практические рекомендации для кадровой службы

Получайте письменное согласие на отказ от бумажной ТК сразу при приёме на работу или при увольнении – это упростит доказательную базу․
Автоматизируйте формирование СЗВ‑ТД через 1С:ЗУП или аналогичную систему – минимизируете риск опоздания․
Храните копии выписок в электронном архиве организации не менее 50 лет (как и бумажные ТК)․
Информируйте сотрудника о порядке получения выписки (лично, почтой, через личный кабинет на Госуслугах)․
Фиксируйте дату и способ вручения (расписка, почтовое уведомление с трек‑номером)․ Это защитит вас от претензий о невыдаче․

Отказ сотрудника от бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности подтвердить трудовую деятельность․ В данном случае достаточно:

Внести запись в электронную трудовую книжку (СЗВ‑ТД в ПФР);
Выдать выписку из электронной трудовой книжки (или справку о трудовой деятельности) вместе с остальными обязательными документами при увольнении;
Обеспечить документальное подтверждение факта вручения (расписка, почтовое уведомление)․

Соблюдение указанных требований позволит избежать штрафов, судебных исков и репутационных потерь, а сотрудник получит полноценный подтверждающий документ о своей трудовой истории, необходимый для дальнейшего трудоустройства, получения пособий и пенсионного обеспечения․