С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными — как для сотрудников, устроившихся до 2020 года, так и для случаев выдачи дубликатов при утрате, порче или ошибке в документе. В этой статье мы подробно разберём, когда и как можно запросить выдачу бланка трудовой книжки, какие документы нужны, кто обязан выдавать бланк и в каких случаях это делается бесплатно.

Когда требуется выдача бланка трудовой книжки?

Выдача нового бланка трудовой книжки (или дубликата) происходит в следующих случаях:

• Утрата или порча оригинальной трудовой книжки (например, из-за пожара, затопления, случайного разрыва страниц или нечитаемости записей);
• Заполнение нового бланка при первом трудоустройстве после 2020 года, если работник не выбрал электронный формат;
• Необходимость исправления недействительных записей (например, признание увольнения или перевода незаконным по решению суда);
• Замена устаревшего бланка на новый образец (с 2024 года действуют новые формы бланков).

Важно! С 2020 года новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, не получают бумажные трудовые книжки — вместо них ведётся электронная запись в Пенсионном фонде РФ. Бумажный бланк выдаётся только в случае дублирования утерянного или повреждённого документа, либо при наличии записи об увольнении до 2020 года.

Как правильно оформить заявление на выдачу бланка трудовой книжки?

Работник должен подать письменное заявление на имя руководителя организации. Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование организации и ФИО руководителя;
2. ФИО, должность и подразделение работника;
3. Чёткую формулировку просьбы: «Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой (порчей) оригинала»;
4. Дата составления заявления и подпись работника.

Пример заявления:

Заявление

Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала (книжка утеряна при переезде).

Приложение: копия паспорта, справка из МФЦ/УФМС об утрате (при наличии).

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Заявление подаётся лично, через почту или в электронной форме (если в организации есть электронный документооборот). Работодатель обязан принять заявление и зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции.

Какой бланк использовать для дубликата: старый или новый образец?

С 2024 года введён новый формат бланка трудовой книжки (утв. Приказом Минтруда от № 320н, с изменениями на 2025 г.). Однако работодатель имеет право выбрать один из двух вариантов при выдаче дубликата:

• Старый бланк (образца 2003 года) — если он ещё имеется в наличии;
• Новый бланк (образца 2024 года) — с улучшенной защитой от подделки, с QR-кодом и изменённой структурой.

Важно! Новый бланк должен использоваться, если:

• Старые бланки закончились;
• Работодатель решил перейти на новые стандарты;
• В трудовой книжке есть записи, признанные недействительными судом.

Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу. Главное — чтобы бланк был официально изготовлен и зарегистрирован в приходно-расходной книге работодателя.

Как заполняется дубликат трудовой книжки?

Заполнение дубликата регламентировано Приказом Минтруда России № 320н. Основные правила:

1. Первые записи в дубликате — это сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, воинская обязанность).
2. Сведения о трудовой деятельности вносятся на основании документов, предоставленных работником (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, копии приказов и т.д.).
3. Записи о награждениях вносятся только по текущему работодателю, если работник не предоставил подтверждения о награждениях на предыдущих местах работы.
4. Все записи должны быть сделаны разборчиво, без помарок, с указанием дат, номеров приказов и печатей (если требуется).
5. В графе «Примечание» делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки» с указанием даты утраты и номера оригинала (если известен).

Внимание! Работодатель не вправе требовать от работника оплату за выдачу дубликата. Все расходы на бланки, печать, оформление ложатся на работодателя — это его обязанность по Трудовому кодексу РФ (ст. 66, ст. 65).

Можно ли получить дубликат через почту?

Да, но только с письменного согласия работника. Согласно п. 37 Порядка № 320н, трудовая книжка (включая дубликат) может быть направлена по почте только при наличии согласия работника на такую форму передачи.

Работодатель обязан:

• Получить от работника письменное согласие на отправку;
• Отправить документ заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Сохранить копию согласия и почтовую квитанцию не менее 5 лет.

Если работник не дал согласия — трудовая книжка выдаётся лично под роспись в кадровом отделе или бухгалтерии.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать бланк?

Если работодатель отказывает в выдаче дубликата без законных оснований, работник имеет право:

• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд);
• Обратиться в прокуратуру;
• Подать иск в суд о принудительной выдаче дубликата и компенсации морального вреда.

Судебная практика (включая дела 2024–2025 гг.) однозначно поддерживает работников: отказ в выдаче дубликата трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб. для организации).

Электронная трудовая книжка: что изменится?

Если работник выбрал электронный формат (подал заявление до ), то бумажная трудовая книжка ему не выдаётся — все сведения хранятся в ПФР. Однако:

• Если работник утратил бумажную книжку, дубликат всё равно может быть выдан — на новом бланке, с пометкой о переходе на электронный формат;
• В дубликате делается запись: «С работник перешёл на ведение трудовой книжки в электронной форме»;
• Работник может получить справку СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки — в любом МФЦ или через портал Госуслуг.

Обязанности работодателя: что нужно знать

Работодатель обязан:

• Вести приходно-расходную книгу на бланки трудовых книжек и вкладышей (п. 40 Порядка № 320н);
• Хранить бланки в условиях, исключающих их порчу или утрату;
• Выдавать дубликаты бесплатно и в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления;
• Сохранять все документы, на основании которых вносились записи, не менее 75 лет;
• Не требовать от работника оплаты за бланк, печать или оформление.

1. Выдать бланк трудовой книжки — обязанность работодателя, а не право.
2. Дубликат выдаётся бесплатно при утрате, порче или необходимости замены.
3. Используется старый или новый бланк — по выбору работодателя, оба имеют юридическую силу.
4. Заявление подаётся в письменной форме — без него выдача невозможна.
5. Отправка по почте — только с письменного согласия работника.
6. Отказ в выдаче — основание для обращения в Роструд или суд.
7. С 2026 года все новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки, но дубликаты бумажных — по-прежнему выдаются при необходимости.

Совет работникам: всегда сохраняйте копии трудовой книжки, приказов о приёме и увольнении. Это упростит восстановление данных в случае утраты.

Совет работодателям: ведите учёт бланков, обучите кадровиков новым правилам, не нарушайте сроки — это защитит вас от штрафов и судебных исков.

Если у вас остались вопросы — обращайтесь в территориальный орган Роструда или на горячую линию Минтруда: ###-###-####.