Дата актуализации информации: 09:52:19 ().

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда необходимо подавать заявление
3. Перечень необходимых документов
4. Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
5. Пошаговая процедура оформления
6. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки (2026)
7. Переход на электронную трудовую книжку
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу дубликата трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 84.1);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче их дубликатов»;
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Информация из источников интернета (см. ниже) – актуальные правила оформления дубликата трудовой книжки 2026 года.

Когда необходимо подавать заявление

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки подаётся в следующих случаях:

• Потеря трудовой книжки работником (в т.ч. при краже, пожаре, стихийном бедствии);
• Повреждение документа, делающее его непригодным для использования;
• Утрата трудовой книжки по вине работодателя (например, при хранении в архиве компании);
• Необходимость предоставления дубликата в органы социального страхования, банк, суд и т.д.

Если на момент утери документа работник нигде не работал, заявление подаётся по последнему месту работы (см. источник: «Восстановление трудовой книжки при утере работником…»).

Перечень необходимых документов

Для оформления дубликата трудовой книжки работнику потребуется предоставить:

1. Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (в свободной форме или по утверждённому образцу);
2. Документы, подтверждающие факт утраты/повреждения трудовой книжки (например, акт о perte, справка из полиции, заявление о пропаже);
3. Документы, подтверждающие стаж работы:
   • Трудовой договор (или его копия);
   • Приказы о приёме, переводах, увольнении;
   • Справки о заработной плате и периодах работы;
4. Документы, подтверждающие поощрения и награды (грамоты, благодарности, приказы о премировании) – при наличии;
5. При наличии повреждённой трудовой книжки – её оригинал (для последующего возврата) и копия утраченной книжки;
6. Паспорт работника (для подтверждения личности).

Согласно источнику «Контур.Норматив» (ред. от ) в заявлении необходимо также указать:

«Документы и копии материалов, подтверждающие утрату/повреждение трудовой книжки. Документы и копии документов, подтверждающие стаж работы. Документы и копии документов, подтверждающие поощрения и награды. При наличии: повреждённая трудовая книжка на моё имя (с условием её последующего возврата), копия утраченной трудовой книжки.»

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон, соответствующий требованиям 2026 года.

Образец

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[ИНН/КПП]

От: ______________________
 ФИО полностью
 Должность
 Подразделение
 Тел.: __________
 E-mail: __________

«___» __________ 2026 г.

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ______________________ (ФИО), родился(ась) «__» __________ ____ г., паспорт № ____________, выдан ____________, residing at ______________________,

в связи с потерей трудовой книжки (серия ___ № ________, выдана «__» __________ ____ г. отделом кадров ______________________),

прошу:

Выдать мне дубликат трудовой книжки;
Внести в дубликат все сведения о моём трудовом стаже, поощрениях и наградах, подтверждённые приложенными документами;
Сделать отметку в оригинале трудовой книжки о выдаче дубликата (указать номер и серию нового документа).

Прилагаю:
- копию пастрана (стр. с фото и пропиской);
- акт о perte трудовой книжки (или справку из полиции);
- трудовой договор и приказы о приёме/переводах/увольнении;
- справки о периодах работы и заработной плате;
- документы о поощрениях и наградах (при наличии);
- повреждённую трудовую книжку (если имееться) и её копию.

Подпись _______________ / ______________________/
Расшифровка подписи

Дата «___» __________ 2026 г.

Примечание: если работник утратил трудовую книжку по вине работодателя, в заявлении следует добавить просьбу о помощи в составлении запросов к предыдущим работодателям для получения заверенных копий трудовых договоров, приказов и т.д. (см. источник: «Как восстановить утерянную по вине работодателя трудовую книжку»).

Пошаговая процедура оформления

1. Уведомление работодателя. Сотрудник немедленно информирует кадровую службу (или непосредственного руководителя) о факте утраты трудовой книжки.
2. Сбор документов. Работник готовит пакет документов, указанный в разделе «Перечень необходимых документов».
3. Составление заявления. Заявление заполняется по образцу либо в свободной форме, но с обязательным указанием:
   • ФИО и паспортных данных;
   • Факта утраты/повреждения трудовой книжки;
   • Просьбы о выдаче дубликата;
   • Перечня прилагаемых документов.
4. Подача заявления. Заявление вместе с приложениями передаётся в отдел кадров (лично, через электронный документооборот или заказным письмом с уведомлением о вручении).
5. Проверка и оформление дубликата. Кадровая служба:
   • Сверяет представленные сведения с личным делом работника;
   • При необходимости запрашивает недостающие документы у предыдущих работодателей;
   • Оформляет дубликат трудовой книжки согласно утверждённой форме (серия и номер указываются в реестре трудовых книжек организации);
   • В оригинале трудовой книжки делает отметку о выдаче дубликата (указывает номер и серию нового документа, ставит подпись ответственного лица и печать организации).
6. Выдача дубликата. Дубликат выдаётся работнику под расписку. Копия расписки подшивается в личное дело работника вместе с заверенными копиями каждого листа трудовой книжки (см. источник: «Расписка о получении трудовой книжки»).
7. Информирование органов. При необходимости организация направляет сведения о выдаче дубликата в Пенсионный фонд РФ (Социальный фонд) и иные контролирующие органы.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки (2026)

Согласно материалам «КонсультантПлюс» и «V. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки»:

• Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была последняя запись.
• В дубликате воспроизводятся все записи из оригинальной трудовой книжки, включая:
  • Сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях;
  • Информацию о профессиях, должностях, квалификации;
  • Сведения о поощрениях, наградах, дисциплинарных взысканиях;
  • Даты и номера приказов.
• На первой странице дубликата делается запись: «Дубликат выдан в связи с потерей (повреждением) оригинальной трудовой книжки № ___ серия ___ от «__» __________ ____ г.»
• В оригинале трудовой книжки ставится отметка о выдаче дубликата с указанием номера и серии нового документа, подписью ответственного лица и печатью организации.
• Если при утрате трудовой книжки также потеряны иные кадровые документы (например, приказы, трудовые договоры), восстановление данных производится с участием комиссии, назначенной администрацией региона (см. источник: «Дубликат трудовой книжки 2026: правила оформления при потере…»).

Переход на электронную трудовую книжку

В случае, если сотрудник после утери бумажной трудовой книжки желает перейти на электронный формат, порядок действий следующий:

1. По заявлению работника об утере трудовой книжки работодатель заводит ему новую бумажную трудовую книжку (см. источник: «Сотрудник потерял бумажную трудовую хочет перейти на электронную…»);
2. После получения новой бумажной книжки сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ;
3. Электронная трудовая книжка формируется на основе данных, внесённых в бумажную версию, и становится основным документом для учёта трудовой деятельности.

При этом работодатель обязан обеспечить сохранность копий всех листов бумажной трудовой книжки, заверенных подписью и печатью, на случай, если потребуется их восстановление.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, многие организации принимают заявления через корпоративный портал или электронный документооборот (ЭДО). При этом необходимо приложить скан-копии всех подтверждающих документов.

Сколько времени занимает оформление дубликата?

Согласно нормативным актам, срок выдачи дубликата не должен превышать 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов. В сложных случаях (участие региональной комиссии) срок может быть увеличен до 20 рабочих дней.

Кто оплачивает расходы на выдачу дубликата?

Расходы на изготовление дубликата трудовой книжки (печать, бланки, нотариальное заверение при необходимости) несет работодатель. Расходы на доставку (например, почтовая пересылка) также оплачивает организация, если выдача производится не лично.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?

Нотариальное заверение требуется только в случае, если дубликат потребуется для подачи в государственные органы, требующие заверенных копий (например, суд, нотариальная контора). Для внутренних кадровых целей достаточно заверения подписью ответственного сотрудника и печатью организации.

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче дубликата?

Сначала следует направить письменную претензию руководителю кадровой службы и генеральному директору. Если ответ не получен или отказ сохраняется, можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием восстановления нарушенного права.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 09:52:19, и действующего законодательства РФ.