Переход на электронный формат трудовой книжки стал обязательным для большинства организаций с 1 января 2020 года. С 2026 года переходный период завершается, и практически все новые сотрудники оформляются в электронной форме. Ниже подробно описан процесс выдачи сотрудникам электронной трудовой книжки (ЭТК), включая требования, формы и сроки.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она хранится в единой государственной системе и доступна сотрудникам через личный кабинет на портале Госуслуги или на сайте СФР.
Ключевые особенности ЭТК
- Формат – полностью цифровой, без бумажного носителя.
- Ведение – осуществляется работодателем в системе СФР.
- Выдача – происходит по заявлению сотрудника, подписью в журнале учета.
- Отказ от бумажной формы – возможен только с согласия сотрудника.
Порядок оформления и выдачи ЭТК
Подготовка документации
Перед выдачей необходимо собрать следующие документы:
- Заявление сотрудника о переходе на электронную форму (подписанное вручную).
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Сведения о предыдущей трудовой деятельности (если они требуются для заполнения формы СТД‑Р).
Заполнение формы СТД‑Р
В форму СТД‑Р (справка о трудовой деятельности) вносятся сведения о:
- Должности, периодах работы, местах работы.
- Размере заработной платы.
- Причинах увольнения (если применимо).
Заполняется в электронном виде в системе СФР и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя.
Выдача книжки сотрудникам
После того как сотрудник подал заявление и работодатель оформил форму СТД‑Р, следует выполнить следующие шаги:
- Подтверждение заявления. В журнале учета движения трудовых книжек вносится запись о подаче заявления.
- Подписание. Сотрудник ставит подпись в журнале и в книге учета движения трудовых книжек.
- Оповещение. Работодатель уведомляет сотрудника о готовности электронной книжки.
- Доступ к ЭТК. Сотрудник получает ссылку на личный кабинет, где может посмотреть и скачать свою электронную трудовую книжку.
Сроки выдачи
Согласно Порядку заполнения СТД‑Р, выписка должна быть предоставлена сотруднику в течение трёх рабочих дней с момента получения его заявления.
Как оформить переход на электронную форму
Подача заявления
Сотрудник может подать заявление:
- Онлайн через портал Госуслуги.
- Лично в отделении СФР.
- Через электронную почту организации (если предусмотрено).
Переходный период
Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Внести запись о переходе в бумажную книжку.
- Получить подпись сотрудника в журнале учета.
- Оформить выдачу электронной формы в течение трёх дней.
Отказ от бумажной формы
Переход полностью на электронный формат возможен только с согласия сотрудника. При отказе от бумажной формы работодатель освобождается от обязанности вести её хранение.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Сотруднику доступны три способа получения выписки (СТД‑Р):
- Через Госуслуги. Самый быстрый способ – зайти в личный кабинет, выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» и нажать кнопку «Заказать выписку».
- Через сайт СФР. В личном кабинете СФР есть функция «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Через организацию‑посредник. При обращении в Контур.Экстерн или Е‑Офис 24 можно запросить выписку по форме СТД‑Р.
Частые вопросы и ответы
Как заполнить форму СТД‑Р?
В графе 13 необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ». Затем сотрудник ставит свою подпись при получении книжки.
Что делать при увольнении сотрудника?
При увольнении выдаётся справка СТД‑Р в электронном виде, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Фактическая выдача в бумажном виде не требуется, но её можно оформить в журнале учета, если это требуется.
Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную формы?
Да, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной формы. В этом случае обе книги ведутся одновременно.
Выдача электронной трудовой книжки – это чётко регламентированный процесс, включающий:
- Получение заявления от сотрудника.
- Заполнение и подписание формы СТД‑Р.
- Внесение записи в журнал учета.
- Выдачу ссылки на доступ к ЭТК.
- Соблюдение сроков (не более трёх рабочих дней).
Соблюдая эти шаги, работодатель обеспечивает законность и прозрачность оформления трудовых отношений, а сотрудник получает удобный и надёжный способ просмотра своего трудового стажа.
Обновлено: 21 мая 2026 г., 12:25 мск.