Вопрос о выдаче и оформлении электронной трудовой книжки (ЭТК) при увольнении стал актуален с 1 января 2020 г., когда в России введена обязанность работодателей передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР). В статье подробно рассматриваются:

• правовые основы и сроки подачи заявления;
• когда заявление необходимо, а когда можно обойтись без него;
• пошаговая инструкция по составлению заявления;
• образец заявления и сопутствующие документы;
• обязанности работодателя и права работника.

Правовая база

Согласно постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 30 апреля 2020 г. № 140‑н (вводится в действие с 1 января 2020 г.), работодатели обязаны ежемесячно (не позднее 15‑го числа следующего месяца) передавать в ПФР сведения о кадровых мероприятиях (приём, перевод, увольнение) в электронном виде; Эти сведения формируют электронную трудовую книжку гражданина.

При увольнении работнику необходимо получить:

1. Справку о заработке за последние 2 года (форма 182н) – для расчёта больничных и других выплат;
2. Сведения о трудовой деятельности в виде ЭТК либо в виде традиционной бумажной трудовой книжки (если работник так пожелает);
3. При необходимости – справку СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) по заявлению сотрудника.

Когда требуется заявление?

Заявление о выдаче электронной трудовой книжки (или о переходе на бумажный вариант) необходимо в следующих случаях:

• При увольнении – если работник хочет получить сведения в электронном виде или, наоборот, требует бумажную форму.
• При переводе в другую организацию, где будет вестись ЭТК.
• Если работник ранее не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.

Если работник уже имеет ЭТК и не требует её закрытия, отдельное заявление не требуется – сведения автоматически передаются в ПФР.

Как правильно оформить заявление?

Заявление должно быть написано в свободной форме, но рекомендуется включить обязательные реквизиты, чтобы избежать задержек.

Обязательные реквизиты заявления

Пошаговая инструкция

1. Соберите необходимые данные: полное ФИО, СНИЛС, табельный номер, дату увольнения.
2. Откройте любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и создайте документ с указанными реквизитами.
3. В тексте заявления укажите, что вы запрашиваете выдачу сведений о трудовой деятельности в виде электронной трудовой книжки (или, если хотите бумажный вариант – сформулируйте соответствующее пожелание).
4. Подпишите документ (можно распечатать и подписать от руки или использовать электронную подпись, если у организации есть такая возможность).
5. Передайте заявление в отдел кадров (лично, по почте или через корпоративный портал).

Образец заявления

Ниже приведён типовой образец заявления о выдаче электронной трудовой книжки при увольнении.

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

«23» мая 2026 г.

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.

От _______________________________
(ФИО работника) Петрова Анны Сергеевны,
таб. № 456, СНИЛС 123‑45‑6789,
должность – бухгалтер

Заявление

Прошу оформить и выдать мне сведения о трудовой деятельности в виде электронной трудовой книжки (ЭТК) в соответствии с постановлением Министерства труда и соцразвития РФ от № 140‑н. Уведомляю, что дата моего увольнения – «30» июня 2026 г. По окончании процедуры прошу направить ссылку для доступа к ЭТК в мой личный кабинет на портале Госуслуг (или выдать справку СТД‑Р в бумажном виде, если это необходимо).

С уважением,
_____________________
(подпись)

Что делает работодатель после получения заявления?

• Вносит запись об увольнении в электронную карточку сотрудника в системе ЕФС‑1.
• Генерирует и отправляет в ПФР сведения о трудовой деятельности (в т.ч. о дате увольнения).
• Выдаёт сотруднику справку о заработке за последние 2 года (форма 182н).
• Если сотрудник запросил бумажную форму, формирует справку СТД‑Р и выдаёт её в двух экземплярах.
• При необходимости предоставляет сотруднику ссылку для доступа к ЭТК через портал Госуслуг или через МФЦ.

Права работника и обязанности работодателя

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление, если у меня уже есть электронная трудовая книжка?

Если ЭТК уже ведётся и вы не хотите менять форму её получения, отдельное заявление не требуется – сведения автоматически обновляются в ПФР.

Как получить доступ к своей ЭТК?

После того как работодатель внесет запись об увольнении, в личный кабинет на портале Госуслуги появляеться ссылка «Электронная трудовая книжка». Доступ возможен также через МФЦ или приложение «ПФР». Для входа понадобится СНИЛС и подтверждение личности.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать справку СТД‑Р?

Согласно постановлению от , работодатель обязан выдать СТД‑Р по заявлению сотрудника или при увольнении. В случае отказа можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд.

Можно ли получить ЭТК, если я работал в нескольких организациях, где не все используют электронный формат?

Да. ПФР собирает сведения от всех работодателей, независимо от того, использовали они ЭТК или традиционную трудовую книжку. При наличии разрозненных данных вы можете запросить полную выписку через МФЦ или в личном кабинете.

Заявление о выдаче электронной трудовой книжки при увольнении – простой, но важный документ, который гарантирует работнику своевременный доступ к полной информации о своей трудовой истории. Соблюдение сроков и правильное оформление заявления ускоряют процесс, позволяют избежать недоразумений и защищают интересы обеих сторон.

Помните: если у вас возникли сомнения по поводу формы выдачи сведений, всегда можно уточнить детали в отделе кадров, в МФЦ или через онлайн‑службу Госуслуги.

Статья подготовлена на основе актуальной информации от Министерства труда РФ, ПФР, а также практических рекомендаций кадровых специалистов (данные актуальны на ).