С момента введения электронных трудовых книжек (ЭТК) процедура работы с бумажными бланками претерпела значительные изменения. Однако выдача и передача трудовой книжки по заявлению работника остается актуальной задачей для кадровых служб и работодателей. В этой статье мы подробно разберем‚ в каких случаях работник имеет право получить документ на руки‚ как правильно оформить заявление и какие сроки выдачи установлены законодательством.

Электронные и бумажные трудовые книжки: текущие реалии

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный Закон‚ предусматривающий введение электронных трудовых книжек. В соответствии с ним в Трудовой кодекс РФ были внесены поправки: теперь все основные сведения о трудовой деятельности и стаже формируются в электронном виде и передаются для хранения в ПФР (ныне СФР).

Важно учитывать следующие установленные нормы:

• Запрет на бумажные дубликаты: С 2024 года заводить новые трудовые книжки на бумаге запрещено. Это касается и выдачи дубликатов взамен утерянного оригинала.
• Сохранение бумажного формата: Если работник до конца 2020 года не подал заявление о выборе формы ведения книжки‚ работодатель продолжил вести его бумажную трудовую.
• Переход на ЭТК: После перевода сотрудника на электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан выдать ему бумажную на руки. С этого момента работодатель больше не обязан хранить бумажный документ и нести за него ответственность.

Основания для выдачи оригинала трудовой книжки

По общему правилу‚ работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки на руки работающему сотруднику просто по его желанию или просьбе вместо копии. Однако закон четко определяет случаи‚ когда выдача оригинала обязательна.

Выдача для предоставления в органы социального страхования (СФР)

Чтобы выдать сотруднику книжку для предоставления в орган обязательного социального страхования (например‚ для назначения пенсии или сверки данных)‚ работодатель должен попросить работника написать заявление. В заявлении следует указать причину выдачи‚ например: «для представления в СФР с целью сверки данных о стаже».

Согласно закону‚ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику оригинал трудовой книжки. В этом случае работник обязан вернуть трудовую книжку обратно работодателю также не позднее трех рабочих дней с момента ее возврата из органа социального страхования.

Выдача при увольнении

При увольнении работника трудовая книжка с внесенной записью о прекращении трудового договора выдается ему в день увольнения.

Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку лично‚ кадровику необходимо:

1. Составить акт о невозможности выдачи документа.
2. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку по почте.

Передача трудовой книжки в случае смерти работника

В случае трагического ухода работника‚ трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора:

• Выдается на руки одному из его родственников под расписку;
• Или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Отправка трудовой книжки по почте

Если работник (в т.ч. уволенный) не может забрать документ лично‚ он может воспользоваться правом пересылки по почте. Для этого необходимо:

• Либо заранее написать письменное заявление с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте;
• Либо переслать письменное заявление по почте заказным письмом или телеграммой.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте‚ наниматель обязан отправить документ не позднее следующего дня после получения такого заявления.

Важно: Расходы на отправку трудовой книжки оплачивает организация-работодатель.

Со дня направления уведомления о необходимости забрать книжку или письма с самой трудовой книжкой‚ работодатель освобождается от ответственности за задержку ее выдачи.

Справки за прежний период и работа по совместительству

Законодательство также защищает права сотрудников на информацию о своем стаже:

• Справки до 2020 года: По заявлению работника работодатель обязан предоставлять ему справки о работе за прежний период до 2020 года.
• Сведения о совместительстве: По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа‚ подтверждающего работу по совместительству.
• Форма СТД-Р: При увольнении или по заявлению работника‚ перешедшего на ЭТК‚ работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (также в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления).

Документальное оформление и учет

Любая выдача оригинала трудовой книжки должна быть строго задокументирована:

1. Заявление работника: Пишется в свободной форме‚ но обязательно содержит причину запроса оригинала (например‚ для СФР) или просьбу о пересылке по почте.
2. Книга учета: Фиксация выдачи и возврата документа производится в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек).
3. Расписка: При личном получении документа работником или его родственником‚ в книге учета ставится подпись (расписка) получателя.

Процедура передачи трудовой книжки по заявлению работника строго регламентирована. Главное правило для работодателя — соблюдать установленные сроки (3 рабочих дня для выдачи по заявлению для СФР‚ 1 день для отправки по почте по заявлению) и ни в коем случае не выдавать оригинал без письменного заявления с указанием уважительной причины. Это позволяет избежать ответственности за утерю документа и гарантирует соблюдение трудовых прав работника в эпоху сосуществования бумажных и электронных форматов.