Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, работник имеет право получить копию своей трудовой книжки (или заверенную выписку из неё) по своему письменному заявлению․ Основной нормативный акт, регулирующий этот вопрос – статья 62 Трудового кодекса РФ․

Нормативная база

• ТК РФ, ст․ 62 – «Выдача документов, связанных с работой, и их копий»․
• Постановления и разъяснения Минтруда России, а также практика судов по спорам о выдаче трудовых книжек․
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о работе с кадровыми документами), которые не могут ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ․

Срок выдачи копии трудовой книжки

По статье 62 ТК РФ работодатель обязан:

«не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления» выдать работнику трудовую книжку (или её копию, заверенную работодателем)․

То есть отсчёт начинается со следующего рабочего дня после того, как заявление принято к рассмотрению (или получено работодателем)․ Если день подачи заявления приходится на выходной или праздничный день, срок начинается с первого следующего рабочего дня․

Порядок подачи заявления работником

1. Форма заявления – произвольная, но обязательно в письменном виде (можно на бумаге или в электронном виде с электронной подписью, если это допускается внутренними регламентами организации)․
2. Содержание заявления рекомендуется включать:
• ФИО работника;
• Должность и структурное подразделение;
• Наименование документа, который требуется (копия трудовой книжки, заверенная выписка и т․д․);
• Цель получения копии (например, для трудоустройства, получения социальных выплат и т․п․);
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника․
3. Способ подачи – лично в руки уполномоченному лицу (кадровик, руководитель отдела кадров), через секретариат, либо направление почтой с уведомлением о вручении, либо электронным документооборотом, если таковой используется в организации․
4. Подтверждение получения – желательно получить от работодателя расписку о принятии заявления (входящий номер, дата получения)․ Это упрощает доказательство факта подачи в случае спора․

Как оформляется копия трудовой книжки

Копия должна быть:

• полной и точной копией всех страниц трудовой книжки;
• заверена подписью уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации;
• с указанием даты выдачи и реквизитов заявления (номер, дата подачи)․

Если работник требует не копию, а заверенную выписку, порядок аналогичен: выписка заверяется подписью и печатью, указывается, что выписка соответствует оригиналу․

Ответственность за нарушение срока

Нарушение установленного трёхдневного срока может повлечь:

• административную ответственность работодателя по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб․ для организаций);
• возможность взыскания компенсации морального вреда через суд, если работник понес убытки из‑за задержки (например, потеря возможности трудоустроиться)․

Исключения и особенности

• Отказ в выдаче допускается только при наличии законных оснований (например, трудовая книжка утеряна и требуется восстановление дубликата – тогда выдаётся дубликат, а не копия)․ В этом случае работодатель должен уведомить работника о причинах отказа в письменном виде․
• Электронная трудовая книжка – если у работника ведётся электронная трудовая книжка в системе ПФР, копия может быть предоставлена в виде выписки из личного кабинета на портале «Госуслуги»․ Срок выдачи такой выписки также не превышает трёх рабочих дней после получения заявления․
• Увольнение – при расторжении трудового договора работник получает оригинал трудовой книжки в день увольнения․ Если по какой‑то причине оригинал не может быть выдан (например, работник отсутствует), работодатель направляет уведомление и хранит документ до его получения․

Рекомендации для работодателя

1. Ввести внутренний регламент, фиксирующий порядок приема и обработки заявлений на выдачу копий трудовых книжек (журнал регистрации, сроки, ответственные лица)․
2. Обеспечить наличие шаблона заверенной копии/выписки, чтобы избежать задержек из‑за оформления․
3. Обучить кадровых сотрудников правилам ст․ 62 ТК РФ и последствиям нарушения сроков․
4. При получении заявления сразу ставить отметку о дате получения и направлять копию заявления в отдел кадров для исполнения․

Рекомендации для работника

1. Формулировать заявление чётко, указывая точный перечень требуемых документов и цель их использования․
2. Сохранять копию заявления и подтверждение его получения (расписку, incoming‑номер, скриншот электронного письма);
3. Если срок выходит за три рабочих дня, сначала направить письменное напоминание работодателю, а при бездействии – обратиться в трудовую инспекцию или суд․

Таким образом, по статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать копию трудовой книжки (или заверенную выписку) не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления работника․ Соблюдение этого срока является обязательным требованием трудового законодательства, а его нарушение может повлечь административную ответственность и возможные исковые требования со стороны работника․ Чёткое соблюдение процедуры подачи заявления и ведения внутреннего документооборота помогает избежать споров и обеспечивает защиту прав обеих сторон․