Вопрос о праве работника получить копию своей трудовой книжки (или выписку из неё) регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами, касающимися электронных трудовых книжек. Ниже рассмотрены основные положения, порядок оформления и особенности выдачи копий в 2024‑2026 гг.
Нормативная база
- Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней выдать документы, связанные с работой, и их копии (в т.ч. трудовую книжку).
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – вводит понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) и форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности).
- Постановление Правительства РФ от № 1765 – утверждает порядок ведения ЭТК и выдачи выписок из неё.
- Приказ Минтруда России от № 697н – образец формы СТД‑Р и требования к её оформлению.
Когда можно выдавать копию трудовой книжки?
Бумажная трудовая книжка
Согласно ст. 62 ТК РФ, работник имеет право получить:
- оригинал трудовой книжки – только при увольнении (п. 2 ст. 62);
- заверенную копию трудовой книжки – по письменному заявлению в любое время действия трудового договора.
Таким образом, выдача копии бумажной ТК допустима в любой момент, если работник подаст соответствующее заявление.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Для работников, выбравших электронный формат ведения трудовой книжки, законодательство не предусматривает выдачи «копии ЭТК» в привычном смысле. Вместо этого работодатель обязан:
- оформить выписку из ЭТК по форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности);
- выдать эту выписку работнику не позднее трёх рабочих дней после получения письменного заявления.
Выписка СТД‑Р имеет юридическую силу копии трудовой книжки и может использоваться для подачи в Пенсионный фонд, при оформлении кредита и т.д.
Порядок выдачи копии (выписки)
- Получение заявления – работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме, но желательно указать:
- ФИО и должность;
- просьбу о выдаче копии трудовой книжки (или выписки СТД‑Р);
- причину запроса (необязательно, но полезно);
- ссылку на ст. 62 ТК РФ.
- Подготовка документа – кадровая служба:
- для бумажной ТК делает точную photocopy всех страниц, заверяет её подписью уполномоченного лица и печатью организации;
- для ЭТК формирует СТД‑Р в соответствии с приказом Минтруда № 697н, подписывает её директором или уполномоченным лицом.
- Регистрация выдачи – рекомендуется вести журнал учёта выданных копий/выписок (номер, дата, ФИО получателя, подпись получателя).
- Вручение документа – копия передаётся работнику под расписку. Срок выдачи – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
[Наименование организации] [ФИО сотрудника] [Должность] [Подразделение] [Дата] Заявление о выдаче копии трудовой книжки Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (или выписку СТД‑Р, если ведётся электронная трудовая книжка) в соответствии со статьёй 62 Трудового кодекса Российской Федерации. Причина запроса: [указать, например, «подача документов в Пенсионный фонд», «оформление кредита» и т.д.]. Подпись _____________ / [ФИО] /
Заявление можно оформить на обычном листе А4, распечатать и подписать. Если организация использует электронный документооборот, заявление направляется через корпоративную систему с электронной подписью.
Особенности заверения копии
- Копия должна быть полной и точной репродукцией оригинала (все записи, печати, подписи).
- Заверяющее лицо ставит свою подпись, указывает ФИО, должность и ставит печать организации (если она есть).
- В случае отсутствия печати допустимо заверение только подписью уполномоченного лица, при условии, что внутренний регламент организации это позволяет.
- Для электронной формы СТД‑Р заверение осуществляется подписью директора или лица, ему доверенного, и, при наличии, электронной печатью организации.
Ответственность за нарушение срока выдачи
Если работодатель не выдаёт копию трудовой книжки (или выписку СТД‑Р) в установленный трёхдневный срок, работник может:
- обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ);
- подать иск в суд о возмещении вреда (например, упущенной выгоды из‑за невозможности оформить пенсию или кредит);
- требовать выплаты компенсации за задержку (ст. 234 ТК РФ).
Практические рекомендации для работодателей
- Внедрить внутренний регламент о выдаче копий трудовой книжки, включающий образец заявления, журнал учёта и ответственных лиц.
- Обучить кадровых сотрудников правильному оформлению СТД‑Р и заверению копий бумажных ТК.
- При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить доступ сотрудников к форме СТД‑Р и информировать их о порядке её получения.
- Хранить копии выданных документов (журнал, сканы заявлений) не менее 50 лет, как того требует законодательство о кадровом документообороте.
Да, работник имеет законное право получить копию своей трудовой книжки (или выписку СТД‑Р при электронном формате). Работодатель обязан выдать такой документ не позднее трёх рабочих дней после получения письменного заявления, завершив её надлежащим образом. Нарушение этого порядка влечёт административную и, при наличии ущерба, гражданскую ответственность.
Соблюдение указанных требований не только защищает права сотрудников, но и минимизирует риски для организации, связанные с возможными спорами и штрафами со стороны контролирующих органов.