Цель статьи: предоставить подробную инструкцию по подготовке и подаче заявления о выдаче новой трудовой книжки, если прежняя была утеряна, а также рассказать о необходимых документах, сроках и особенностях процесса.
Правовая основа
Вопросы, связанные с выдачей новой трудовой книжки, регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 70, 71).
- Постановление Правительства РФ от № 618 «Об утверждении Положения о трудовой книжке».
- Приказ Минтруда России от № 117н «Об утверждении формы заявления о выдаче новой трудовой книжки».
Согласно этим документам, при утере (а также при порче, утрате, уничтожении) трудовой книжки работник имеет право получить новую, а прежняя считается недействительной.
Когда необходимо подавать заявление
Заявление о выдаче новой трудовой книжки подаётся в следующих случаях:
- Полная утрата (потеря, кража, сгорание и т.п.).
- Существенное повреждение, которое делает запись в книжке нечитаемой.
- Уничтожение книжки в результате стирания, порчи водой, химией и др.
- Случай, когда книжка была изъята работодателем, но не возвращена в установленный срок.
Перечень необходимых документов
Для получения новой трудовой книжки вам понадобится следующий пакет документов:
- Заявление о выдаче новой трудовой книжки (образец ниже).
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
- Свидетельство о смерти (если книжка утеряна в результате смерти владельца – в этом случае заявление подаёт наследник).
- Справка о полисе ДМС (по желанию, иногда требуется для подтверждения личности).
- Справка из полиции о факте утери/кражи (не обязательна, но ускоряет процесс).
- Трудовая книжка, если она найдена (для отметки «утеря» в старой книжке).
Как правильно оформить заявление
Заявление должно быть написано от руки или в электронном виде (если позволяет ваш работодатель). Образец заявления:
Заявление о выдаче новой трудовой книжки в связи с утерей Я, Ф.И.О., дата рождения, паспорт: серия ____ номер ____, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: полный адрес, прошу выдать мне новую трудовую книжку в связи с утратой прежней (кража/потеря/пожар и др.) №_____ от дата выдачи. Приложения: Копия паспорта. Справка из полиции (при наличии). Копия старой трудовой книжки (если найдена) с отметкой «утеря». Иные документы, подтверждающие обстоятельства утери.
Куда подавать заявление
Заявление подаётся в:
- Отдел кадров вашего текущего работодателя (если вы уже трудоустроены).
- Отдел по работе с персоналом (служба занятости) в случае, если вы безработный.
- Многофункциональный центр (МФЦ) или отдел по работе с гражданами в администрации вашего региона.
Если вы уже имеете новое место работы, то заявление подаётся в его отдел кадров, а старую (утерянную) книжку в организации, где она была выдана, отмечают как «утеря».
Сроки рассмотрения
Согласно пункту 6 Приказа Минтруда РФ № 117н, срок выдачи новой трудовой книжки составляет не более 5 рабочих дней со дня подачи полного пакета документов. В случае подачи через МФЦ срок может быть продлен до 10 дней.
Возможные проблемы и способы их решения
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Отказ в выдаче без объяснения причин | Неполный пакет документов | Уточнить список недостающих бумаг у кадровика и предоставить их в течение 3‑5 дней. |
| Отсутствие отметки «утеря» в старой книжке | Старая книжка не найдена | Попросить работодателя оформить справку о невозможности найти книжку и приложить её к заявлению. |
| Задержка более 10 дней | Бюрократический проволочка | Подать письменный запрос в отдел кадров/МФЦ, а при необходимости – обратиться в Трудовую инспекцию. |
Полезные советы
- Сохраняйте копию заявления и всех приложений – это поможет в случае потери оригиналов.
- Если утеря произошла в общественном месте, сразу же сообщите в полицию и получите справку.
- При получении новой книжки проверьте, что в ней правильно указаны все сведения о предыдущих местах работы.
- Храните трудовую книжку в отдельном, защищённом от влаги и механических повреждений месте.
Примерный порядок действий (шаг за шагом)
- Соберите все необходимые документы (паспорт, справка из полиции, копия старой книжки, если есть).
- Составьте заявление по образцу, указав все требуемые реквизиты.
- Подайте заявление в отдел кадров текущего работодателя или в МФЦ.
- Получите подтверждение о приёме заявления (копию или расписку).
- Ожидайте выдачу новой трудовой книжки (не более 5‑10 рабочих дней).
- После получения книжки проверьте её на наличие ошибок и подпишите её в присутствии работодателя.
Утрата трудовой книжки – ситуация, требующая быстрого реагирования, поскольку без неё невозможно оформить новые трудовые отношения или оформить пенсию. Правильное оформление заявления и своевременное предоставление всех требуемых документов позволяют получить новую книжку в кратчайшие сроки и избежать лишних проблем.
Помните: официальное заявление и подтверждающие документы – ваш главный инструмент в решении этой задачи.
Дата публикации: