Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Пока сотрудник трудится в организации‚ оригинал трудовой книжки хранится у работодателя․ Выдавать его на руки просто так запрещено законом․ Однако в жизни бывают ситуации‚ когда предоставление именно оригинала документа строго необходимо․ Как оформить выдачу‚ в каких случаях закон обязывает работодателя это сделать‚ и какие существуют риски? Разберемся во всем подробно․
Когда работодатель обязан выдать оригинал?
Согласно действующему законодательству‚ в частности статье 62 ТК РФ‚ выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику возможна только в строго определенных случаях․
Для целей обязательного социального страхования
Это самое частое и законное основание для предоставления оригинала․ Работодатель обязан выдать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР)․ Например‚ для назначения пенсии‚ оформления пособий по временной нетрудоспособности или материнского капитала․
При увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан вернуть работнику оригинал трудовой книжки․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде‚ работодатель должен вернуть ему бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней (п․ 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․
По запросу суда
Иногда для разрешения трудовых споров судебная комиссия требует оригинал․ В этом случае оптимальный вариант — официальный запрос суда на выдачу трудовой книжки‚ который работодатель обязан исполнить․
Важно: В настоящее время для подачи заявления на загранпаспорт не требуется предоставлять ни копию‚ ни тем более оригинал трудовой книжки․ Также оригинал не выдаеться для оформления кредитов в банках, для этого достаточно правильно заверенной копии․
Как оформить выдачу оригинала?
Выдача оригинала документа — это серьезный шаг для работодателя‚ поэтому процедура строго регламентирована․
- Письменное заявление․ Работник должен написать заявление на предоставление трудовой книжки․ В заявлении обязательно следует указать причину‚ по которой необходим оригинал (например‚ «для предоставления в СФР для назначения пенсии»)․ Работодатель не имеет права выдать документ без указания цели․
- Регистрация выдачи․ Факт выдачи оригинала фиксируется в книге учета движения трудовых книжек․ Работник обязательно должен расписаться в получении․
Сроки возврата документа
Выдача оригинала трудовой книжки на руки возлагает на работника обязанность вернуть ее работодателю в срок не более чем 3 рабочих дня с момента получения на руки (с момента окончания действия причины‚ по которой документ был выдан‚ например‚ после возвращения из СФР)․
Если работник не вернул документ вовремя‚ работодатель должен направить ему уведомление о необходимости вернуть трудовую книжку․
Зачем нужна копия и как ее правильно заверить?
В большинстве случаев банки‚ визовые центры и другие организации требуют не оригинал‚ а заверенную копию трудовой книжки․ Согласно ст․ 62 ТК РФ‚ копия или выписка из трудовой книжки представляется работодателем работнику бесплатно в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления․
Правила заверения копии в 2026 году
Чтобы копия имела юридическую силу‚ она должна быть заверена по ГОСТу․ Особое внимание уделяется случаям‚ когда копия предоставляется в сторонние организации (банки‚ паспортно-визовые центры и т․д․)․
- На каждой странице копии проставляется надпись: «Верно» или используется специальный штамп․
- Указывается должность лица‚ заверившего копию‚ его подпись и расшифровка подписи․
- Проставляется дата заверения․
- Обязательное условие для других организаций: необходимо указать место‚ где хранится оригинал․ Используется фраза: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ____ год»․ Это нужно‚ чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала․
- Отметка подтверждается печатью или штампом работодателя (при наличии)․
А если работник ИП или безработный?
Если человек является индивидуальным предпринимателем или в данный момент нигде не трудоустроен‚ а оригинал трудовой книжки находится у него на руках‚ копия трудовой книжки заверяется нотариально․ Самостоятельно заверить свою трудовую книжку нельзя․
Оригинал при сокращении
Отдельно стоит упомянуть увольнение по сокращению штата․ Для получения выходного пособия за второй месяц после увольнения‚ бывшему сотруднику необходимо подтвердить‚ что он не трудоустроен․ Для этого ему нужно показать работодателю оригинал бумажной трудовой книжки‚ в которой отсутствует запись о новом месте работы․
Предоставление оригинала трудовой книжки — это исключительная мера‚ которая строго регламентирована Трудовым кодексом РФ․ Работодатель несет полную ответственность за сохранность этого документа‚ поэтому выдача на руки осуществляется только по письменному заявлению с указанием законной причины (в первую очередь, для нужд социального страхования) и под роспись сотрудника․ Помните о главном правиле: оригинал должен быть возвращен в течение 3 рабочих дней․ Во всех остальных случаях для подтверждения стажа достаточно грамотно заверенной копии․