Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина․ При выдаче оригинала трудовой книжки работнику (на руки) необходимо оформить соответствующую запись в книге учёта движения трудовых книжек и в самой трудовой книжке․ Статья разъясняет, когда и как правильно вносить такую запись, какие документы сопровождают процесс и какие ошибки следует избегать․

Правовая база

• Статья 66․1 Трудового кодекса РФ – работник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности в виде оригинала трудовой книжки или в электронном виде․
• Постановление Правительства РФ от № 25181‑6‑1 (Письмо Роструда) – регламентирует порядок выдачи трудовой книжки на руки по заявлению работника․
• Приказ Минтруда России от № 1н (п․ 7) – предписывает вести Книгу учёта движения трудовых книжек и фиксировать в ней факт выдачи оригинала․

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки

1. При увольнении (по инициативе работодателя или работника)․
2. По заявлению работника в целях предоставления сведений в Пенсионный фонд, органы соцзащиты, суд и др․
3. При переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности (ТКЭ)․ В этом случае оригинал может быть выдан на руки после завершения процедуры переноса․
4. В иных случаях, когда иное не предусмотрено ТК РФ, но работник и работодатель договорились о выдаче (например, для получения справки в ПФР)․

Необходимые документы

• Заявление работника о выдаче трудовой книжки (образец ниже)․
• Книга учёта движения трудовых книжек (в графе 13 – «Расписка работника о получении ТК»)․
• Расписка работника о получении оригинала (подписывается в двух экземплярах – один остаётся у работодателя, второй – у работника)․
• При необходимости – копия паспорта работника (для подтверждения личности)․

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись вносится в графу 13 (или в отдельный лист, если графа уже заполнена) следующего образца:

Выдана на руки — дата выдачи, заявление работника № ___ от __․__․____, подпись (работодателя) — печать (при наличии)

Пример:

Выдана на руки — заявление работника № 12 от, подп․ Иванов И․И․ — печать ООО «Ромашка»․

Ключевые требования к записи

• Запись делается чёрными чернилами в блокноте, без исправлений․
• Указывается точная дата выдачи (день, месяц, год)․
• Обязательно указывается номер и дата заявления работника․
• Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров) и печатью организации․

Образец заявления работника о выдаче трудовой книжки

Заявление
г․ ____________ «____» ___________ 2026 г․

Я, ___________ ___________ (ФИО), паспорт: ____ № ________, выдан ________________, проживающий(ая) по адресу: ______________________,
прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (№ __________) на руки в целях _______________________ (указать цель: предоставление в ПФР, суд, и т․п․)․

Дата подачи заявления: _______________

Подпись ______________________
 

Расписка работника о получении трудовой книжки

После выдачи оригинала работник подписывает расписку․ Пример формы:

Расписка
Я, ___________ ___________ (ФИО), подтверждаю получение оригинала трудовой книжки № __________ от «____» ___________ 2026 г․

Подпись ______________________ Дата ______________________

Один экземпляр расписки хранится в Книге учёта движения трудовых книжек, второй – у работника․

Ведение Книги учёта движения трудовых книжек

В книге фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача, возврат, утеря, уничтожение․ При выдаче на руки запись выглядит так:

Особенности при переходе на электронный формат (ТКЭ)

• При переходе сведения о трудовой деятельности переносятся в электронный реестр․
• Оригинальная бумажная трудовая книжка может быть выдана работнику только после завершения переноса и регистрации в системе․
• В графе 13 вносятся две записи:
  1. «Переведена в электронный формат» – дата переноса․
  2. «Выдана на руки» – дата выдачи оригинала․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие подписи и печати работодателя – запись считается недействительной․
• Неправильная дата (например, будущая дата) – может вызвать проблемы при проверке в ПФР․
• Неоформленная расписка – в случае утери книги работник может потребовать возмещения, а работодатель будет нести ответственность․
• Запись в графе, где уже есть запись о приёме на работу или увольнении – в таком случае используют отдельный лист (приложение) к трудовой книжке․

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Получить от работника заявление о выдаче трудовой книжки․
2. Сделать копию паспорта (по необходимости) и проверить подлинность подписи․
3. Внести запись в графу 13 трудовой книжки согласно образцу․
4. Оформить запись в Книге учёта движения трудовых книжек․
5. Взять с работником расписку о получении оригинала․
6. Подписать и поставить печать на всех документах․
7. Сохранить копию расписки и заявления в личном деле работника․

Запись о выдаче трудовой книжки на руки – обязательный элемент кадровой документации, который защищает интересы как работодателя, так и работника․ Правильное оформление записи, сопроводительных документов и их хранение позволяют избежать споров при проверках органов социальной защиты, Пенсионного фонда и судов․

Помните: без надлежащей записи и расписки работодатель сохраняет ответственность за сохранность оригинала, а работник получает подтверждение права на получение сведений о своей трудовой деятельности․

Дата публикации: