Вопрос о выдаче оригинала трудовой книжки (или её дубликата) на руки сотруднику часто возникает у работодателей и самих работников. Чтобы дать чёткий ответ, необходимо разобраться в правовых нормах, особенностях оформления и современных тенденциях в сфере труда.
Что такое «оригинал» трудовой книжки?
Термин оригинал в русском языке означает исходный документ, образец, с которого делается копия. В контексте трудовых книжек оригиналом считается первый экземпляр, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника.
- Оригинал может быть бумажным или электронным (ЭТК).
- В документе могут быть сделаны дубликаты – копии, которые также имеют юридическую силу.
- Неправильные варианты написания: оригинал, орегинал, оригенал – правильное написание – оригинал.
Выдача оригинала бумажной трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ, при приёме на работу работодатель обязан получить оригинал трудовой книжки сотрудника (если она оформлена в бумажном виде). После этого в книжке вносятся сведения о новом месте работы.
Как оформить выдачу оригинала?
- Сотрудник предоставляет оригинал своей старой трудовой книжки (или её дубликат, если оригинал утерян).
- Работодатель вносит сведения о новом трудовом месте в соответствующие поля.
- После завершения записи в книжке работодатель выдаёт сотруднику копию (дубликат) с отметкой о вводе данных.
- Оригинал остаётся в архиве у работодателя.
Таким образом, выдавать оригинал на руки сотруднику нельзя – он остаётся у работодателя. На руки выдаётся копия (дубликат) с отметкой о вводе данных.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки. Это значит, что бумажные формы постепенно выходят из обращения. При переходе на ЭТК:
- Все записи вносятся в электронную систему.
- Сотрудник получает электронный доступ к своей книжке (через личный кабинет или мобильное приложение).
- Оригинала в привычном бумажном виде больше не выдаётся.
Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная книжка?
Если сотрудник уже имеет бумажный оригинал, он может:
- Перевести данные в электронный формат по согласованию с работодателем.
- Предоставить копию бумажной книжки для архивного хранения.
- Получить доступ к ЭТК через личный кабинет.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдавать сотруднику копию оригинала?
Да, копию (дубликат) можно выдавать на руки. Она содержит отметку о вводе данных и имеет юридическую силу для подтверждения трудового стажа.
Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
В случае утери оригинала сотрудник должен:
- Подать заявление о потере.
- Предоставить копию (если есть) или выписку из трудовой деятельности;
- Работодатель может оформить выписку из трудовой деятельности как официальный документ;
Как оформить дубликат оригинала?
Для оформления дубликата необходимо:
- Получить заявление от сотрудника.
- Сделать копию (скан) оригинала.
- Внести в копию отметку «Дубликат» и подпись ответственного лица.
- Выдать копию сотруднику.
Итак, выдавать оригинал трудовой книжки на руки сотруднику нельзя. Оригинал остаётся у работодателя, а на руки выдаётся копия (дубликат) с отметкой о вводе данных. С переходом на электронные трудовые книжки в будущем выдача оригиналов в бумажном виде будет полностью заменена на цифровой доступ к информации.
Понимание этих нюансов помогает избежать ошибок при оформлении документации и гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ.