Вопрос выдачи оригинала трудовой книжки часто возникает у работодателей и сотрудников․ Ниже подробно рассматриваются правовые нормы, практические рекомендации и ответы на типичные ситуации․
Правовые основания
1․1 Трудовой кодекс РФ
Согласно ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать работнику оригиналы и копии документов, связанных с работой, в т․ч․ и трудовую книжку․ Однако выдача оригинала допускается только в случаях, когда это необходимо для выполнения конкретных официальных требований․
1․2 Правила ведения и хранения трудовых книжек
По п․ 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ответственность за их хранение возлагается на работодателя․ Поэтому оригиналы хранятся не в личном деле сотрудника, а в специальных ящиках или сейфах, обеспечивающих их сохранность․
1․3 Электронные трудовые книжки
С 2021 г․ в организации ведётся только электронная форма трудовой книжки․ При этом оригинал бумажной книжки может быть выдан только по запросу, связанному с конкретной целью․
Когда можно выдавать оригинал?
Оригинал трудовой книжки можно выдать сотруднику только в следующих случаях:
- Оформление пенсии – необходима для представления в Пенсионный фонд․
- Предоставление в органы социального страхования (например, для получения пособий)․
- Возможность перевода данных в банк или другие организации, требующие оригинала․
Во всех остальных ситуациях выдавать оригинал не требуется – достаточно заверенной копии или выписки․
Как правильно оформить выдачу оригинала?
3․1 Требования к заявлению сотрудника
Сотрудник, просящий выдать оригинал, должен указать причину в письменном заявлении․ Примеры формулировок:
- «Для представления в ПФР при оформлении пенсии»․
- «Для предоставления в банк в целях подтверждения стажа»․
3․2 Оформление акта выдачи
После выдачи оригинала работодатель должен оформить акт об отказе от получения (если сотрудник отказывается от копии) или расписку о получении оригинала․ Это позволяет зафиксировать факт передачи документа․
3․3 Возможность отказа
Если причина выдачи не соответствует требованиям (например, сотрудник хочет использовать оригинал для личных целей), работодатель имеет право отказать в выдаче оригинала и предложить только заверенную копию․
Что делать при увольнении?
В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку с отметкой об увольнении․ Это требование следует выполнить независимо от того, была ли выдача оригинала ранее․
4․1 Формы документов
- Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку – образец уведомления․
- Акт об отказе от получения – если сотрудник не берёт оригинал․
- Заявление родственника умершего работника – в случае смерти сотрудника․
Практические рекомендации работодателю
- Храните оригиналы в специальных ящиках или сейфах, чтобы избежать их потери․
- При запросе сотрудника уточняйте цель выдачи и фиксируйте её в заявлении․
- Всегда оформляйте акт выдачи или расписку․
- Если цель выдачи не подтверждена (например, не планируется пенсия), откажите в выдаче оригинала и предложите копию․
- Для электронных книжек используйте портал Госуслуг для получения официальных выписок․
Частые вопросы и ответы
- Можно ли выдать оригинал сотрудникам, которые не увольняются? – Да, но только если есть законный оснований (пенсия, социальное страхование)․
- Кто отвечает за утрату оригинала? – Работодатель, так как он хранит документ в специальном месте․
- Нужен ли оригинал для банковских операций? – Обычно достаточно заверенной копии, но в некоторых банках могут потребовать оригинал․
- Как заверить копию трудовой книжки? – С помощью образца заявления, доступного на сайте КонсультантПлюс, или через портал Госуслуг․
Оригинал трудовой книжки выдавать можно, но только в случаях, когда это требуется законом (пенсия, социальное страхование) и после получения от сотрудника обоснованного заявления․ В остальных ситуациях достаточно заверенной копии, а работодатель обязан хранить оригинал в безопасном месте и выдавать его в день увольнения вместе с отметкой об увольнении․