Вопрос выдачи оригинала трудовой книжки работнику во время действия трудового договора является одним из самых спорных в кадровом делопроизводстве. С одной стороны, документ содержит персональные данные и историю стажа, с другой — работники часто просят оригинал для оформления пенсий, виз или кредитов. Разберемся, что говорит закон, какие существуют исключения и как работодателю обезопасить себя от штрафов.
Общее правило: Трудовая книжка хранится у работодателя
Согласно сложившейся практике и требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек, основным местом хранения этого документа является организация-работодатель. Трудовая книжка выдается на руки работнику только в день увольнения (прекращения трудового договора).
Законодательство РФ не содержит прямого запрета на выдачу книжки во время работы, однако и четкого разрешения на произвольную выдачу «по просьбе» также нет. Это создает правовую неопределенность, которую суды и контролирующие органы трактуют чаще всего в пользу сохранения документа у работодателя.
Единственное законное исключение: Оформление пенсии
Существует единственный случай, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работающему сотруднику. Это необходимо для оформления пенсии.
Порядок действий в этом случае строго регламентирован:
- Работник должен подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки.
- В заявлении должна быть указана цель — «для оформления пенсии».
- Работодатель обязан выдать документ не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Важно помнить: работодатель не обязан проверять, действительно ли сотруднику нужна книжка именно для пенсии, если он указал это в заявлении. Однако после использования документа работник обязан вернуть его обратно.
Можно ли выдать книжку для других целей (виза, кредит, суд)?
Если работник просит оригинал для предъявления в банк, консульство или суд, юридическая позиция следующая:
- Законодательного основания для выдачи нет. В отличие от пенсионного случая, других исключений Трудовой кодекс не предусматривает.
- Риск утраты документа. Пока трудовая книжка находится у работника, ответственность за ее сохранность несет он. Однако, если документ будет утерян или испорчен, работнику будет крайне сложно восстановить стаж, и он может попытаться возложить вину на работодателя, утверждая, что книжку у него «забрали» или не приняли обратно.
- Альтернатива. Для большинства целей (банки, визы) достаточно заверенной копии трудовой книжки или выписки из нее, которые работодатель обязан предоставить по статье 62 ТК РФ.
Некоторые эксперты допускают выдачу оригинала по письменному заявлению работника с указанием причины и срока возврата, но это остается на усмотрение работодателя и несет определенные риски.
Процедура выдачи и возврата: Как обезопасить работодателя
Если принято решение выдать трудовую книжку (для пенсии или в порядке исключения), необходимо строго соблюсти документальное сопровождение:
Заявление работника
Работник должен написать заявление в свободной форме, где укажет:
- Причину запроса оригинала.
- Срок, на который берется документ.
- Обязательство вернуть книжку в организацию.
Фиксация выдачи
Факт выдачи оригинала необходимо зафиксировать. Это можно сделать двумя способами:
- Внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек с отметкой о выдаче на руки и последующем возврате.
- Попросить работника расписаться в журнале регистрации или на копии заявления о получении оригинала.
Возврат документа
При возврате трудовой книжки также желательно зафиксировать этот факт (расписка работника или отметка в журнале), чтобы подтвердить, что документ вернулся в организацию целым и невредимым.
Ответственность и риски
Что грозит работодателю за неправильные действия с трудовыми книжками?
- Административная ответственность. За нарушение порядка хранения и ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ) на организацию может быть наложен штраф.
- Материальная ответственность. Если работник не вернет трудовую книжку, а работодатель не сможет доказать факт ее выдачи на руки (например, нет заявления или расписки), то при увольнении сотрудника работодатель будет обязан компенсировать ему время простоя из-за отсутствия документа.
- Отсутствие ответственности при возврате. Судебная практика показывает: если трудовая книжка уже находится на руках у сотрудника (по его заявлению), он не может требовать ее выдачи при увольнении повторно или жаловаться на задержку, пока документ у него.
Резюме
Выдача трудовой книжки на руки работающему сотруднику — это исключительная ситуация. Основное правило: оригинал хранится у работодателя и выдается только при увольнении. Исключение: оформление пенсии (обязательная выдача по заявлению). Во всех остальных случаях рекомендуется выдавать заверенные копии, чтобы избежать рисков потери документа и судебных споров.
Помните: правильное документальное оформление выдачи и возврата — ваша главная защита в случае возникновения спорных ситуаций.