Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. По законодательству РФ оригинал трудовой книжки в обычных случаях выдается только при увольнении. Тем не менее‚ в ряде ситуаций работник может потребовать её выдачу на руки до увольнения. В этой статье подробно рассматриваются правовые основания‚ порядок оформления заявления‚ необходимые сопроводительные документы и практические рекомендации для работодателя и сотрудника.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 84.1‚ пункт 10 Порядка заполнения формы СТД‑Р.
• Постановление Правительства РФ № 1109‑н от о порядке выдачи и учета трудовых книжек.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ от об электронных трудовых книжках (ЭТК) – с 1 января 2026 г. полностью завершён переходный период.

Согласно вышеуказанным нормативным актам‚ оригинал бумажной трудовой книжки может быть выдан работнику до увольнения только по его письменному заявлению и при соблюдении ряда формальностей.

В каких случаях возможно выдавать оригинал трудовой книжки на руки?

1. Необходимость представления в органы государственной власти (Пенсионный фонд РФ‚ Федеральная миграционная служба‚ органы соцзащиты и др.).
2. Выдача в связи с оформлением визы‚ получения заграничного паспорта‚ переездом за границу.
3. Требование работодателя‑контрагента (например‚ при передаче персонала в субподряд).
4. Срочная необходимость в оригинале для получения кредита‚ страхования и т.п.
5. Согласие работодателя на временную выдачу (внутренний регламент организации).

Во всех перечисленных случаях работник обязан предоставить работодателю письменное заявление‚ а работодатель – оформить выдачу в журнале учёта и получить расписку от работника.

Кто может получить оригинал трудовой книжки?

• Сам работник (при наличии его личного заявления).
• Третье лицо – только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности‚ в которой указаны полномочия на подписание заявления и получение оригинала.

Если работник не может лично получить книжку (например‚ находится в командировке)‚ он может оформить доверенность на представителя. Доверенность должна быть нотариально заверена.

Порядок оформления заявления

Содержание заявления

Заявление составляется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

• Шапка: «На имя (ФИО руководителя) / (наименование организации)».
• Полные ФИО работника‚ должность‚ подразделение.
• Точная формулировка просьбы (выдать оригинал трудовой книжки).
• Основание (цель выдачи‚ например: «для предоставления в Пенсионный фонд РФ при оформлении трудовой пенсии»).
• Срок‚ на который требуется оригинал (если он ограничен).
• Подпись работника и дата.

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ


На имя ___________________________ (ФИО руководителя организации)


От _______________________________ (ФИО работника)


Должность ________________________ (должность)


Подразделение ____________________ (отдел/служба)



Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки № ___________ (при наличии) на руки для предоставления в Пенсионный фонд РФ в целях оформления трудовой пенсии.



Срок выдачи: __________________________ (указать количество дней‚ если необходимо).



Обязуюсь вернуть оригинал трудовой книжки в срок до ____________ (указать дату возврата) и обеспечить её сохранность.



Дата ____________ ____________ 2026 г;


Подпись ____________ /________________/

Подача заявления

• Заявление подаётся в отдел кадров (или в уполномоченный орган организации) лично или в электронном виде (через корпоративный портал).
• Работодатель обязан рассмотреть заявление и выдать оригинал в течение трёх рабочих дней со дня его получения (пункт 10 Порядка заполнения СТД‑Р).

Оформление выдачи

Журнал учёта выдачи трудовых книжек

Для контроля сохранности документа рекомендуется вести отдельный журнал (или использовать электронный реестр). В журнале фиксируются:

Расписка от работника

При получении оригинала работник подписывает расписку‚ в которой указывает:

• Дата получения.
• Подтверждение получения оригинала.
• Обязательство вернуть книжку в установленный срок.

Пример расписки:

РАСПИСКА


Я‚ Иванов Иван Иванович‚ получил(а) оригинал трудовой книжки № 123456 от г. на руки.


Обязуюсь вернуть её в срок до г. в отдел кадров организации «ООО «Пример».



Дата ____________ 2026 г. Подпись ____________/И.И. Иванов/

Копия оригинала для работодателя

Для снижения риска потери оригинала рекомендуется сделать фотокопию (или скан) трудовой книжки и оставить её в личном деле работника; В случае утери оригинала процесс получения дубликата будет упрощён.

Что делать‚ если оригинал утерян?

1. Работник подаёт заявление о потере трудовой книжки.
2. Работодатель в течение 5 дней вносит запись о потере в журнал учёта.
3. Работнику выдается дубликат (заполняется форма СТД‑Р‚ ставится отметка «дубликат»).
4. При наличии копии оригинала процесс ускоряется‚ так как сведения о стаже уже зафиксированы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять заявление подписью и печатью организации?

Подпись работника обязательна. Печать ставится только в случае‚ если заявление подаётся в бумажном виде и требуется официальное подтверждение получения (например‚ в государственных учреждениях).

Можно ли получить оригинал трудовой книжки без заявления?

Нет. По закону оригинал выдаётся только по письменному заявлению работника (или его уполномоченного представителя).

Сколько времени имеет работодатель на выдачу оригинала?

Трудовой кодекс устанавливает срок в три рабочих дня со дня получения заявления.

Можно ли выдать оригинал на постоянной основе (не возвращать)?

Только при увольнении. В остальных случаях оригинал всегда остаётся в распоряжении работодателя‚ а работнику выдаётся либо копия‚ либо временно выданный оригинал с обязательством возврата.

Как оформить выдачу через электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Для ЭТК работник подаёт электронное заявление в системе «Госуслуги» или через корпоративный портал. После одобрения в системе появляется запись о выдаче сведений о трудовой деятельности‚ и оригинал в бумажном виде не требуется.

• Всегда требуйте от работника письменное заявление с указанием конкретной цели выдачи оригинала.
• Оформляйте выдачу в журнале учёта и получайте подпись расписки;
• Сохраняйте копию оригинала в личном деле сотрудника.
• Соблюдайте установленный законом срок в три рабочих дня.
• При выдаче третьему лицу требуйте нотариально удостоверенную доверенность.

Соблюдая эти простые‚ но важные правила‚ вы минимизируете риск потери трудовой книжки‚ избежите юридических конфликтов и обеспечите прозрачность взаимодействия с сотрудниками.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1)
• Электронная трудовая книжка (ЭТК)
• Постановление Правительства РФ № 1109‑н от