Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ По общему правилу, установленному законодательством, работодатель обязан хранить трудовые книжки своих сотрудников в течение всего периода их работы и несет ответственность за их сохранность․ Однако из этого правила есть исключения․ В каких же случаях работодатель имеет право или обязан выдать оригинал трудовой книжки на руки работнику? Разберемся подробно․
Выдача при увольнении (прекращении трудового договора)
Это самый главный и распространенный случай․ Согласно Трудовому кодексу РФ, при увольнении работника работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (день увольнения)․
В этот день в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора, и работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек о том, что получил документ на руки․
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения?
Часто бывают ситуации, когда сотрудник в последний рабочий день отсутствует (например, заболел или просто не явился)․ В таком случае работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Если работник обратился уже после увольнения
Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения и позже обратился за ней письменно, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (часть шестая ст․ 84․1 ТК РФ)․
Выдача для целей обязательного социального страхования
Можно ли выдать оригинал трудовой книжки работающему сотруднику? Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты не содержат норм, обязывающих работодателя выдавать оригинал по просьбе работника в период действия трудовых отношений․ Однако есть одно исключение, закрепленное в статье 62 ТК РФ․
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать ему оригинал трудовой книжки в целях его обязательного социального страхования (например, для назначения пенсии, оформления пособий в ФСС и т․д․)․
Условия и ответственность при временной выдаче
При выдаче трудовой книжки по этому основанию необходимо соблюдать строгие правила:
- Письменное заявление — работник должен указать цель получения и срок, на который забирает документ․
- Расписка — сотрудник обязан написать расписку о получении трудовой книжки на руки с указанием даты возврата․
- Возврат — после выполнения цели (например, предоставления документа в Социальный фонд) работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю․
Если работник не вернет документ в оговоренный срок, работодатель несет риски․ Именно поэтому кадровики часто просят сотрудников приносить копии или выписки из трудовой книжки, а оригинал стараются не отпускать․ Тем не менее, для целей социального страхования отказать в выдаче оригинала нельзя․
Выдача в случае смерти работника
Трагический, но юридически значимый случай․ Если работник умирает, трудовой договор прекращается․ После внесения в трудовую книжку соответствующей записи о прекращении трудового договора:
- Документ выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку․
- Либо трудовая книжка высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Задержка выдачи трудовой книжки — это серьезное нарушение, влекущее за собой негативные последствия для работодателя․
Если выдача задержана по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок; Это связано с тем, что без трудовой книжки работник, как правило, не может трудоустроиться на новое место работы․
В таком случае днем увольнения считается день фактической выдачи трудовой книжки․ Работодателю придется издать новый приказ об увольнении с новой датой, а все записи в трудовой книжке признать недействительными и внести новые․
Краткие итоги
- При увольнении работника — в последний день его работы (или в течение 3 дней после письменного обращения, если сотрудник не забрал ее сразу)․
- Для предоставления в органы обязательного социального страхования, по письменному заявлению работника на ограниченный срок․
- В случае смерти работника — родственникам под расписку при предъявлении свидетельства о смерти․
Во всех остальных случаях, в т․ч․ для внесения исправлений, перевода на другую работу или по другим личным нуждам, работодатель не обязан выдавать оригинал трудовой книжки․ Для подтверждения стажа и трудовой деятельности сотруднику должны предоставляться заверенные копии или выписки из трудовой книжки․