Оформление пенсии – один из самых важных этапов в жизни любого работника. Для подтверждения трудового стажа и начисленного страхового времени пенсионный фонд требует предоставления документов, в т.ч. трудовой книжки. Вопрос, может ли работодатель выдать оригинал трудовой книжки сотруднику, остаётся актуальным и в 2026 году. Ниже разберём законодательные основы, практические нюансы и пошаговый порядок действий.

Почему оригинал трудовой книжки важен для пенсионного фонда?

• Проверка достоверности записей о трудовом стаже.
• Подтверждение даты начала и окончания трудовых отношений.
• Устранение риска подделки данных.
• Обеспечение корректного расчёта пенсионных прав.

В большинстве случаев пенсионный фонд принимает копию трудовой книжки, но в ряде ситуаций оригинал может потребоваться для уточнения деталей.

Законодательная база

В России основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. В нём закреплено, что:

«Трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовые отношения и страховой стаж. Работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение всего срока трудовых отношений и после их окончания».

В Украине применяются Положения Пенсионного фонда Украины (ПФУ) и Положения о порядке передачи данных о трудовой книжке в ПФУ. В них прописаны требования к оцифровке и передаче копий.

Когда можно выдать оригинал трудовой книжки?

1. При завершении трудового договора – работодатель обязан передать оригинал сотруднику, если он просит.
2. Для оформления пенсии – в большинстве регионов достаточно копии, но в некоторых случаях ПФУ может запросить оригинал.
3. При наличии доверенности – работодатель может выдать оригинал доверенному лицу, но только при наличии письменного согласия работника.

Важно помнить, что трудовой кодекс РФ не предусматривает выдачу оригинала трудовой книжки работнику в период действия трудового договора. Поэтому, если сотрудник ещё работает, лучше предоставить копию.

Как оформить выдачу оригинала трудовой книжки

1. Составьте заявление о выдаче трудовой книжки (пример в КонсультантПлюс).
2. Подпишите заявление лично работником.
3. Сделайте чёткий скан оригинала (цветной, без искажений).
4. Подпишите скан КЭП (электронный цифровой сертификат) – это подтверждает подлинность.
5. Передайте оригинал сотруднику, а копию сохраните в кадровом отделе.

Требования к скан-копии трудовой книжки

• Цветной, без размытостей.
• Полный состав текста: название, серия, номер, дата выдачи, печати, подписи.
• Четкое изображение фамилии, имени, отчества владельца.
• Все записи о трудовом стаже, включая даты начала и окончания работы;
• Сохранить в формате PDF или JPEG, размер файла не более 10 МБ.

Скан-копию можно загрузить в портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ) через раздел «Электронные услуги»:

1. Нажмите «Добавить файл», выберите тип файла и загрузите скан.
2. Подпишите документ КЭП.
3. Нажмите «Подписать и отправить».
4. Ожидайте подтверждения от ПФУ в разделе «Сведения о трудовых отношениях».

Подача документов в ПФУ/ПФР

Для Украины:

• Подайте скан-копию через веб‑портал ПФУ.
• Укажите в заявлении РНУКПН работника и период отправки трудовой книжки.
• Ответственный сотрудник ПФУ проверит данные и сообщит о результатах оцифровки.

Для России:

• Подача копии трудовой книжки в ПФР осуществляется через портал «Пенсия.ру».
• При необходимости оригинала – работодатель передаёт его сотруднику, а копию отправляет в ПФР.
• ПФР может запросить оригинал для уточнения записей.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать оригинал трудовой книжки сотруднику, который ещё работает?

По Трудовому кодексу РФ это не предусмотрено. Лучше выдавать копию.

Нужен ли оригинал для оформления досрочной пенсии?

В большинстве случаев достаточно копии, но в отдельных случаях ПФР может запросить оригинал.

Как быстро получить копию трудовой книжки?

Сканирование и подпись КЭП занимает 5–10 минут. Подача в ПФУ занимает 1–2 рабочих дня.

Можно ли использовать мобильный телефон для сканирования?

Да, но убедитесь, что изображение чёткое и содержит все реквизиты.

Практические советы

• Проверяйте, чтобы в скане были видны все страницы, включая пустые.
• Сохраняйте оригинал в надёжном месте (например, в сейфе).
• Ведите журнал выдачи оригиналов, чтобы избежать конфликтов.
• При работе с ПФУ обязательно подпишите документы КЭП;
• Если ПФУ требует оригинал, предоставьте его сотруднику, а копию отправьте в ПФУ.

Выдача оригинала трудовой книжки в пенсионный фонд – важный, но часто недоразумённый процесс. В большинстве случаев копия достаточна, но при необходимости оригинал можно выдать только после завершения трудовых отношений или по письменному запросу сотрудника. Соблюдение требований к сканированию и правильная подача документов в ПФУ/ПФР помогут избежать задержек и претензий со стороны пенсионного фонда.

Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в региональный офис Пенсионного фонда. Они помогут уточнить детали и подготовить необходимые документы.