Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который завершается в России с 1 января 2026 года, бумажные форматы по-прежнему активно используются и требуют строгого соблюдения правил ведения. Одна из самых нестандартных и проблемных ситуаций для кадровиков — выдача трудовой книжки без записи об увольнении. Чем это грозит работодателю и как действовать по закону? Разберемся подробно.
Что означает выдача книжки без записи об увольнении?
Ситуация, когда работник получает на руки трудовую книжку, в которой отсутствует запись об увольнении, как правило, возникает по двум причинам:
- Техническая ошибка или халатность кадровика: сотруднику просто забыли внести запись о прекращении трудового договора.
- Увольнение не состоялось: работник написал заявление, но позже отозвал его (до истечения срока предупреждения), однако трудовую уже успели выдать на руки.
В любом случае, выдача документа на руки работнику, который формально еще числится в штате (или уволен без документального подтверждения этого факта), создает серьезные юридические риски.
Правовые последствия и риски для работодателя
Если трудовая книжка выдана без записи об увольнении, это может трактоваться как задержка выдачи трудовой книжки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1), именно днем увольнения (прекращения трудового договора) в случае спорных ситуаций считается день выдачи трудовой книжки.
Чем это грозит:
- Материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки. Если сотрудник не может устроиться на новую работу из-за отсутствия записи об увольнении, предыдущий работодатель будет платить ему средний заработок.
- Изменение даты увольнения: если работник принесет «пустую» трудовую обратно, работодателю придется издавать новый приказ об увольнении и вносить новую дату, что может нарушить планы сотрудника (например, если он уже трудоустроился в другом месте).
- Штрафные санкции: за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) предусмотрены административные штрафы.
Что делать новому работодателю, если работник пришел без записи об увольнении?
Часто проблема выявляется не на прежнем месте работы, а при трудоустройстве к новому работодателю. Если в трудовой книжке кандидата отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы, и нет сведений из реестра застрахованных лиц Госреестра соцстрахования, действовать нужно так:
- Попросить у работника должным образом оформленную копию приказа об увольнении (заверенную предыдущим работодателем).
- Даже при наличии копии приказа, порекомендовать трудоустраивающемуся лицу обратиться на предыдущее место работы для внесения в трудовую книжку записи об увольнении.
- Вносить запись о приеме на новую работу можно только после того, как предыдущий работодатель закроет свой период записью об увольнении.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и форма СТД-Р
С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после начала переходного периода. Как это влияет на ситуацию?
При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель в день увольнения обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р; Заявление работника на выдачу этого документа не требуется.
Важно: ответственность за непредставление СТД-Р предусмотрена точно такая же, как и за невыдачу бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Если сведения не отправлены, работник имеет право требовать компенсацию за задержку.
Алгоритм действий: если работник не забрал трудовую книжку
Чтобы избежать ситуации с выдачей книжки без записи или незаконной задержкой документа, работодатель должен строго соблюдать процедуру увольнения:
В день увольнения
Если работник отказывается получать трудовую книжку или отсутствует на рабочем месте, работодатель обязан:
- Направить работнику по почте заказным письмом уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Пересылка по почте
Как подтверждает судебная практика (определения Тверского облсуда от , Красноярского краевого суда от , Псковского областного суда от ), пересылка трудовой книжки по указанному работником адресу непосредственно в день увольнения без направления отдельного уведомления является правильным вариантом действий, если работодатель уже располагал письменным заявлением работника с просьбой об отправке почтой.
Последующие обращения работника
Если работник обратился за трудовой книжкой уже после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
Важные нюансы оформления
- Ознакомление под подпись: согласно действующим с правилам (Приказ Минтруда № 320н), ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено. Однако знакомить сотрудника с самой трудовой книжкой при увольнении, обязательно.
- Дубликат без недействительной записи: если в трудовой книжке была признана недействительной какая-либо запись (например, ошибочно внесенное увольнение), по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее этой спорной записи.
Выдача трудовой книжки без записи об увольнении — это грубое нарушение трудового законодательства, которое может обойтись работодателю очень дорого. Кадровым службам необходимо тщательно контролировать полноту заполнения документа перед его выдачей. Если вы принимаете нового сотрудника с такой книжкой, не спешите вносить запись о приеме: направьте человека к бывшему работодателю для исправления ошибки. А в эпоху повсеместного перехода на ЭТК не стоит забывать, что невыдача формы СТД-Р карается так же строго, как и задержка бумажного оригинала.