В процессе работы с персоналом каждый работодатель сталкивается с рядом обязательств, связанных с оформлением и выдачей трудовой книжки сотрудникам, а также с предоставлением копий трудовых и личных документов. Эти процедуры регламентируются Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и нормативными актами Министерства труда. Ниже подробно рассматриваем, какие документы требуются, какие сроки установлены и какие последствия могут наступить при нарушении требований.
Правовая основа
Основные положения о выдаче трудовой книжки и копий документов находятся в следующих актах:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, ст. 66, ст. 84, ст. 86).
- Федеральный закон «О защите прав потребителей» (в части, касающейся трудовых отношений).
- Постановления Правительства РФ и приказы Министерства труда и социальной защиты.
Согласно ст. 56 ТК РФ, сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работодателем может быть любое физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:
- Место и дату начала работы.
- Должность и условия труда.
- Стаж работы в разных организациях.
- Сведения о премировании, надбавках и отпуске.
- Сведения об увольнении и причинах.
Эта книга является подтверждением трудовой деятельности сотрудника и используется при расчёте пенсии, пособий и иных выплач.
2.1 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России вводится переход на электронные формы трудовой книжки. При этом:
- ЭТК заполняется только в электронном виде.
- Работодатель обязан предоставить работнику доступ к электронному документу через личный кабинет или иной удобный способ.
- При увольнении работодатель должен выдать копию электронной трудовой книжки в бумажном виде, если работник этого требует.
Какие документы требуется выдать работнику?
Перечень документов, которые работодатель обязан передать сотруднику, включает:
- Трудовую книжку (бумажную или электронную копию).
- Копии трудового договора и приказа о приёме на работу.
- Копии паспортных данных (страница с паспортными данными).
- Копии СНИЛС и вопросов по военному учёту (для военнообязанных).
- Документы, подтверждающие образование (диплом, сертификаты).
- Копии трудовых отношений (например, справки о работе в предыдущих местах);
- При увольнении – трудовую книжку и копию приказа об увольнении.
Сроки выдачи и порядок передачи
По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов в течение установленного срока:
- При приёме на работу – в течение 3 (трех) дней с даты подписания трудового договора.
- При увольнении – в течение 2 (двух) дней после подачи работником заявления об увольнении.
Если работник не получил требуемые документы в указанные сроки, он имеет право подать жалобу в Федеральную службу по труду и занятости (рассмотренные случаи – 19‑й, 27‑й и др.).
Что делать, если работодатель задерживает выдачу?
В случае, когда работодатель удерживает трудовую книжку или копии документов без законного основания, работник может:
- Подать письменное заявление в отдел кадров или в юридический отдел компании.
- Обратиться в Министерство труда и социальной защиты с официальной жалобой.
- Требовать компенсацию за причинённый вред (в т.ч. моральный).
По практике Министерства труда, задержка выдачи трудовой книжки может привести к административному наказанию работодателя и штрафу.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки? – Нет. Трудовая книжка является обязательным документом, который работодатель обязан выдать.
- Нужна ли копия трудовой книжки при переходе в новую организацию? – Да, новая компания запрашивает копию, чтобы оформить запись в своей системе.
- Как оформить электронную трудовую книжку? – Через личный кабинет на портале mywork.ru или через HR‑систему компании, предоставляющую доступ к ЭТК.
- Какие документы требуются при увольнении? – Трудовая книжка, приказ об увольнении, расчётные документы и подтверждение выдачи копий всех ранее перечисленных документов.
Главное, что работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов в установленные сроки. Нарушение этих требований может привести к административным и финансовым последствиям, а также к защите прав работника через государственные органы. Поэтому каждый работодатель должен чётко соблюдать регламент выдачи документов, использовать актуальные формы (бумажные и электронные) и своевременно реагировать на запросы сотрудников.
Соблюдение этих правил способствует построению прозрачных и законных трудовых отношений, повышает доверие работников и уменьшает риск юридических конфликтов.
Дата публикации: , 08:38:06 ()