С 2021 года в России действует обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако законодательство оставляет место для бумажных вариантов и выдачи справки формы СТД‑Р. Ниже подробно рассмотрим‚ в каких ситуациях работодатель обязан выдать трудовую книжку‚ а когда достаточно предоставить справку СТД‑Р‚ какие документы необходимы сотруднику и как правильно оформить всё это в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Пенсионного фонда.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ ст. 66.1‚ ст. 80 (оформление и выдача трудовых книжек).
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции‚ действующей с ).
• Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении формы справки СТД‑Р и порядка её выдачи».
• Постановление Правительства РФ № 1441 от о порядке ведения электронных трудовых книжек.

Эти акты определяют‚ кто и когда может вести бумажную трудовую книжку‚ а кто обязан перейти на электронный формат‚ а также регламентируют выдачу справки СТД‑Р.

Когда выдавать бумажную трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка выдаётся только в следующих случаях:

1. Сотрудник отказался от ведения ЭТК и оформил письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Работник трудоустроен по совместительству и у него уже есть бумажная трудовая книжка от основного места работы (в этом случае совместитель может продолжать вести бумажную книжку‚ а ЭТК оформляется только для основного места).
3. Сотрудник работает в организации‚ не подключённой к системе ПФР (например‚ некоторые небольшие ИП или организации‚ которые пока не имеют доступа к личному кабинету работодателя на сайте ПФР). В таких случаях допускается ведение бумажной книжки до момента подключения к ЭТК.
4. Сотрудник уволен до и у него на руках осталась бумажная трудовая книжка‚ которую он продолжает использовать при последующем трудоустройстве (при условии‚ что новый работодатель согласен принимать её).

В остальных ситуациях работодатель обязан оформить и вести электронную трудовую книжку в системе ПФР.

Когда выдавать справку СТД‑Р

Справка формы СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) выдаётся сотруднику в следующих случаях:

• Сотрудник ведёт электронную трудовую книжку и нуждается в документальном подтверждении своего трудового стажа (например‚ для получения пенсии‚ оформления ипотеки‚ получения социальных выплат).
• При увольнении работник‚ выбравший ЭТК‚ получает справку СТД‑Р вместо бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).
• При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку (сотрудник пишет заявление о переходе на ЭТК) – после внесения записи в ЭТК выдаётся справка СТД‑Р за период‚ отражённый в бумажной книжке.
• Для подтверждения стажа при приёме на работу‚ если новый работодатель требует документ о предыдущей трудовой деятельности‚ а у сотрудника только ЭТК.
• В случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки – можно запросить справку СТД‑Р за нужный период в ПФР (через личный кабинет работодателя или МФЦ).

Справка СТД‑Р содержит:

• ФИО сотрудника;
• Сведения о местах работы (наименование организации‚ ИНН‚ период работы);
• Должности‚ виды деятельности;
• Основания для приёма и увольнения (приказы‚ соглашения);
• Информацию о периодах нетрудоспособности‚ отпусков‚ декретных отпусков (если они отражены в ЭТК).

Справка выдаётся в электронном виде (PDF) с электронной подписью ПФР либо в бумажном виде по запросу сотрудника.

Порядок выдачи трудовой книжки или справки СТД‑Р при увольнении

Подготовка документов

• Сформировать в системе ПФР запись об увольнении (дата‚ основание – приказ о расторжении трудового договора).
• Проверить корректность всех ранее внесённых записей (приёмы‚ переводы‚ отпуска).
• Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку – заполнить последнюю запись о увольнении‚ поставить печать организации и подпись уполномоченного лица.
• Если сотрудник ведёт ЭТК – сформировать справку СТД‑Р за весь период работы в организации (или за требуемый период).

Вручение документов

1. Ознакомить сотрудника с содержанием справки СТД‑Р (или с последней записью в бумажной трудовой книжке) под подпись.
2. Выдать документ на руки:
• Бумажную трудовую книжку – в оригинале.
• Справку СТД‑Р – в печатном виде (если запрошена бумажная копия) либо направить электронную копию на личный электронный адрес сотрудника (с подтверждением получения).
3. Составить акт о выдаче документа (форма libre‚ но рекомендуется указать дату‚ ФИО сотрудника‚ наименование документа‚ подписи сторон).
4. Сохранить копию выданного документа в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).

При отказе сотрудника принимать справку СТД‑Р (например‚ он настаивает на бумажной трудовой книжке‚ хотя ведёт ЭТК) работодатель обязан объяснить правовые последствия и‚ если сотрудник persists‚ оформить отказ в письменной форме и продолжить выдачу справки СТД‑Р‚ поскольку это является обязательным документом при увольнении при ведении ЭТК.

Особенности работы с внутренним совместителем

Если сотрудник работает в одной организации как штатный и как внутренний совместитель:

• Для основного места работы ведётся либо бумажная‚ либо электронная трудовая книжка в соответствии с выбранным форматом сотрудника.
• Для совместительства трудовая книжка не ведётся (ст. 66 ТК РФ). Вместо этого при приёме на совместительство выдаётся соглашение о совместительстве‚ а при увольнении – справка СТД‑Р только за период основной работы (если ведётся ЭТК) или запись в бумажной книжке (если она ведётся).

Важно: при переходе совместителя на основную должность (или наоборот) необходимо оформить перевод и внести соответствующую запись в трудовую книжку (бумажную или ЭТК) и‚ при необходимости‚ выдать обновлённую справку СТД‑Р.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную трудовую книжку и электронную?

Да‚ но только если сотрудник ведёт бумажную книжку по своему выбору (заявление о отказе от ЭТК) и одновременно имеет ЭТК от другого места работы (например‚ основное место – бумажное‚ совместительство – электронное). В рамках одного работодателя ведётся только один формат.

Нужно ли заверять справку СТД‑Р печатью организации?

Нет. Справка СТД‑Р заверяется электронной подписью ПФР. Печать организации ставится только на бумажную трудовую книжку.

Как получить справку СТД‑Р‚ если я уволен более года назад?

Запросите её в личном кабинете на сайте ПФР (раздел «Сведения о трудовой деятельности») или обратитесь в МФЦ/отделение ПФР с паспортом и SNILS.

Может ли работодатель отказаться выдавать справку СТД‑Р?

Нет. При увольнении работник‚ выбравший ЭТК‚ имеет законное право получить справку СТД‑Р. Отказ является нарушением ТК РФ и может повлечь административную ответственность.

Что делать‚ если в справке СТД‑Р обнаружена ошибка?

Сотрудник должен обратиться к работодателю с требованием внести исправления в ЭТК. После исправления записей в системе ПФР выдаётся новая версия справки СТД‑Р.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Вести реестр заявлений сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/ЭТК) и хранить их в личном деле.
• При приёме на работу запрашивать у нового сотрудника информацию о том‚ ведёт ли он ЭТК на предыдущем месте работы и получать справку СТД‑Р при необходимости.
• Автоматизировать процесс формирования справки СТД‑Р через интеграцию 1С:ЗУП или аналогичной системы с личным кабинетом ПФР.
• Проводить ежеквартальный аудит записей в ЭТК и сверку с данными в бумажных трудовых книжках (если такие имеются).
• Обеспечить обучение кадровых специалистов изменениям в законодательстве о трудовых книжках (минимум раз в год).

Выдача трудовой книжки или справки СТД‑Р зависит от выбранного сотрудником формата ведения трудовой деятельности и от конкретной ситуации (приём‚ перевод‚ увольнение‚ совместительство). С 2021 года основным является электронная трудовая книжка‚ а справка СТД‑Р служит её документальным подтверждением при необходимости. Соблюдение порядка оформления‚ хранения и выдачи этих документов не только обеспечивает соблюдение трудового законодательства‚ но и защищает права как работника‚ так и работодателя.

Следуя представленным рекомендациям и нормативным актам‚ кадровая служба сможет избежать ошибок‚ минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений в организации.