Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовое правоотношение между работником и работодателем. Её правильное оформление, хранение и выдача – обязательное условие соблюдения трудового законодательства РФ. В этой статье мы разберём, как правильно оформить выдачу трудовой книжки на хранение, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие нюансы следует учитывать на практике.

Нормативно‑правовая база

Для понимания требований к выдаче и хранению трудовых книжек необходимо ориентироваться на несколько основных документов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – установление формы и содержания трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ № 225 от (с последними изменениями) – требования к оформлению и хранению.
• Приказ Росархива № 236 от – перечень типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения.
• Разъяснения Минтруда (письмо от № 14‑6/ООГ‑5304) – практические рекомендации.

Все перечисленные акты подчёркивают, что работодатель обязан обеспечить надёжное хранение оригинальной бумажной трудовой книжки до момента её передачи работнику, увольнения или перехода на электронный аналог.

Сроки хранения

Согласно Приказу Росархива № 236, оригинальная трудовая книжка (а также её вкладыши) подлежат хранению в архиве в течение 75 лет с даты последней записи. После истечения срока они могут быть уничтожены только после составления акта уничтожения.

Кто отвечает за выдачу и хранение?

По пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан назначить уполномоченное лицо (через приказ или распоряжение) которое будет:

1. Вести учёт трудовых книжек.
2. Обеспечить их надёжное хранение (сейф, металлический шкаф, специальное помещение).
3. Осуществлять выдачу оригинала работнику в случаях, предусмотренных законом.
4. Вести журнал выдачи и акты приёма‑передачи.

Назначенное лицо может быть как отдельным специалистом по персоналу, так и руководитель организации, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.

Когда и как выдавать трудовую книжку на хранение?

Выдача «на хранение» обычно происходит в следующих ситуациях:

• При приёме на работу – работник сдаёт свою книжку в руки работодателя для ответственного хранения;
• После увольнения – при необходимости оформить пенсионные выплаты, пособия или иные выплаты, связанные со стажем.
• Переход на электронную форму – в случае, когда работник переходит на ЭТК, оригинальная книжка может быть передана в архив.
• При запросе работника – для подтверждения трудового стажа в других организациях.

Оформление акта выдачи

При выдаче оригинала составляется акт приёма‑передачи, в котором указываются:

1. ФИО работника и работодателя.
2. Номер и серия трудовой книжки.
3. Дата выдачи.
4. Подписи сторон (работодателя/уполномоченного лица и работника).

Копию акта необходимо хранить в архиве вместе с оригинальной книжкой.

Примеры документов

• Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения – образец письма‑уведомления.
• Акт об отказе от получения трудовой книжки – если работник отказывается её получать.
• Заявление родственника умершего работника – для выдачи книжки наследникам.

Особенности хранения в организации

Для обеспечения сохранности трудовых книжек необходимо соблюдать несколько требований к помещению и организации хранения:

• Сейфы или металлические шкафы – предпочтительно, с ограниченным доступом.
• Каталогизация – размещение книжек по алфавиту или по подразделениям, с использованием каталожных разделителей.
• Контроль доступа – ограниченный доступ к хранилищу только уполномоченным сотрудникам.
• Обеспечение пожарной безопасности – хранение в сухих, хорошо проветриваемых помещениях.

В случае, если в организации накопилось множество невостребованных книжек, их следует разместить на отдельных полках или в специальных контейнерах, чтобы избежать перемешивания.

Выдача вкладышей и дубликатов

В процессе работы часто возникает необходимость в выдаче вкладышей (дополнительных страниц) или дубликатов трудовых книжек:

1. Вкладыш – оформляется штампом «Выдан вкладыш», указывается серия и номер.
2. Дубликат – выдаётся при потере оригинала, при переходе на электронную форму или по требованию работника.
3. При выдаче дубликата в журнале фиксируется дата, номер и основание выдачи.

Важно отметить, что оригинал оригинальной книжки остаётся у работодателя до момента увольнения или перехода на электронный вариант.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это влияет на порядок выдачи и хранения:

• Для новых сотрудников с оригинальная бумажная книжка не требуется – оформляется только ЭТК.
• Для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку, она сохраняеться в архиве до истечения 75‑летнего срока хранения.
• При переходе сотрудника на ЭТК оригинальная книжка передаётся в архив, а в журнале фиксируется дата передачи.

Работодатель обязан обеспечить соответствие электронного оформления требованиям Федерального закона «Об электронной подписи» и требованиям к хранению электронных документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли выдавать сотрудникам копию трудовой книжки вместо оригинала? – Нет, копия не заменяет оригинал. Оригинал хранится у работодателя до момента увольнения или другого законного основания выдачи.
2. Какие расходы связаны с выдачей книжки? – При выдаче дубликата работодатель может взимать административный сбор (обычно 0,5 % от минимального размера заработка, но не более 50 копеек, как указано в некоторых региональных нормативах).
3. Что делать, если книжка потеряна? – Составляется акт об утрате, затем оформляется дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
4. Можно ли хранить книжки в электронном виде? – Да, но только после их цифровой обработки и перехода на ЭТК. При этом оригинальная бумажная версия должна быть сохранена в архиве до истечения 75‑летнего срока.
5. Какие требования к оформлению штампа «Выдан вкладыш»? – Штамп должен содержать надпись, серию и номер вкладыша, а также дату выдачи.

Корректная выдача и хранение трудовых книжек – это не только требование закона, но и элемент эффективного управления персоналом. Чтобы избежать рисков и штрафов, рекомендуется:

• Создать внутренний регламент по ведению и хранению трудовых книжек.
• Назначить ответственного лица и зафиксировать его полномочия приказом.
• Обеспечить надёжное хранение (сейф, каталогизация, контроль доступа).
• Вести журнал выдачи и акты приёма‑передачи.
• Своевременно обновлять документы в связи с переходом на электронные формы.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете полную законность отношений с сотрудниками и защитите интересы своей организации от возможных юридических рисков.

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по персоналу.