Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные бланки продолжают играть важную роль в кадровом делопроизводстве. Один из ключевых моментов‚ с которым сталкивается каждый кадровик — это фиксация факта выдачи документа на руки сотруднику или иному законному представителю. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить бланк и запись о выдаче трудовой книжки‚ какие расписки необходимо брать и как вести учет в 2025–2026 годах.

Когда выдается трудовая книжка на руки?

В соответствии с действующим законодательством‚ трудовая книжка выдается работнику на руки в следующих случаях:

• Увольнение работника — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки.
• Переход на электронную трудовую книжку, если сотрудник выбрал ведение ЭТК‚ бумажный вариант выдается ему на руки с соответствующей записью.
• Временная выдача — для предоставления в Пенсионный фонд РФ или иные органы (по заявлению работника с обязательством вернуть документ в установленный срок).
• Выдача родственникам — в случае смерти работника трудовая книжка выдается ближайшим родственникам на основании заявления и документа‚ подтверждающего родство.

Запись при выдаче трудовой книжки (при выборе ЭТК)

Если работник подал заявление о переходе на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде‚ работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки. При этом в самой трудовой книжке делается особая запись.

Образец записи:

В разделе «Сведения о работе» ставится отдельная строка:

«Трудовая книжка выдана работнику в связи с подачей заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде»

Далее указывается дата‚ должность лица‚ внесшего запись‚ его подпись и печать работодателя (при наличии). С 1 сентября 2021 года данные правила регулируются Приказом Минтруда России от № 320н.

Расписка о получении трудовой книжки

Факт выдачи трудовой книжки на руки должен быть документально подтвержден. Это защищает работодателя от рисков и штрафов в случае утери документа работником. Для этого берется расписка.

Виды расписок:

1. Расписка при увольнении. Подтверждает‚ что работник получил документ окончательно и претензий к его оформлению не имеет. В ней обязательно указывается: «Претензий к оформлению трудовой книжки не имею»‚ дата‚ подпись с расшифровкой. Личность получателя удостоверяется паспортом.
2. Расписка во временное пользование. Если книжка нужна для ПФР или соцзащиты‚ работник пишет расписку с обязательством вернуть документ в определенный срок (обычно не более 3-5 рабочих дней).
3. Расписка от родственников (в случае смерти сотрудника). Выдается на основании Приказа Минтруда России от № 320н. Родственник указывает степень родства и прикладывает копию подтверждающего документа.

Что обязательно должно быть в бланке расписки:

• ФИО и должность сотрудника (или ФИО родственника);
• Причина выдачи (увольнение‚ переход на ЭТК‚ временная выдача);
• Дата получения;
• Подпись получателя с полной расшифровкой;
• Отметка кадровика о проверке личности (паспортные данные).

Журнал учета трудовых книжек

Все движения трудовых книжек фиксируются в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это обязательный кадровый журнал.

При выдаче трудовой книжки на руки (особенно при увольнении или переходе на ЭТК) в журнале ставится:

• Дата выдачи;
• Подпись работника в графе «Расписка в получении».

Если трудовая книжка выдается временно‚ некоторые работодатели ведут отдельный журнал учета временных выдач или фиксируют это в дополнительных графах‚ так как стандартная форма не предусматривает долгосрочных отметок о возврате.

Новые бланки трудовых книжек (2023–2026 гг.)

С 1 сентября 2021 года (согласно Приказу Минтруда № 320н) введены бланки трудовых книжек нового образца. На сегодняшний день (2025-2026 годы) в обороте находятся бланки серии ТК-VII.

Особенности нового бланка:

• Формат: 88х125 мм;
• Количество страниц: 46 (11 одинаковых разворотов для сведений о работе);
• Производитель: МПФ Гознак;
• Улучшенная защита и цельнотканевый переплет.

Старые бланки‚ выданные до сентября 2021 года‚ не теряют своей силы и обмену не подлежат — они продолжают действовать наравне с новыми.

Форма СТД-Р: альтернатива при увольнении

Важно помнить‚ что если работник перешел на электронную трудовую книжку‚ при увольнении ему выдается не бумажная трудовая (она уже находится у него на руках)‚ а форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Эта справка утверждена Приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н. Она содержит информацию о стаже и работодателе за текущий период и выдается в день увольнения.

Оформление бланка и записи о выдаче трудовой книжки — ответственная процедура. Независимо от того‚ увольняется ли сотрудник‚ переходит на электронный формат или берет документ временно‚ работодатель обязан:

1. Сделать корректную запись в трудовой книжке (если выбран ЭТК).
2. Получить расписку от работника или его представителя.
3. Внести отметку в Журнал учета движения трудовых книжек.

Соблюдение этих простых правил защитит компанию от административных штрафов и трудовых споров‚ а работнику обеспечит сохранность его документов.