Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По общему правилу, работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников у себя и несет за них полную ответственность․ Однако в практике кадрового учета возникают ситуации, когда оригинал документа необходимо выдать на руки работнику․ В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях это законно, как правильно оформить процедуру и как избежать штрафов․
Законные основания для выдачи трудовой книжки на руки
Действующее законодательство четко регламентирует случаи, когда оригинал трудовой книжки может покинуть сейф работодателя․ Выдача документа на руки возможна в двух основных случаях:
- При увольнении сотрудника (прекращении трудового договора) — это обязанность работодателя․
- По заявлению работника в период его работы — для предоставления сведений о трудовой деятельности в государственные органы (например, для назначения пенсии)․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовую книжку выдают на руки сотруднику в последний рабочий день (день увольнения)․ В этот же день в документ вносится запись о прекращении трудового договора․
Если сотрудник отсутствует в день увольнения
Часто бывает так, что в свой последний рабочий день сотрудник не выходит на связь или не является на работу․ В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
- При получении письменного согласия, трудовую книжку можно выслать по почте (ценным письмом с описью вложения)․
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то днем увольнения считается последний день отпуска․ Однако выдача трудовой книжки и полный расчет производятся в последний фактический рабочий день перед уходом в отпуск․
Смерть работника
В случае трагического ухода сотрудника, трудовая книжка после внесения соответствующей записи выдается на руки одному из его родственников под расписку․ Также допускается высылка документа по почте на основании письменного заявления родственника․
Временная выдача трудовой книжки работающему сотруднику
По общему правилу, в период трудовой деятельности работодатель трудовую книжку на руки не выдает, ограничиваясь предоставлением заверенных копий․ Однако из этого правила есть исключения․
Работодатель обязан выдать оригинал документа не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления, если документ необходим для предоставления сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Социального фонда России (СФР) — например, для оформления пенсии․
Как обезопасить себя при временной выдаче?
Выдавая оригинал на руки, работодатель рискует получить штраф за нарушение правил хранения трудовых книжек, если документ будет утерян․ Чтобы избежать административной ответственности, необходимо:
- Получить от работника заявление на выдачу трудовой книжки на руки с указанием причины (например, «для предоставления в СФР для назначения пенсии»)․
- Взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки․ В расписке должна быть указана дата получения и обязательство вернуть документ в установленный срок (обычно — не позднее трех рабочих дней с момента получения в СФР)․
- Снять ксерокопию с трудовой книжки перед выдачей․
- После возвращения документа сделать запрос в территориальный орган СФР (или попросить сотрудника предоставить справку) о том, что трудовая книжка была возвращена владельцу после оформления пенсии․ Наличие объяснительной сотрудника и ответа из СФР снимет с работодателя ответственность․
Как правильно оформить документы
Фиксация факта передачи документа — залог безопасности для кадровика и работодателя․ Выдача может быть зафиксирована двумя способами:
- В специальном журнале движения трудовых книжек (ставится подпись сотрудника в графе о получении)․
- Посредством отдельной расписки о получении трудовой книжки на руки․
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки (образец структуры)
Заявление адресуется на имя руководителя организации и должно содержать:
- ФИО и должность работника․
- Просьбу выдать трудовую книжку на руки․
- Причину, по которой документ запрашивается (например, для предоставления в СФР)․
- Дату составления и личную подпись сотрудника․
Расписка о получении трудовой книжки (образец структуры)
Расписка пишется сотрудником от руки или заполняется по шаблону․ Обязательные элементы:
- ФИО и должность сотрудника․
- Факт получения оригинала трудовой книжки (с указанием серии и номера)․
- Цель получения (для предоставления в․․․)․
- Обязательство вернуть документ в указанный срок․
- Дата и подпись․
Важные нюансы в 2025-2026 годах
Обратите внимание на изменения в законодательстве: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что сведения о трудовом стаже будут вестись преимущественно в электронном виде․ Тем не менее, бумажные трудовые книжки, уже имеющиеся на руках у работников или в кадрах, не теряют своей силы, и правила их выдачи и хранения продолжают действовать в полном объеме․
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может обойтись организации очень дорого․ Если работник не смог трудоустроиться из-за того, что ему вовремя не выдали документ, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб в виде неполученного заработка за время задержки․ Кроме того, на организацию может быть наложен административный штраф за нарушение трудового законодательства․
Именно поэтому так важно соблюдать сроки, своевременно направлять уведомления отсутствующим сотрудникам и всегда брать расписку о получении трудовой книжки на руки, будь то увольнение или временная выдача документа для нужд работника․