Трудовая книжка — один из важнейших документов работника, подтверждающий его трудовую деятельность. Вопросы её выдачи на руки регулируются трудовым законодательством РФ, а также специальными нормативными актами. В этой статье разберём, в каких случахах и на какой срок работодатель вправе передать трудовую книжку работнику.
Основные случаи выдачи трудовой книжки на руки
Согласно действующему законодательству, трудовая книжка выдаётся работнику на руки при увольнении в последний день работы. Это основной и безусловный случай передачи документа. Однако существуют и другие ситуации, когда работник может получить книжку временно, не прерывая трудовых отношений.
Выдача при увольнении
При расторжении трудового договора работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении
- Оформить все необходимые документы
- Выдать трудовую книжку на руки в последний день работы
Если работник в день увольнения отсутствует, работодатель направляет уведомление о необходимости получить документ. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Важно: при задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя последний обязан выплатить работнику средний заработок за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ).
Временная выдача работающему сотруднику
В законодательстве предусмотрены случаи, когда работник, продолжающий работать, может получить трудовую книжку на руки:
- Для оформления пенсии, не позднее 3 рабочих дней после получения заявления работника
- Для предоставления оригинала в иные учреждения (банки, госорганы и т.д.)
- В случае перехода на электронную трудовую книжку — с 2025 года
Сроки временной выдачи трудовой книжки
Ключевой момент: законодательство напрямую не устанавливает конкретных сроков, на которые трудовая книжка может быть выдана работающему сотруднику.
Однако практика и судебные разъяснения показывают следующее:
| Ситуация | Рекомендуемый срок |
|---|---|
| Для оформления пенсии | Не более 3 рабочих дней |
| Для предоставления в банк/организацию | 1–3 рабочих дня |
| Для личных целей | Согласовывается индивидуально |
Ответственность при временной выдаче
Критически важный аспект: даже при выдаче трудовой книжки на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за её сохранность несёт должностное лицо работодателя (обычно кадровый специалист или бухгалтер).
Это означает, что:
- Работодатель должен обеспечить контроль за возвратом документа
- Необходимо оформлять расписку с указанием цели и предполагаемого срока возврата
- При утере или повреждении книжки работодатель несёт ответственность
Особые случаи
Смерть работника
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора:
- Выдаётся на руки одному из родственников под расписку
- Либо высылается по почте по письменному заявлению родственника
Переход на электронную трудовую книжку
С 2020 года в России введена электронная форма трудовой книжки. Если работник выбрал электронный формат, бумажная трудовая книжка выдаётся на руки для дальнейшего хранения работником.
Правильное оформление выдачи
При любой выдаче трудовой книжки на руки необходимо:
- Составить расписку о получении, указав:
- ФИО работника
- Дату выдачи
- Цель получения
- Предполагаемый срок возврата (для работающих сотрудников)
- Сделать соответствующую запись в книге учёта движения трудовых книжек
- Зафиксировать факт возврата при получении подписью и датой
Таким образом, законодательство устанавливает однозначный срок выдачи трудовой книжки только при увольнении — последний день работы. Во всех остальных случаях сроки либо не регламентированы напрямую, либо определяются разумными пределами (как при оформлении пенсии — до 3 рабочих дней).
Главное правило для работодателя: любая выдача трудовой книжки на руки должна быть задокументирована, а ответственность за сохранность документа остаётся на стороне работодателя независимо от срока, на который книжка была выдана.