Трудовая книжка, это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. По закону она должна храниться у работодателя, и выдача её на руки строго регламентирована. Однако в некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить оригинал документа. В таких случаях применяется процедура выдачи трудовой книжки на руки под расписку.
В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель обязан выдать документ, как правильно оформить расписку и какую ответственность несут обе стороны.
Нормативная база
Основной документ, регулирующий вопрос хранения и выдачи трудовых книжек, — это Постановление Правительства РФ от № 225 (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек), а также Трудовой кодекс РФ.
Согласно пункту 35 Правил, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику только в двух случаях:
- При увольнении работника (в день прекращения трудового договора).
- По письменному заявлению работника в целях обязательного социального страхования (обеспечения) — например, для назначения пенсии.
Во всех остальных случаях с оригинала трудовой книжки снимается копия или выдается выписка, заверенная работодателем.
Когда может потребоваться оригинал трудовой книжки?
Чаще всего потребность получить документ на руки возникает в следующих ситуациях:
- Оформление пенсии. Для подтверждения страхового стажа в Пенсионный фонд (или Социальный фонд России) часто требуется предоставить именно оригинал трудовой книжки.
- Оформление кредита или ипотеки. Некоторые банки требуют оригинал для оценки кредитоспособности заемщика.
- Устройство на работу по совместительству. Если внешний совместитель хочет внести запись о дополнительной работе.
- Оформление загранпаспорта или визы (в редких случаях, когда требуется подтверждение стажа).
Как оформить выдачу трудовой книжки под расписку
Процедура выдачи оригинала документа требует строгого соблюдения бюрократических формальностей, чтобы работодатель мог обезопасить себя от штрафов за нарушение сроков выдачи.
Шаг 1: Письменное заявление работника
Работник должен написать заявление в произвольной форме на имя руководителя организации. В заявлении обязательно нужно указать:
- Причину, по которой требуется оригинал документа (например, «для предоставления в ПФР для назначения пенсии»).
- Срок, на который запрашивается документ.
- Дату составления заявления и личную подпись.
Шаг 2: Издание приказа (опционально)
В крупных компаниях на основании заявления издается приказ о выдаче трудовой книжки на руки. В малом бизнесе часто обходятся без приказа, опираясь на само заявление и расписку.
Шаг 3: Расписка о получении трудовой книжки
Это самый важный этап. Расписка является доказательством того, что работодатель передал документ, а работник его получил. Без расписки в случае утери документа доказать вину работника будет невозможно.
Что должно быть в расписке:
- ФИО и должность работника.
- Название организации-работодателя.
- Факт получения именно оригинала трудовой книжки (с указанием серии и номера бланка).
- Цель получения (например, для предоставления в ПФР).
- Обязательство вернуть документ в установленный срок.
- Дата получения и подпись работника.
Шаг 4: Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек
В специальном журнале (Книге учета) делается отметка о том, что трудовая книжка временно выдана на руки. В графе «Расписка» работник ставит свою подпись.
Сроки возврата документа
Согласно законодательству, работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (например, в ПФР).
Если работник берет книжку для других целей (банк, виза), срок возврата обычно прописывается в расписке по договоренности сторон, но он не должен быть затянутым.
Что делать, если работник не вернул трудовую книжку?
Если работник не возвращает документ в установленный срок, работодатель должен действовать следующим образом:
- Направить уведомление. Необходимо отправить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором потребовать вернуть трудовую книжку. В письме также можно указать, что в случае невозврата на работника может быть возложена ответственность за задержку выдачи книжки при увольнении.
- Зафиксировать попытки возврата. Составить акт об отсутствии трудовой книжки у работодателя;
Важно помнить: если работник не вернул трудовую книжку, а потом решил уволиться и требует выплатить компенсацию за задержку выдачи документа, суд, как правило, встает на сторону работодателя, если тот докажет, что книжка не была возвращена по вине самого работника (наличие расписки и переписки сыграет ключевую роль).
Ответственность работодателя
За нарушение правил хранения, учета и выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, если работодатель незаконно откажет в выдаче оригинала для назначения пенсии, он может быть привлечен к материальной ответственности за задержку трудовой книжки при увольнении, если это повлечет за собой неполучение работником заработка.
Образец расписки о получении трудовой книжки на руки
Для удобства ниже приведен примерный текст расписки, который можно использовать в работе:
РАСПИСКА
Я, Иванов Иван Иванович, занимающий должность менеджера в ООО «Ромашка», настоящей распиской подтверждаю, что получил на руки оригинал своей трудовой книжки (серия ТК-V № 1234567) для предоставления в Отделение Социального фонда России (СФР) для назначения страховой пенсии по старости.
Обязуюсь вернуть указанную трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней с момента ее возврата органом обязательного социального страхования (СФР), а именно, не позднее «15» мая 2024 года.
В случае невозврата трудовой книжки в установленный срок понимаю, что несу ответственность за возможные последствия, связанные с ее отсутствием у работодателя.
Подпись: ______________ /Иванов И.И./
Выдача трудовой книжки на руки под расписку — это законное право работника, но и серьезная ответственность. Работодатель ни в коем случае не должен выдавать оригинал документа просто «по-доверию» или под устное обещание вернуть. Наличие грамотно составленного заявления и расписки с указанием серии, номера документа и сроков возврата — это гарантия безопасности для кадровика и руководства компании. А работнику стоит помнить, что трудовая книжка — это важный документ, и его утрата может привести к долгой и сложной процедуре восстановления стажа.