Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда необходимо выдавать трудовую книжку на руки
3. Как правильно оформить заявление
4. Образец заявления (заполненный)
5. Порядок подачи и получения документа
6. Расписка о получении трудовой книжки
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки на руки:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (право работника получить трудовую книжку при увольнении, а также по иным основаниям, предусмотренным законом).
• Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – требование предъявления оригинала трудовой книжки для назначения или перерасчёта пенсии.
• Постановление Правительства РФ от № 437 – порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая выдачу на руки.
• Внутренние локальные нормативные акты организации – могут уточнять форму заявления и сроки рассмотрения.

Когда необходимо выдавать трудовую книжку на руки

Трудовая книжка выдаётся сотруднику в следующих случаях:

• Увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя.
• Перевод на другую работу (в другую организацию) – при необходимости предъявить оригинал новому работодателю.
• Оформление или перерасчёт пенсии в Пенсионном фонде РФ (ПФР) или Социальном фонде РФ (СФР).
• Получение государственных услуг, требующих подтверждения трудового стажа (например, оформление ипотеки, получение социальных выплат).
• Личные нужды работника (архивное хранение, подтверждение стажа при смене профессии и т.д.).

Для подачи в Пенсионный фонд наиболее распространённым основанием является необходимость представления оригинала трудовой книжки для назначения пенсии по старости, инвалидности или по случаю потери кормильца.

Как правильно оформить заявление

Законодательно не установлен единый бланк заявления, поэтому документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• Дата составления заявления.
• ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
• Наименование документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки на руки».
• Текст просьбы с указанием основания (например, «для подачи в Пенсионный фонд РФ в целях назначения трудовой пенсии по старости»).
• Перечень прилагаемых документов (при необходимости – копия паспорта, СНИЛС, заявление о назначении пенсии и т.д.).
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи.
• Резолюция руководителя (разрешение на выдачу) и его подпись.

Рекомендуется оформить заявление на листе формата А4, шрифтом Times New Roman 14 pt, межстрочный интервал 1,5, выравнивание по левому краю.

Образец заявления (заполненный)

ООО «СтройИнвест»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
ул. Строителей, д. 10, офис 205
Москва, 123456
Заявление
о выдаче трудовой книжки на руки

Я, Иванов Иван Иванович, работаю в должности главного инженера проекта в отделе капитального строительства ООО «СтройИнвест» (табельный номер 0245).

Прошу выдать мне на руки оригинал моей трудовой книжки для последующего представления в Пенсионный фонд Российской Федерации по месту жительства (г. Москва) в целях назначения трудовой пенсии по старости.

Прилагаю к заявлению:
Копия паспорта (стр. 2‑3);
Копия СНИЛС;
Заявление о назначении пенсии (форма ПФР‑1).

Подпись: _________________ /Иванов И.И./
Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович

Резолюция руководителя:
Разрешить выдачу трудовой книжки сотруднику Иванову И.И. на основании ст. 62 ТК РФ.
Подпись: _________________ /Петров С.А./

Примечание: если в организации используется электронный документооборот, заявление можно оформить в виде scanned PDF‑файла с электронной подписью сотрудника и руководителя.

Порядок подачи и получения документа

1. Подготовка заявления. Сотрудник заполняет форму согласно образцу выше, подписывает её.
2. Передача заявления руководителю. Документ подаётся непосредственно руководителю отделу кадров или непосредственному руководителю (в зависимости от внутреннего регламента).
3. Рассмотрение. Руководитель проверяет наличие оснований для выдачи, ставит резолюцию и подписывает заявление.
4. Выдача трудовой книжки. Сотрудник отдела кадров выдаёт оригинал трудовой книжки под расписку о получении (см. пункт ниже).
5. Передача в ПФР. Сотрудник предоставляет оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд вместе с другими необходимыми документами (заявление о назначении пенсии, СНИЛС, паспорт).

Срок рассмотрения заявления обычно не превышает три рабочих дня с момента его получения руководителем, если иное не установлено локальными нормативными актами.

Расписка о получении трудовой книжки

После выдачи трудовой книжки сотрудник обязан расписаться в получении. Расписка оформляется на отдельном листе или внизу заявления и содержит:

• ФИО сотрудника;
• Дата получения;
• Наименование документа (трудовая книжка, серия и номер);
• Подпись сотрудника и расшифровка;
• Подпись уполномоченного лица отдела кадров (или руководителя) и его расшифровка.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы , подтверждаю, что получил(а) на руки оригинал трудовой книжки серии № 0123456, номер 789012.

Подпись: _________________ /Иванов И.И./
Дата получения: 

Подпись уполномоченного лица: _________________ /Сидорова Е.П./

Расписка хранится в личном деле сотрудника сроком не менее 50 лет.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, если организация использует ЭДО. Заявление подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) сотрудника и руководителя. После одобрения трудовая книжка выдаётся в бумажном виде под расписку.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки?

Для подачи в Пенсионный фонд требуется оригинал. Копия может быть приложена только как дополнительный документ (например, для внутреннего использования).

Что делать, если руководитель отказал в выдаче?

Сотрудник имеет право запросить письменное обоснование отказа. При незаконном refusе можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием восстановить право на получение документа.

Сколько времени хранится заявление в отделе кадров?

Заявление и расписка о получении трудовой книжки хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после прекращения трудового отношения.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки – простой, но важный документ, который позволяет работнику реализовать своё право на получение оригинала трудовой книжки для обращения в Пенсионный фонд РФ. Соблюдение установленной формы, наличие всех обязательных реквизитов и своевременное получение резолюции руководителя гарантируют беспрепятственное получение документа и последующее назначение пенсии.

Помните, что основанием для выдачи может служить не только увольнение, но и любые иные законные основания, в т.ч. необходимость подтверждения трудового стажа для социального обеспечения. Следуя представленному образцу и рекомендациям, вы сможете оформить заявление быстро и без ошибок.

Автор статьи: консультант по кадровому делопроизводству, 2026 г.