Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону работодатель обязан хранить этот документ у себя, выдавая его на руки только в строго определенных случаях. В этой статье мы подробно разберем, когда и как выдается оригинал трудовой книжки работнику, как оформить эту процедуру документально, а также приведем образцы необходимых расписок и записей в журналах учета.
Основные правила выдачи трудовой книжки на руки
Существует два основных случая, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки на руки работнику:
- При увольнении сотрудника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
- По запросу работника в период работы. Законодательство не запрещает выдачу оригинала документа на руки по просьбе сотрудника. Чаще всего это требуется для оформления пенсии в СФР (Социальный фонд России), получения кредита или оформления субсидий.
Важно учитывать актуальные реалии 2026 года: если сотрудник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), в его бумажной трудовой должна быть проставлена специальная закрывающая запись. В этом случае бумажная книжка выдается на руки при увольнении, а в период работы по запросу сотрудника вместо оригинала бумажной книжки выдается форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в течение 3 рабочих дней.
Выдача трудовой книжки по запросу работника (для пенсии и других целей)
Если работник не перешел на ЭТК и ему нужен именно оригинал бумажной книжки (например, для СФР), он должен написать соответствующее заявление. Работодатель не вправе отказать в выдаче документа.
Сроки выдачи
Оригинал трудовой книжки должен быть выдан сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента получения его письменного заявления.
Обязанность работника
Поскольку работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек, сотрудник, получивший оригинал на руки, обязан вернуть его в течение 3 рабочих дней после возвращения из организации, куда он предоставлял документ (например, из СФР).
Как оформить выдачу: расписка и журнал учета
Чтобы обезопасить себя от рисков утери документа и штрафов от трудовой инспекции, работодателю необходимо грамотно документально оформить факт выдачи трудовой книжки на руки. Для этого используется один из двух способов (или их комбинация):
- Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек. В специальной графе журнала делается отметка о выдаче документа на руки, ставится дата и подпись работника.
- Взятие расписки с работника. Это самый надежный способ. Работник собственноручно пишет расписку о получении оригинала трудовой книжки. Впоследствии, при возврате документа, расписка возвращается работнику или аннулируется иным способом.
Образец расписки о получении трудовой книжки на руки
Расписка пишется работником от руки или заполняется по шаблону. В ней обязательно должны быть указаны ФИО работника, его должность, причина выдачи документа и обязательство вернуть его в установленный законом срок.
Шаблон расписки:
Генеральному директору ООО «Название»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
РАСПИСКА
Я, Петров Петр Петрович, занимающий должность менеджера отдела продаж ООО «Название», настоящей распиской подтверждаю, что мне на руки выдана моя трудовая книжка (серия ТК № 1234567) на руки для предоставления в Социальный фонд России (СФР) для назначения трудовой пенсии.
Обязуюсь вернуть указанную трудовую книжку в ООО «Название» в течение 3 (трех) рабочих дней с момента ее возврата мне из СФР, но не позднее [указать дату].
Подпись: _____________ / Петров П.П./
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении по любым основаниям трудовая книжка выдается в последний рабочий день сотрудника. В этот же день в бумажную трудовую книжку вносится запись об увольнении, а работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с соответствующими данными в электронную трудовую книжку в СФР;
При увольнении работник также ставит подпись:
- В самой трудовой книжке (в графе ознакомления с записями об увольнении).
- В Книге учета движения трудовых книжек (о получении документа на руки).
- В Личной карточке работника (если ведется).
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Если в день увольнения работник отсутствовал на рабочем месте или отказался забирать документ, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Невостребованные трудовые книжки должны храниться у работодателя в течение 75 лет.
Кто имеет право вносить записи и выдавать трудовую книжку?
Правильно, если записи в трудовую вносит сотрудник кадрового отдела или другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство, включающее также учет, хранение и выдачу ТК. Это может быть как кадровик, так и бухгалтер или руководитель организации (в малом бизнесе). Данные обязанности должны быть закреплены в приказе или должностной инструкции.
Выдача трудовой книжки на руки — процедура, требующая строгого соблюдения сроков и обязательного документального подтверждения. Независимо от того, увольняется сотрудник или временно берет документ для СФР, наличие расписки и отметки в Книге учета движения трудовых книжек защитит работодателя от возможных претензий и штрафных санкций. В 2026 году также важно не забывать о взаимодействии с электронной трудовой книжкой и своевременной сдаче формы ЕФС-1.