С 2021 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК). При желании работника сохранить бумажный вариант, работодатель обязан оформить выдачу трудовой книжки «на руки» и сделать соответствующую запись в бумажном документе. В статье рассмотрены:

• правовая база;
• пошаговая процедура выдачи;
• образцы заявления работника;
• пример записи в трудовой книжке;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66.1 (выдача трудовой книжки).
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ «Об электронных документах» (часть 2 статья 2).
3. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
4. Постановление Правительства РФ от № 1639 «Об использовании электронных трудовых книжек».

Согласно статье 66.1 ТК РФ работник имеет право:

• получить бумажную трудовую книжку «на руки»;
• получить сведения о своей трудовой деятельности в виде выписки из ЭТК;
• подтвердить получение книжки своей подписью.

Пошаговая процедура выдачи

Ниже представлена типовая последовательность действий, которую следует выполнить работодателю.

1. Получение заявления от работника. Работник подаёт письменное заявление (образец ниже).
2. Проверка наличия свободного места в трудовой книжке. Если места нет – используется вкладыш (внутренний лист).
3. Заполнение записи о выдаче. Запись делается в графе 13 «Сведения о движении книжек» основной формы.
4. Подпись работника. Работник ставит подпись в графе «Получено» и дату получения.
5. Подпись и печать работодателя. Ответственное лицо (начальник отдела кадров) подписывает запись и ставит печать (если она предусмотрена).
6. Передача книжки. Книжка вручается работнику, при необходимости оформляеться акт приёма‑передачи.
7. Внесение сведений в электронный реестр. При наличии ЭТК сведения о выдаче также фиксируются в системе.

Образец заявления работника

Заявление должно быть подписано работником и содержать все обязательные реквизиты.

Генеральному директору ООО "Пример"
Иванову И.И.

от Петрова А.С., паспорт: 45 01 123456, выдан ОВД г. Москвы ,
зарегистрированного по адресу: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1, кв.10

Заявление

Прошу выдать мне трудовую книжку на руки в соответствии со
ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и предоставить сведения о моей
трудовой деятельности в виде выписки из электронной трудовой
книжки.

Подпись: ______________________
 

Образец записи в трудовой книжке о выдаче

Запись делается в графе 13 «Сведения о движении книжек». Ниже – типовой пример, оформленный в соответствии с рекомендациями Минтруда.

Если в основной форме книги места для новых записей нет, запись вносится в вкладыш (внутренний лист). Формат записи в вкладыше идентичен основной форме.

Как оформить акт приема‑передачи (по желанию)

Акт не является обязательным документом, но часто используется для дополнительного контроля.

Акт приема‑передачи трудовой книжки № 12/2026

Работодатель (наименование организации): ООО "Пример"
Ответственное лицо: Сидоров В.Л., должность – начальник отдела кадров

Работник: Петров А.С;, паспорт: 45 01 123456

Содержание:
Работнику выдана трудовая книжка (серия 01, № 1234567) в полном комплекте.
Работник подтвердил получение подписью.

Подписи:
Работодатель: ______________________ (Сидоров В.Л.)
Работник: ______________________ (Петров А.С.)
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать работодателя?

Печать ставится, если она предусмотрена внутренними регламентами организации. По закону печать не является обязательным, но её наличие упрощает проверку подлинности записи.

Что делать, если в книжке нет свободного места?

Используется вкладыш (внутренний лист). В нем делается запись в том же формате, что и в основной форме.

Можно ли одновременно выдать бумажную книжку и выписку из ЭТК?

Да. Работник имеет право получить оба документа. Выписка из ЭТК оформляется в соответствии с пунктом 2 статьи 66.1 ТК РФ.

Как оформить возврат бумажной книжки, если работник решил перейти на электронный вариант?

Работник подаёт заявление о передаче книжки в архив организации. Работодатель делает запись в графе 13: «Передана в архив организации», ставит подпись и печать, а работник подтверждает подписью.

Как исправить ошибку в записи о выдаче?

Ошибка исправляется зачеркиванием неверного текста, указанием правильных данных, ставится подпись ответственного лица и печать. При этом в графе 13 делается дополнительная запись «Исправление записи о выдаче…».

Практические рекомендации

• Храните шаблоны заявлений и актов в электронном виде – это ускорит процесс.
• Обязательно проверяйте, что в графе 13 указана точная дата выдачи.
• Если в организации используется электронный документооборот, синхронно фиксируйте факт выдачи в системе ЭТК.
• Сохраняйте копию заявления работника в личном деле сотрудника.
• Регулярно проверяйте наличие свободных страниц в трудовых книжках, чтобы избежать использования вкладышей без надобности.

Выдача трудовой книжки «на руки» – простая, но формализованная процедура. Правильное оформление заявления, записи в графе 13 и подписи обеих сторон гарантируют юридическую чистоту операции и защиту интересов как работодателя, так и работника. При соблюдении рекомендаций, изложенных в этой статье, процесс будет проходить без задержек и спорных моментов.

Дата актуализации информации: . Содержание основано на нормативных актах РФ, рекомендациях Минтруда и практических образцах из открытых источников.