Смерть сотрудника – тяжёлый момент как для его семьи, так и для работодателя․ Одним из обязательных действий работодателя является выдача трудовой книжки (или завершение электронного трудового реестра) наследникам․ В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок действий, необходимые документы и особенности оформления в условиях перехода к электронным трудовым книжкам․

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 71, 73, 75, 77;
• Федеральный закон № 181-ФЗ от г․ «Об электронных трудовых книжках»․
• Постановление Правительства РФ № 1082 от г․ «Об утверждении Положения о порядке ведения и выдачи (передачи) электронных трудовых книжек»․
• Приказ Минтруда России № 1н от г․ «Об утверждении формы и порядка выдачи (передачи) трудовых книжек при смерти работника»․

Согласно ТК РФ, трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовой стаж, и должна быть выдана работнику (или его наследникам) в течение 5 дней после прекращения трудовых отношений, в т․ч․ в случае смерти․

Кто обязан выдавать трудовую книжку?

Обязанность выдачи трудовой книжки возлагается на работодателя (организацию, индивидуального предпринимателя)․ Если трудовая книжка находится у работника в момент смерти, работодатель обязан:

1. Узнать о смерти (получить свидетельство о смерти)․
2. Определить законных наследников (по завещанию или закону)․
3. Подготовить и оформить передачу трудовой книжки (или завершить запись в электронном реестре)․

Необходимые документы

Для бумажной трудовой книжки

• Свидетельство о смерти работника (оригинал)․
• Документ, подтверждающий право наследования (завещание, свидетельство о праве на наследство, решение суда)․
• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) наследника․
• Заявление наследника (по образцу, утверждённому работодателем) о выдаче трудовой книжки․
• Трудовая книжка с заверенными записями о всех периодах работы․

Для электронных трудовых книжек (ЭТК)

• Свидетельство о смерти работника․
• Документ, подтверждающий право наследования․
• Паспорт наследника․
• Заявление о передаче доступа к ЭТК (можно подать через портал Госуслуг или в отдел кадров)․
• Согласие работодателя на передачу прав доступа (внутренняя форма организации)․

Порядок выдачи бумажной трудовой книжки

1. Получение сведений о смерти․ Работодатель обязан в течение 1‑2 дней получить копию свидетельства о смерти от семьи или представителя․
2. Определение наследников․ На основании завещания или закона (Гражданский кодекс РФ) работодатель уточняет, кто имеет право на получение книжки․
3. Подготовка заявления․ Наследник заполняет заявление о выдаче трудовой книжки, указывая свои реквизиты и цель получения․
4. Проверка записей․ Отдел кадров проверяет, что в книжке отражены все периоды работы, начисления и увольнение (если оно произошло)․
5. Подписание акта приема‑передачи․ Сотрудник отдела кадров и наследник подписывают акт, в котором фиксируется факт передачи книжки․
6. Выдача книжки․ Трудовая книжка передаётся наследнику лично (по почте с подтверждением получения можно использовать заказное письмо)․
7. Регистрация факта выдачи․ В журнале учета трудовых книжек фиксируется дата и ФИО получателя․

Порядок завершения электронного трудового реестра (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России полностью завершён переход к электронным трудовым книжкам․ Процедура выглядит следующим образом:

1. Уведомление о смерти․ Работодатель получает электронную копию свидетельства о смерти (через МФЦ или портал Госуслуг)․
2. Идентификация наследника․ Через портал Госуслуг наследник подтверждает свою личность и право наследования (загружает завещание/решение суда)․
3. Подготовка запроса․ Отдел кадров формирует запрос в Федеральную службу по труду (Роструд) через специализированный сервис «ЭТК»․ Запрос содержит: ИНН работника, номер ЭТК, данные наследника․
4. Согласие работодателя․ Работодатель подписывает электронный документ о передаче прав доступа к ЭТК наследнику․
5. Передача доступа․ Система автоматически создаёт учетную запись наследника, предоставляя ему право просмотра и скачивания записей․
6. Уведомление наследника․ Наследник получает SMS/Email с инструкциями по входу в личный кабинет на портале Госуслуг․
7. Закрытие доступа работодателя․ После подтверждения получения наследником система блокирует возможность дальнейшего редактирования записи работодателем․

Сроки выдачи

• Для бумажных трудовых книжек – не более 5 календарных дней с момента получения всех необходимых документов․
• Для электронных трудовых книжек – процесс обычно завершается в течение 3‑5 рабочих дней после подачи полного пакета документов, так как система автоматизирует большую часть операций․

Права и обязанности наследников

• Наследник имеет право получить полную трудовую книжку (или доступ к ЭТК) без ограничений․
• Наследник обязан предоставить достоверные документы, подтверждающие право наследования․
• При получении бумажной книжки наследник может использовать её для оформления пенсии, социальных выплат и иных прав, связанных с трудовым стажем․
• В случае обнаружения ошибок в записях наследник имеет право потребовать их исправления в течение 30 дней после получения книжки․

Возможные проблемы и их решения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу трудовой книжки?

Нет․ Выдача трудовой книжки (в т․ч․ в электронном виде) является обязательным действием работодателя и не подразумевает оплату со стороны наследника․

Можно ли получить трудовую книжку, если работник умер за границей?

Да․ Необходимо предоставить международное свидетельство о смерти, а также заверенный перевод (при необходимости) и документы, подтверждающие наследство в РФ․

Что делать, если в трудовой книжке указаны неверные даты?

Наследник должен подать письменное заявление в отдел кадров с требованием исправления․ При отказе – обратиться в суд или в территориальный орган Федеральной службы по труду․

Как оформить передачу доступа к ЭТК, если наследник не имеет аккаунта в Госуслугах?

Наследнику необходимо зарегистрировать аккаунт в Госуслугах․ После регистрации он может запросить привязку к ЭТК через форму «Передача прав доступа к электронному трудовому документу»․

Можно ли передать трудовую книжку другому родственнику, а не наследнику?

Только законный наследник имеет право на получение книжки․ Передача её другому лицу возможна лишь после оформления доверенности, но в таком случае книжка будет рассматриваться как «временное хранение», а не окончательная передача прав․

Выдача трудовой книжки при смерти работника – процесс, регулируемый Трудовым кодексом и рядом специализированных нормативных актов․ С 2026 года в России полностью функционирует система электронных трудовых книжек, что упрощает передачу прав наследникам и ускоряет оформление․ Тем не менее, работодателю необходимо строго соблюдать сроки, собрать полный пакет документов и оформить передачу в соответствии с установленными формами, чтобы избежать штрафов и конфликтов с наследниками․

Помните: своевременная и корректная выдача трудовой книжки – не только юридическая обязанность, но и проявление уважения к памяти усопшего сотрудника и поддержка его семьи в трудный момент․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и практики работы отделов кадров․ Для уточнения деталей рекомендуется обращаться к юристу или в территориальный орган Федеральной службы по труду․