Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ По закону при увольнении работодатель обязан выдать её на руки сотруднику в день его увольнения․ Однако на практике часто возникают ситуации, когда уволенный работник не может лично явиться в отдел кадров за документом (например, он переехал в другой город, заболел или отсутствует по иным причинам)․ В таком случае забрать трудовую книжку может доверенное лицо․ Для этого необходима правильно оформленная доверенность на получение трудовой книжки․
Можно ли выдать трудовую книжку третьему лицу?
Трудовое законодательство прямо разрешает выдачу трудовой книжки представителю работника․ Главное условие — наличие документа, подтверждающего полномочия этого представителя․
Важно учитывать следующие нюансы:
- Нотариальная форма․ Поскольку трудовая книжка является важным личным документом, кадровики и юристы настоятельно рекомендуют оформлять доверенность в нотариальной форме․ Это сводит к минимуму риски работодателя при передаче документа третьему лицу․
- Отсутствие строгого бланка․ Законодательно обязательный унифицированный бланк доверенности на получение трудовой книжки не закреплен․ Документ составляется в свободной письменной форме, но при этом должен содержать ряд обязательных реквизитов․
Как правильно составить доверенность
Чтобы документ имел юридическую силу и был принят отделом кадров, он должен быть составлен грамотно․ Доверенность обязательно должна быть подписана самим владельцем трудовой книжки (доверителем)․
Обязательные реквизиты доверенности:
- Место и дата совершения доверенности․ Дата указывается прописью (например: «Двадцать третье мая две тысячи двадцать шестого года»)․ Без даты доверенность ничтожна․
- Сведения о доверителе: Ф․И․О․ полностью, дата рождения, паспортные данные, адрес регистрации․
- Сведения о доверенном лице: Ф․И․О․ полностью, дата рождения, паспортные данные, адрес регистрации․
- Круг полномочий․ Четко пропишите, что именно имеет право делать представитель․ Например: «получить в отделе кадров принадлежащую мне трудовую книжку, удостовериться в том, что она надлежащим образом оформлена, и удостоверить этот факт росписью в моей личной карточке (форме N Т-2), а также выполнить все иные действия, связанные с данным поручением»․
- Срок действия доверенности․ Его необходимо указать обязательно․ Если срок никак не оговорен, по умолчанию он составляет 1 год (согласно ст․ 186 ГК РФ)․ Срок может быть любым: от нескольких дней до нескольких лет (например, «доверенность выдана сроком на ШЕСТЬ месяцев»)․
- Подпись доверителя․ Личная подпись работника должна быть проставлена собственноручно․
Как кадровику оформить выдачу по доверенности
Выдача трудовой книжки по доверенности третьему лицу имеет свои особенности в документообороте работодателя:
- В разделе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них расписывается именно лицо, получившее трудовую книжку (представитель по доверенности)․
- Ниже подписи представителя указывается фамилия и инициалы лица, получившего трудовую книжку (то есть самого уволенного работника)․
- Еще ниже вписывается фраза: «по доверенности серия [номер], выданной [дата выдачи] г․»․
Важно для работодателя!
В целях подтверждения внесенной записи и защиты себя от возможных претензий, работодателю рекомендуется вложить в личное дело работника оригинал доверенности․ Если это невозможно (например, если доверенность не разовая и нужна представителю для других дел), следует снять с доверенности копию, заверить её и вложить в личное дело уволенного сотрудника․
Образец доверенности на получение трудовой книжки
Ниже представлен примерный образец заполнения доверенности, который вы можете адаптировать под свою ситуацию․
ДОВЕРЕННОСТЬ
Город Москва, двадцать третье мая две тысячи двадцать шестого года․
Я, гражданин Российской Федерации Иванов Иван Иванович, года рождения, паспорт серии 45 08 номер 123456, выдан ОВД района Кунцево г․ Москвы г․, код подразделения 772-045, проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5,
настоящей доверенностью уполномочиваю гражданку Российской Федерации Петрову Марию Сергеевну, года рождения, паспорт серии 45 12 номер 654321, выдан ОВД района Тверской г․ Москвы г․, код подразделения 772-012, проживающую по адресу: г․ Москва, ул․ Мира, д․ 20, кв․ 15,
получить в отделе кадров Открытого акционерного общества «Иванниковский молокозавод» принадлежащую мне трудовую книжку, удостовериться в том, что она надлежащим образом оформлена, и удостоверить этот факт росписью в моей личной карточке (форме N Т-2), а также выполнить все иные действия, связанные с данным поручением․
Доверенность выдана сроком на ШЕСТЬ месяцев․
Подпись доверенного лица М․С․ Петровой удостоверяю․
Доверитель: _________________ /Иванов И․И․/
(подпись)
Частые ошибки при оформлении
Чтобы документ не был признан недействительным, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие даты составления доверенности․
- Неполные паспортные данные доверителя или доверенного лица (без серии, номера, даты выдачи или кода подразделения)․
- Размытые формулировки полномочий (вместо «получить трудовую книжку» написано «решать все кадровые вопросы»)․
- Подписание доверенности не лично работником, а кем-то за него (даже по устной просьбе)․
Используя данный образец и соблюдая правила учета выдачи трудовых книжек, вы сможете грамотно оформить передачу документа третьему лицу, избежав юридических рисков и штрафов со стороны трудовой инспекции․