При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. Часто этот документ берут не сами работники, а их родственники, представители или другие лица. Вопрос о возможности выдачи трудовой книжки по доверенности регулируется Трудовым кодексом РФ и практикой Роструда. В статье разобраны все нюансы, требования к оформлению и типичные ошибки.
Можно ли выдавать трудовую книжку по доверенности?
Согласно позиции Роструда и разъяснениям Кадровик‑практик, выдавать трудовую книжку третьему лицу разрешено, но только при наличии нотариально оформленной доверенности. При этом:
- Доверенность должна быть Grant‑type – то есть конкретно указывать право получения трудовых записей и (или) выдачи трудовой книжки.
- Документ должен соответствовать требованиям гражданского законодательства РФ (ст. 185 ГК РФ) и Трудового кодекса (ст. 69).
- Работодатель вправе отказать в выдаче, если доверенность не соответствует требованиям или если есть основания сомневаться в её подлинности.
Когда выдача по доверенности обязательна?
В следующих случаях выдача через представителя необходима:
- Сотрудник находится за пределами России и не может лично прийти в офис.
- Сотрудник недееспособен или ограничен в дееспособности.
- Сотрудник находится в больнице, в местах отбывания наказания или иных обстоятельствах, когда личное присутствие невозможно.
- Работник умер, а его наследник (или иной уполномоченный лицо) требует получить книжку для оформления наследственных прав.
Требования к оформлению доверенности
Для того чтобы доверенность была принята, она должна содержать:
- Полные данные сторон – ФИО, паспортные данные, ИНН (при наличии).
- Точную форму распоряжения – «право получать трудовую книжку (и/или справку о заработной плате) в связи с увольнением».
- Срок действия – обычно указывается «до получения документа» или конкретная дата.
- Подпись доверителя и подпись уполномоченного лица (если доверенность выдается на имя конкретного представителя).
- Нотариальное заверение – обязательный элемент, подтверждающий подлинность подписи и соответствие формы.
Образец доверенности (2025‑2026)
ДОВЕРЕННОСТЬ № ___ от «__» __________ 2026 г. Я, _______________________ (ФИО, паспорт: серия ___ № _______, выдан «___» __________ 20__ г. в ОУФМС России по г. __________), настоящей доверяю _______________________ (ФИО, паспорт: серия ___ № _______, выдан «___» __________ 20__ г. в ОУФМС России по г. __________), право получать мою трудовую книжку, справку о заработной плате и иные документы, связанные с моим увольнением из организации «_____________________», в связи с моим увольнением по собственному желанию / по сокращению ставки / по статье ___ ТК РФ. Доверенность действует до получения указанных документов. Подпись доверителя: ______________________ /подпись/ Нотариус: _______________________________ (подпись, печать, дата)
Как правильно оформить процесс выдачи?
- Подготовка документа – составить доверенность, заверить её у нотариуса.
- Подача в отдел кадров – представитель приносит оригинал доверенности и паспорт (или иной документ, подтверждающий полномочия).
- Проверка полномочий – сотрудник кадров проверяет соответствие формы и сроков действия доверенности.
- Выдача документа – после положительной проверки выдается копия (или оригинал) трудовой книжки.
- Запись в журнале – в журнале приема‑передачи фиксируется дата, ФИО сторон и номер доверенности.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие нотариального заверения – без него доверенность считается недействительной. Решение: всегда обращаться к нотариусу.
- Недостаточность полномочий – в доверенности указано лишь «получить документы», без уточнения «в связи с увольнением». Решение: чётко формулировать цель.
- Срок действия истек – если в доверенности указан срок, но он прошёл, документ уже не действует. Решение: устанавливать срок «до получения» или продлевать.
- Несоответствие данных сторон – ошибка в паспортных данных делает доверенность недействительной. Решение: проверять данные на совпадение.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку?
Если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку по доверенности, у работника (или его представителя) есть несколько вариантов:
- Подать письменную претензию в отдел кадров с требованием о выдаче документа в соответствии с ТК РФ.
- Обратиться в Роструд или в суд с иском о взыскании трудовой книжки.
- Получить копию записи в трудовой книжке через электронный сервис (если она доступна) и оформить её в виде справки.
Выдача трудовой книжки по доверенности – законный способ, позволяющий представителю работника получить необходимый документ в случае, когда самостоятельный приём не возможен. Главное требования:
- Наличие нотариально заверенной доверенности, в которой четко указано право получения трудовых записей.
- Соответствие формы и содержания требованиям Трудового кодекса и гражданского законодательства.
- Своевременная проверка полномочий представителя отделом кадров.
Соблюдая эти правила, работодатель и представитель сотрудника минимизируют риск отказа в выдаче документа и обеспечат соблюдение всех норм увольнения.
Автор: юридический консультант, специалист по трудовому праву. Актуально на 22 мая 2026 г.