Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы. Иногда сотрудник не может лично забрать её при увольнении (болезнь, переезд, командировка и т.д.). В таких случаях закон допускает выдачу трудовой книжки третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности. Ниже подробно рассмотрен порядок оформления, требования к документу и особенности процедуры в кадровой службе.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66) обязывает работодателя выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения «лично в руки под расписку» либо иным согласованным способом.
• Закон не содержит единого образца доверенности на получение трудовой книжки, поэтому её форма и содержание должны соответствовать Гражданскому кодексу РФ (ст. 185‑189).
• Доверенность может быть удостоверена нотариусом либо самим работодателем, однако на практике нотариальное заверение рекомендуется, чтобы избежать споров и отказа кадровой службы.

Когда можно воспользоваться доверенностью?

Выдача трудовой книжки по доверенности допускается в следующих ситуациях:

• Сотрудник находится на больничном или в отпуске и не может явиться в отдел кадров.
• Работник переехал в другой город/страну и личное получение невозможно.
• Сотрудник находится в командировке или на удалённой работе.
• Лицо, уволенное по соглашению сторон, поручило получение документа доверенному родственнику или юристу.

Важно: доверенность должна быть специально направлена на получение трудовой книжки (или иных документов, связанных с трудовыми отношениями). Общая доверенность на представление интересов без указания этого конкретного права может быть признана недостаточной.

Требования к доверенности

Для того чтобы кадровая служба приняла доверенность, она должна содержать следующие реквизиты:

1. Дата и место выдачи (например, «г. Москва, 22 мая 2026 г.»).
2. Полные Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные доверителя (работника).
3. Полные Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица (представителя).
4. Чётко сформулированное полномочие: «получить трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) у работодателя …»;
5. Срок действия доверенности (можно указать «до момента получения трудовой книжки» или конкретную дату).
6. Подпись доверителя.
7. Нотариальное заверение (печать нотариуса, его подпись, реквизиты нотариальной конторы).

Стоимость нотариального заверения доверенности обычно составляет от 500 до 1500 рублей в зависимости от региона.

Примерная форма доверенности на получение трудовой книжки

Пример (нотариально заверенный):

Я, Иванов Иван Иванович, г.р., паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
настоящим доверяю Петрову Петру Петровичу, паспорт серии 45 № 654321, выдан ОВД г. Москвы , проживающему по адресу: г. Москва, пр. Мира, д. 5, кв. 12,
представлять мои интересы и получать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) у работодателя ООО «Пример» (ИНН 7701234567, КПП 770101001, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1).
Доверенность действительна до момента получения трудовой книжки, но не позднее г.
Подпись доверителя: ___________________ /Иванов И.И./
Нотариус: г. Москва, нотариальная контора № 12, нотариус Смирнова А.В., печать.

При необходимости можно добавить условие о праве получения копий приказов, справок о заработной плате и иных документов, связанных с трудовыми отношениями.

Порядок выдачи трудовой книжки кадровой службой

1. Предъявление доверенности. Доверенное лицо предоставляет нотариально заверенную доверенность и свой паспорт для проверки личности.
2. Сверка данных. Кадровый специалист проверяет соответствие Ф.И.О., паспортных данных и реквизитов доверенности с данными работника в личном деле.
3. Запись в книге учета. В журнале учета выдачи трудовых книжек делается запись вида: «Выдана трудовая книжка работнику Ivanov I.I. по доверенности от № 123/26, выданной нотариусом Смирновой А.В., доверенное лицо – Petrov P.P.».
4. Подпись доверенного лица. Доверенное лицо расписывается в получении трудовой книжки в соответствующей графе журнала учета и/или в отдельной расписке.
5. Вручение документа. Трудовая книжка передаётся доверенному лицу под расписку; При желании можно также оформить акт приёма‑передачи.

Если работодатель предпочитает отправлять трудовую книжку по почте, доверенное лицо может получить её на почтовом отделении, предъявив доверенность и паспорт.

Распространённые ошибки и как их избежать

• Отсутствие нотариального заверения. Некоторые работодатели принимают доверенность, заверенную только подписью работника. Это может привести к refusу выдачи книжки. Лучше сразу оформить нотариально.
• Неопределённое полномочие. Фраза «представлять мои интересы» без указания права на получение трудовой книжки считается недостаточно конкретной.
• Истёкший срок доверенности. Если доверенность выдана на определённый период и он истёк до момента обращения, кадровая служба имеет право отказать.
• Несоответствие паспортных данных. Опечатки в Ф.И.О. или номере паспорта ведут к необходимости повторного оформления доверенности.
• Отсутствие копии доверенности в личном деле. Рекомендуется оставить копию нотариальной доверенности в pessoalном деле сотрудника для будущих проверок.

Рекомендации для работника и его представителя

Для работника (доверяющего)

• Заблаговременно оформите нотариальную доверенность, даже если планируете лично получить книжку – это страховка на случай непредвиденных обстоятельств.
• Укажите в доверенности точный срок действия («до получения трудовой книжки») – это избавит от лишних вопросов.
• Сообщите работодателю о планах получения книжки по доверенности (например, в заявлении об увольнении), чтобы кадровая служба была готова к приёму документа.

Для доверенного лица

• Возьмите с собой оригинал паспорта и нотариально заверенную доверенность.
• Проверьте, чтобы в доверенности были указаны ваши Ф.И.О. и паспортные данные без ошибок.
• Получите расписку или акт приёма‑передачи трудовой книжки – это подтвердит факт получения и защитит вас от претензий работодателя в будущем.

Получение трудовой книжки по нотариальной доверенности – законный и widely‑used способ обеспечить сохранность важного трудового документа, когда сотрудник лично не может явиться в отдел кадров. Соблюдение формальных требований (нотариальное заверение, чёткое указание полномочий, соответствие данных) гарантирует беспрепятственную выдачу книжки и исключает риски отказа со стороны работодателя.

Если у вас остались сомнения или требуется помощь в составлении доверенности, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или к нотариусу – они помогут оформить документ в соответствии с актуальным законодательством и избежать типичных ошибок.