Процесс увольнения сотрудника всегда сопровождается оформлением множества документов‚ и один из главных, выдача трудовой книжки. Но что делать‚ если уволенный работник не может лично явиться в отдел кадров за этим важным документом? Возникает резонный вопрос: можно ли трудовую книжку отдать по доверенности третьему лицу? В этой статье мы подробно разберем правовые нюансы‚ позицию контролирующих органов и правила оформления такой передачи.

Что говорит закон: буквальное толкование

Если обратиться к буквальному толкованию нормативных актов Российской Федерации‚ в частности Трудового кодекса (ст. 84.1 ТК РФ)‚ то можно прийти к следующему выводу: законодательство прямо не предусматривает возможность выдачи сотруднику документов‚ связанных с работой‚ через третьих лиц. Нормы требуют именно личного получения работником своей трудовой книжки под роспись.

Стоит отметить важное отличие: согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ‚ получение заработной платы и иных платежей по доверенности допускается. Однако специальные правила‚ регулирующие порядок обращения с трудовыми книжками (ведь это строгий документ‚ подтверждающий стаж)‚ такого права в явном виде не предоставляют. Именно поэтому многие кадровики опасаются выдавать бланк по доверенности‚ предпочитая стандартную схему: отправка уведомления о необходимости явки и пересылка почтой при согласии работника.

Позиция Роструда и правоприменительная практика

Несмотря на строгие формулировки закона‚ на практике ситуация выглядит иначе. Может ли представитель работника забрать документ? Да‚ может. Правоприменительная практика‚ а также разъяснения профильных изданий и систем КонсультантПлюс и ГАРАНТ сходятся в одном: выдать трудовую книжку другому человеку можно‚ но при соблюдении строгих условий.

Главное правило‚ которое позволяет работодателю не бояться санкций: выдать трудовую книжку по доверенности можно только в том случае‚ если она заверена нотариально.

Почему важна именно нотариальная форма?

Нотариальная доверенность гарантирует работодателю‚ что полномочия представителя подлинные‚ а подпись доверителя (уволенного сотрудника) достоверна. Выдавая бланк лица‚ предъявившему такую доверенность‚ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Кадровый работник обязан выдать документ поверенному гражданину после предоставления им паспорта и непосредственно самого доверительного документа.

Электронная трудовая книжка (СТД-Р) и доверенность

Не стоит забывать‚ что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Для сотрудников‚ принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору)‚ трудовая книжка изначально открывается в электронной форме. Другие работники имеют право выбора: бумажная или электронная форма ведения (ст. 66‚ 66.1 ТК РФ).

При увольнении сотруднику‚ выбравшему электронный формат‚ выдается выписка из электронной трудовой книжки — форма СТД-Р. Здесь действует то же правило: представитель работника вправе получить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) на основании нотариально удостоверенной доверенности.

Как правильно оформить доверенность

Чтобы отдел кадров беспрепятственно выдал трудовую книжку третьему лицу‚ документ должен быть составлен корректно. Примерная форма доверенности должна содержать следующие элементы:

• Данные доверителя: Ф. И. О. полностью‚ дата рождения‚ гражданство‚ место рождения‚ паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан)‚ адрес регистрации и фактического проживания.
• Данные поверенного (представителя): Ф. И. О. полностью‚ паспортные данные‚ адрес регистрации.
• Суть полномочий: четкое указание на право получения трудовой книжки (а также сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р) в конкретной организации (желательно указать наименование работодателя).
• Право подписи: полномочия на подписание необходимых документов (например‚ расписки в получении книжки‚ журнала учета движения трудовых книжек) от имени доверителя.
• Срок действия: доверенность может быть выдана на конкретный срок‚ если срок не указан‚ она сохраняет силу в течение года со дня совершения.
• Нотариальное удостоверение: подпись доверителя должна быть заверена нотариусом с проставлением соответствующих реквизитов и печати;

Порядок действий кадровика при выдаче по доверенности

Если к вам в отдел кадров явился представитель уволенного сотрудника‚ ваша инструкция должна выглядеть следующим образом:

1. Проверка документов. Убедитесь‚ что представитель предоставил свой паспорт и оригинал нотариальной доверенности.
2. Анализ доверенности. Проверьте срок ее действия‚ совпадение данных доверителя с данными уволенного сотрудника‚ а также наличие прямого указания на право получения именно трудовой книжки.
3. Выдача документа. Вручите трудовую книжку (или СТД-Р) представителю.
4. Оформление расписки. Представитель должен написать расписку в получении трудовой книжки работника по доверенности (образец заполнения можно найти в справочных системах). В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них расписывается именно представитель‚ с указанием своих данных и реквизитов доверенности.
5. Хранение доверенности. Нотариальную доверенность (или ее копию) и расписку необходимо подшить в личное дело уволенного сотрудника. Это будет главным доказательством правомерности выдачи документа в случае претензий со стороны бывшего работника или трудовой инспекции.

Передача полномочий по внесению записей

Отдельно стоит затронуть вопрос оформления самих трудовых книжек. Иногда руководители пытаются делегировать ведение кадрового учета сторонним специалистам. Однако здесь закон категоричен: передача полномочий по внесению записей в трудовую книжку по доверенности прямо трудовым законодательством не предусмотрена. Ответственность за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу несет работодатель‚ а конкретные лица назначаются его приказом. Сторонний представитель по доверенности не может вносить записи в бланк трудовой книжки.