Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина, необходимый для назначения пенсии и различных социальных выплат. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать этот документ работнику в день увольнения. Однако жизненные обстоятельства часто складываются так, что бывший сотрудник не может лично явиться в отдел кадров: он находится в другом городе, болен или занят на новой работе. В таких ситуациях на помощь приходит механизм выдачи трудовой книжки по доверенности.
В данной статье мы подробно разберем правовые основы, требования к оформлению доверенности, порядок действий кадровика и нюансы, которые необходимо учитывать в 2026 году.
Можно ли выдавать трудовую книжку по доверенности?
Прямой запрет на выдачу трудовой книжки представителю работника в трудовом законодательстве отсутствует. Более того, практика и разъяснения контролирующих органов (включая Роструд) подтверждают: если сам работник не может получить документ, это может сделать другое лицо, но только при наличии надлежаще оформленной доверенности.
Важно понимать, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Ее потеря или передача не тому лицу грозит работодателю серьезными проблемами, включая судебные иски и штрафы. Поэтому кадровые службы вправе требовать строгого соблюдения процедуры.
Кто может быть доверенным лицом?
Законом не ограничен перечень лиц, которые могут получить трудовую книжку по доверенности. Это может быть:
- Родственник (супруг, родитель, ребенок, брат/сестра);
- Коллега или знакомый;
- Представитель юридической фирмы или профсоюза.
Главное условие, наличие у этого человека правильно оформленного документа от имени работника;
Требования к доверенности: только нотариальная форма
Один из самых важных вопросов: какую доверенность принимать? Может ли это быть простая письменная форма, написанная от руки?
Согласно сложившейся судебной практике и рекомендациям экспертов, для получения трудовой книжки (документа, имеющего столь важное юридическое значение) требуется нотариально удостоверенная доверенность.
Почему именно нотариальная?
- Идентификация личности: Нотариус лично удостоверяет личность доверителя и проверяет его дееспособность.
- Проверка волеизъявления: Гарантируется, что работник действительно хочет передать полномочия конкретному лицу.
- Безопасность работодателя: В случае спора (например, если работник заявит, что не отдавал книжку), нотариальная доверенность станет железобетонным доказательством правоты работодателя.
Простая письменная доверенность, даже заверенная по месту работы или жительства, в 2026 году несет высокие риски и часто отвергается кадровыми службами во избежание проблем.
Что должно быть указано в доверенности?
Чтобы документ был принят отделом кадров, он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Дата и место составления: Без указания даты доверенность недействительна (ст. 186 ГК РФ).
- Данные доверителя: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации работника, чья трудовая книжка выдается.
- Данные поверенного: ФИО и паспортные данные лица, которое будет получать документ.
- Четко сформулированное полномочие: Фраза должна гласить примерно так: «Получить трудовую книжку и иные документы, связанные с работой, в ООО «Название» после моего увольнения».
- Срок действия: Хотя по закону срок может не указываться (действует 1 год), лучше его прописать для ясности.
- Подпись доверителя и нотариуса: Обязательно наличие подписи и печати нотариуса.
Алгоритм действий при выдаче трудовой книжки по доверенности
Процедура выдачи должна быть безупречной с точки зрения документооборота. Вот пошаговая инструкция для работодателя:
Шаг 1. Уведомление работника
Если в день увольнения работник не явился, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Это требование ст. 84.1 ТК РФ. Только если работник согласился на выдачу третьему лицу (или просто прислал представителя с доверенностью), процедура продолжается.
Шаг 2. Проверка документов
Когда в отдел кадров приходит представитель, кадровик обязан проверить:
- Оригинал нотариальной доверенности (снять копию для архива).
- Паспорт представителя (сверить фото, ФИО и данные с доверенностью).
Шаг 3. Внесение записей в учетные документы
Поскольку работник лично не присутствует, он не может расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. В этом случае:
- В графе «Подпись работника, получающего трудовую книжку» ставится подпись доверенного лица.
- Рядом делается приписка: «По доверенности от [дата] № [номер], удостоверенной [ФИО нотариуса, реестровый номер]».
- Копия доверенности подшивается к Книге учета или хранится в личном деле сотрудника как основание выдачи.
Шаг 4. Выдача документа
Трудовая книжка передается представителю. Рекомендуется также составить акт приема-передачи или взять расписку в свободной форме, где представитель подтвердит получение оригинала трудовой книжки.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и доверенность
С 2020-2021 годов в России активно внедряются электронные трудовые книжки (форма СТД-Р); Если работник выбрал электронную форму ведения, то бумажный документ ему на руки не выдается (если он не написал заявление о сохранении бумажной версии до 2021 года).
Однако, даже в случае с ЭТК, работнику может потребоваться бумажная выписка (СТД-Р) или заверенная копия. Получение таких документов также возможно по доверенности. Представитель вправе получить сведения о трудовой деятельности на основании нотариально удостоверенной доверенности.
Риски и важные нюансы
Несмотря на возможность выдачи по доверенности, существуют риски, о которых нужно помнить:
Ответственность за доставку.
Как только трудовая книжка передана представителю по доверенности, ответственность работодателя за ее сохранность прекращается. Все риски дальнейшей утери ложатся на работника и его представителя.
Отзыв доверенности.
Теоретически, доверитель может отозвать доверенность. Однако, если работодатель добросовестно проверил документы на момент выдачи, он не несет ответственности за факт отзыва, если не был об этом уведомлен официально.
Почтовая пересылка как альтернатива.
Многие кадровики предпочитают не связываться с доверенностями, а предлагают работнику написать заявление о высылке трудовой книжки почтой (заказным письмом с описью вложения). Это безопасный вариант, но он требует времени и согласия самого работника.
Выдача трудовой книжки по доверенности, это законный и отработанный механизм, позволяющий решить проблему получения важного документа, когда личный визит невозможен. Главное правило для всех участников процесса: доверенность должна быть нотариальной. Это защитит права бывшего сотрудника, обезопасит представителя от претензий и снимет вопросы с проверяющих органов у работодателя.
Помните, что трудовая книжка — это фундамент будущей пенсии, и подход к ее передаче должен быть максимально юридически грамотным.