По Трудовому кодексу РФ (ст. 62) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или её копию) не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления от сотрудника. Ниже подробно разбираем, как это делается, какие нюансы учитывать и какие документы требуются.
Что именно подпадает под действие ст. 62 ТК РФ?
В соответствии с ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать:
- оригинал трудовой книжки;
- копию трудовой книжки;
- заверенную выписку из неё;
- другие документы, связанные с трудовыми отношениями.
Эти документы могут потребоваться:
- при увольнении;
- для перехода на электронный формат;
- для оформления в банке или иной организации;
- по запросу самого работника.
Письменное заявление работника
Заявление должно быть оформлено в письменной форме и содержать:
- ФИО работника;
- Дата подачи;
- Тип требуемого документа (оригинал, копия, выписка и т.д.);
- Подпись работника.
Заявление может быть подано лично, по почте или в электронном виде (при условии, что работодатель согласен принимать такие документы).
Сроки выдачи
Согласно практике и интерпретации КонсультантПлюс, ГАРАНТ и Государственной инспекции труда, сроки выглядят так:
- Не более трёх рабочих дней со дня получения заявления;
- Если заявление получено в последний день работы, выдача происходит в тот же день (последний рабочий день);
- При невозможности выдачи (отказ работника, отсутствие на рабочем месте) оформляется специальное уведомление.
Важно помнить, что рабочий день – это календарный день, в который работник обязан выполнять свои обязанности, исключая выходные и праздники.
Порядок выдачи в разных ситуациях
При увольнении
При расторжении трудового договора трудовую книжку выдают в последний рабочий день сотрудника. Если работник уходит в связи со смертью, выдача производится в течение трёх рабочих дней после получения заявления одного из наследников.
При переходе на электронную трудовую книжку
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:
- Работник может потребовать выдать оригинал бумажной книжки, если он отказывается от продолжения её ведения;
- Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней после подачи соответствующего заявления.
При запросе копии или выписки
Если работник просит выдать только копию или заверенную выписку, работодатель также обязан предоставить её в установленные сроки (не более трёх рабочих дней).
Что делать, если сроки нарушены?
Если работодатель не выдал требуемый документ в установленный срок, работник имеет право:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
- Требовать компенсацию за причинённый ущерб;
- Получить документы в судебном порядке.
Для предотвращения конфликтов рекомендуется:
- Вести журнал приёма и передачи документов;
- Подтверждать получение заявления подписью или электронной подписью;
- Сохранять копии всех выданных документов.
Примеры оформления заявления и актов выдачи
Шаблон заявления
В __________ (наименование организации) От _______________________ (ФИО работника) Заявление Я, _______________________ (ФИО), прошу выдать мне трудовую книжку (оригинал/копию/выписку) в связи с [указание причины: увольнением, переходом на ЭТК и т.д.]. Подпись: ______________________
Акт выдачи трудовой книжки
Обычно акт оформляется в двух экземплярах (один – у работодателя, второй – у работника). В акте указываются:
- ФИО работника;
- Дата выдачи;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Подписи сторон.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли выдать трудовую книжку в день подачи заявления?
Ответ: Да, если заявление подано в начале рабочего дня, выдача может произойти в тот же день. - Вопрос: Что делать, если работник отказывается получать книжку?
Ответ: В этом случае работодатель должен составить специальное уведомление о невозможности выдачи и сохранить его в деле. - Вопрос: Как оформить выдачу при увольнении, если сотрудник уже ушёл с работы?
Ответ: Выдача производится в последний рабочий день, а если сотрудник уже покинул предприятие, документы отправляются по почте в течение трёх рабочих дней. - Вопрос: Есть ли разные сроки для электронных и бумажных книжек?
Ответ: Сроки одинаковы – не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Главное, что следует помнить работодателю:
- Письменное заявление работника – основание для выдачи трудовой книжки;
- Срок выдачи – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления;
- Выдача должна происходить в последний рабочий день при увольнении или по иной дате, согласованной с работником;
- При нарушении сроков работник имеет право защитить свои интересы через инспекцию или суд.
Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических рисков и сохранить хорошие трудовые отношения с персоналом.