Дата актуализации: 22 мая 2026 г.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В соответствии с законодательством РФ работник имеет право потребовать её выдачи не только при увольнении, но и в течение действия трудового договора. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий работодателя и работника, а также особенности, связанные с переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – статья 62 (выдача документов, связанных с работой) и статья 66 (трудовая книжка).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений» – вводит электронную трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках» – содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, включая порядок их выдачи.
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – детализирует процедуры заполнения, хранения и выдачи.
Когда работник может потребовать выдачу трудовой книжки?
При увольнении (прекращении трудового договора)
Согласно п. 4.3 Постановления № 225 и ст. 66 ТК РФ, в последний рабочий день работнику выдаётся трудовая книжка с записью о прекращении трудового договора. Если работник уволен по инициативе работника, выдача осуществляется в день увольнения; при увольнении по инициативе работодателя – не позднее следующего рабочего дня.
Во время действия трудового договора (по требованию работника)
Статья 62 ТК РФ гласит: «По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку». Это право реализуется в следующих случаях:
- потребность в подтверждении стажа при оформлении кредита, ипотеки, пособий;
- необходимость предъявления документа при приёме на новую работу (в т.ч. при совмещении);
- личное хранение или архивирование трудовой деятельности.
При смерти работника
По п. 4.3 Постановления № 225 трудовая книжка выдаётся ближайшим родственникам под расписку либо высылается им почтовым отправлением по их требованию. В книжке делается запись о факте смерти.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 г. в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ ведётся электронная трудовая книжка. Основные положения:
- Все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР.
- Работник вправе в любое время подать заявление о переходе на ЭТК (п. 5 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). После получения такого заявления работодатель делает закрывающую запись в бумажной книжке и выдаёт её сотруднику.
- При выдаче бумажной книжки по требованию работника (в т.ч. при переходе на ЭТК) сроки остаются теми же – не более трёх рабочих дней.
Преимущества ЭТК
- Исключение риска утраты или повреждения бумажного документа.
- Быстрый доступ к сведениям через личный кабинет на портале «Госуслуги» или сайт ПФР.
- Возможность мгновенной выдачи выписок по требованию работника.
Порядок оформления заявления и выдачи трудовой книжки
- Подача заявления – работник подаёт письменное заявление (можно в электронной форме, если работодатель принимает такие документы). В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- должность и подразделение;
- причина выдачи (например, «для подтверждения стажа при оформлении ипотеки»);
- требуемый формат (бумажная или электронная выписка);
- дата и подпись.
- Регистрация заявления – отдел кадров регистрирует заявление в журнале incoming documents (или в электронной системе документооборота) с указанием даты получения.
- Подготовка документа – кадровая служба проверяет актуальность сведений, при необходимости вносит недостающие записи (например, о последнем повышении, награждении). При выдаче бумажной книжки оформляется заверенная копия (если требуется выдать только выписку).
- Выдача – документ передаётся работнику под расписку в журнале выдачи трудовых книжек. При невозможности личной выдачи (например, работник находится в отпуске или на больничном) документ может быть направлен почтой с уведомлением о вручении.
- Сроки – не позднее трёх рабочих дней со дня регистрации заявления. Если последний день приходится на выходной или праздничный, срок переносится на следующий рабочий день.
Примечание: При выдаче трудовой книжки в связи с увольнением запись о причине прекращения трудового договора делается в соответствии со ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.).
Ответственность работодателя за нарушение сроков
Нарушение установленного трёхдневного срока влечёт административную ответственность:
- Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Штраф для организации – от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- В случае повторного нарушения – увеличение штрафа и возможное дисквалифицирование должностного лица.
- Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК.
- Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о переходе на электронный формат (обычно формулировка: «С [дата] трудовая книжка ведётся в электронной форме»).
- Бумажная книжка выдаётся работнику под расписку.
- Все последующие сведения о трудовой деятельности вносятся только в электронный формат и передаются в ПФР.
Кроме того, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием о компенсации морального вреда и восстановлении нарушенного права.
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку
Если работник решает перейти на ЭТК, процедура выглядит следующим образом:
После перехода на ЭТК работник может в любое время запросить выписку из электронной трудовой книжки (в виде PDF‑документа) – выдача осуществляется в тот же срок (не более трёх рабочих дней).
Право работника на получение трудовой книжки по требованию закреплено на уровне Трудового кодекса РФ и подкреплено множеством подзаконных актов. Соблюдение установленных сроков и порядка выдачи не только защищает права сотрудников, но и помогает работодателю избежать штрафов и репутационных потерь. В условиях повсеместного перехода на электронные трудовые книжки важно помнить, что даже при ведении ЭТК работник сохраняет право на получение бумажного документа (или его заверенной выписки) по первому требованию.
Соблюдение данных норм способствует прозрачности трудовых отношений, повышает доверие между сторонами и обеспечивает законную защиту социальных прав граждан.