Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В зависимости от формы (бумажная или электронная) и ситуации (приём на работу, увольнение, запрос сведений) место её выдачи может различаться. Ниже подробно рассмотрены все варианты, регламентируемые действующим законодательством и разъяснениями контролирующих органов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 84.1) – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – вводит ЭТК и определяет порядок её функционирования.
- Постановление Правительства РФ от № 488 – утверждает форму и порядок ведения электронной трудовой книжки.
- Разъяснения КонсультантПлюс, Справочник кадровика, Пенсионного фонда России (СФР) и МФЦ – практические рекомендации по выдаче и получению сведений.
Выдача бумажной трудовой книжки
При приёме на работу
С 1 января 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны оформлять электронную трудовую книжку. Однако если сотрудник выразил желание вести бумажную версию (или работает в организации, где сохранён бумажный учёт), то:
- Бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки только по его письменному заявлению.
- Перед выдачей в книжке делается запись о переходе на электронную форму (при наличии такого выбора) и заверяется подписью работодателя или ответственного лица, а также печатью кадровой службы (при наличии).
При увольнении (прекращении трудового договора)
Согласно ст. 84.1 ТК РФ и пункту IV «Выдача трудовой книжки при увольнении»:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (или в следующий рабочий день, если день увольнения приходится на выходной/праздник).
- На первой странице книжки ставится печать организации (кадровой службы) и подпись уполномоченного лица.
- Если работник отказался от бумажной версии и вёл исключительно электронную трудовую книжку, бумажный документ не выдаётся.
По запросу работника в течение трудового отношения
По ст. 66 ТК РФ работник может потребовать выдачу трудовой книжки для целей обязательного социального страхования (например, при оформлении кредита, пособия и т.д.).
- Заявление подаётся в письменной форме.
- Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Выдача осуществляется из отдела кадров (или бухгалтерии, где хранится документ).
Выдача электронной трудовой книжки (ЭТК)
Где хранятся сведения ЭТК
Все сведения о трудовой деятельности, внесённые в электронную форму, хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (СФР). Доступ к ним обеспечивается через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг;
- Сайт СФР (раздел «Электронная трудовая книжка»);
- Многофункциональные центры (МФЦ) – выдают выписку в бумажном виде;
- Работодатель (кадровая служба) – может предоставить выписку по запросу сотрудника.
Как получить выписку из ЭТК
Выписка – документ, содержащий сведения о периодах работы, должностях, переводах и т.д. Её можно получить следующими способами:
- Через Госуслуги – авторизоваться, выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки», получить документ в электронном виде (PDF) или заказать бумажную версию.
- В МФЦ – подать заявление, получить выписку на бумажном носителе (срок выдачи – до 5 рабочих дней).
- У работодателя – по письменному запросу работника кадровая служба выдаёт выписку (электронную или распечатанную) в течение трёх рабочих дней.
- На сайте СФР – личный кабинет гражданина позволяет скачать выписку в электронном формате.
Особенности для сотрудников, принятых после
Для лиц, впервые устроившихся на работу после 1 января 2021 г., бумажная трудовая книжка не оформляется. Их трудовая деятельность фиксируется исключительно в ЭТК. При необходимости получить подтверждение стажа они могут:
- Запросить выписку из ЭТК любым из перечисленных выше способов;
- Получить справку о стаже от работодателя (кадровая служба) – она имеет юридическую силу при обращении в ПФР, налоговые органы и т.д.
Практический алгоритм для работника
- Определите форму своей трудовой книжки (бумажная, электронная или обе).
- Если нужна бумажная книжка:
- При приёме на работу – напишите заявление о выдаче бумажной версии (если она ведётся).
- При увольнении – получите книжку в день расторжения договора от отдела кадров.
- В течение трудового отношения – подайте письменное заявление, ждите выдачи не более трёх рабочих дней.
- Если нужна выписка из ЭТК:
- Воспользуйтесь личным кабинетом на Госуслугах или СФР для мгновенной электронной выписки.
- Для бумажного варианта посетите МФЦ или обратитесь к работодателю.
- Сохраните копии всех полученных документов (сканы, фотографии) в надёжном месте – они могут понадобиться при подтверждении стажа, оформлении пенсии, социальных выплат и т.д.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да, если сотрудник изъявил такое желание и работодатель ведёт оба вида учёта. При этом бумажная книжка должна содержать запись о переходе на электронную форму (при наличии такого выбора).
- Кто отвечает за хранение трудовой книжки у работодателя?
- Отдел кадров (или бухгалтерия, если кадровые функции возложены на неё) отвечает за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек.
- Сколько времени хранится трудовая книжка после увольнения?
- Трудовая книжка остаётся у работника бессрочно. Работодатель обязан хранить копию (или электронные сведения) в течение 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).
- Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?
- Сначала направьте претензию в письменной форме. Если ответ не получен или отказ сохраняется, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.
Место выдачи трудовой книжки зависит от её формы (бумажная/электронная), ситуации (приём, увольнение, запрос) и воли сотрудника. Бумажная книжка выдаётся отделом кадров по заявлению работника, а электронная – доступна через государственные сервисы (Госуслуги, СФР, МФЦ) либо непосредственно у работодателя. Знание порядка и сроков получения этих документов позволяет избежать задержек при оформлении социальных выплат, кредитов, пенсии и других важных процедур.
Соблюдение установленных норм не только защищает права работника, но и снижает риски административной ответственности для работодателя.